Ca 4 500 i én virksomhet kunne kjøpe inn; mangelfull styring og kontroll

En anskaffelsesfunksjon må få tilført tilstrekkelig med ressurser. Også personer som ikke til daglig driver med anskaffelser, må utdannes i regelverk etc. Dette gjelder spesielt når den kjøpende virksomheten er stor, og når det er mange som har lov til å kjøpe inn. Det er svenske Konkurrensverket som skriver dette etter å ha gransket Lund universitet. Der var det ca.  4500 som kunne kjøpe inn, kritikkverdig styring og kontroll og mistanke om 18 ulovlige direkteanskaffelser.

Konkurrensverket har anledning til å, på eget initiativ, granske en offentlig oppdragsgivers anskaffelser ut fra et heller overgripende perspektiv. Formålet med granskingen av innkjøpsvirksomheten ved Lunds universitet var å se om institusjonen følger de regelverk som styrer hvordan anskaffelser skal foregå i offentlig sektor. I tillegg foregikk en konkret gransking i forbindelse med mistanke om ulovlige direkteanskaffelser. I fire av de i alt 18 anskaffelsene har Konkurrensverket anmodet domstolene om ileggelse av overtredelsesgebyr.

Universitetet har en stor og desentralisert innkjøpsorganisasjon, men det savnes, heter det i rapporten fra granskingen, en overgripende kontroll med universitetets samlede kjøp av varer, tjenester og byggentrepriser. Det er ca. 7500 ansatte ved universitetet, og av disse har om lag 60% rett til å gjøre innkjøp av ulike slag.

Krever god styring og kontroll

En slik desentralisert organisasjon krever god intern styring og kontroll om risikoen for regelovertredelser skal kunne minimaliseres og avtalelojaliteten opprettholdes, skriver Konkurrensverket, som også peker på at man fant en stor mengde direktekjøp som alle var foretatt av bestillere ute i organisasjonen.

Rent generelt, påpeker Konkurrensverket, kan en kontroll gjøres enklere om en oppdragsgiver f.eks. har enhetlige innkjøpssystemer og avtalekataloger, men også tydelige regler for hvordan anskaffelser bør gjøres.

Risiko for korrupsjon

Offentlige anskaffelser et risikoområde for korrupsjon. Direktekjøp er den fremgangsmåten der påvirkningen kan antas å vøre høyere enn normalt ettersom disse anskaffelsene gjennomføres uten spesielle formkrav, heter det i rapporten. En stor del av anskaffelsene skjer, ifølge opplysningene fra universitetet, gjennom muntlige overenskomster og at skriftlig dokumentasjon i de fleste tilfelle savnes.

Bestillerne ved universitetet sakner i mange tilfelle dypere kunnskaper om offentlige anskaffelser. Utdannelse i offentlige anskaffelser tilbys flere ganger i året, men det gjør det vanskeligere at universitetet har en stor gjennomtrekk av ansatte.

Viktig med nok ressurser

Det er viktig, mener Konkurrensverket, at man gir anskaffelsesfunksjonen tilstrekkelig med ressurser. Man må også utdanne personell som ikke daglig jobber med anskaffelser, slik at alle vet hvilke regler som gjelder og hvordan man følger dem. Konkurrensverkets erfaring er at jo større en oppdragsgiver er, desto mer ressurskrevende er det å opprettholde et høyt nivå på regeletterlevelsen, spesielt når antallet som kan kjøpe inn, er stor.