Anbud365-undersøkelse (V): Leverandører som ikke kvalitetsikrer, ble svar skyldig

Halvparten av leverandørene i Anbud365s undersøkelse sier at de sjelden eller aldri kvalitetsikrer at innkjøperne har forstått deres behov ved inngåelse av ny avtale. I undersøkelsen spurte Anbud365 om hvorfor det er slik. Ingen svarte. Den andre halvparten, som på sin side sier at de alltid foretar en slik kvalitetsikring av at man har forstått hverandre, gir en rekke svar på hvordan denne kvalitetsikringen foregår.

Når kommunikasjonen mellom innkjøper, brukermiljø og leverandør flyter som den skal, øker muligheten til å få en tilfredsstillende kontrakt. Slik kommunikasjon består bl.a. av å legge det samme i de samme begrepene, og å kvalitetsikre at alle tre parter i en avtaleprosess forstår hverandre. Anbud365 ønsket å kartlegge status for kommunikasjonen og gjennomførte nylig en questback-undersøkelse med det som formål. Resultatene av undersøkelsen gir en indikasjon på status.

De fire tidligere artiklene i denne serien sto torsdag 4. oktober, mandag 8. oktober, onsdag 10.oktober og torsdag 11. oktober.

Hvordan kvalitetsikrer en leverandør?

Halvparten av alle leverandører som deltok i undersøkelsen svarte at når ny avtale inngås, kvalitetsikrer de at innkjøper har forstått de behovene den aktuelle leverandøren har. Vi spurte på hvilken måte kvalitetsikringen foregikk på, og fikk bl.a. disse svarene:

• Gjennom oppstartsmøter
• Informasjonsmøter i forkant
• Gjennom innledende møter og prosjektplan
• Gjennomgang av rutiner, forklaring på hvordan produktet produseres, leveres og pakkes.
• Som oftest vanskelig å komme med innspill. Anbud og innkjøp styrer som regel hele prosessen

Også de som aldri kvalitetsikrer, ble oppfordret til å kommentere. Ett av svarene dekker det meste: «Vi prøver å være positive mot innkjøpere og prøver så langt vi kan å tilpasse oss disse».

Utforming av krav og behovsdefinisjon

Et viktig ledd i kommunikasjonen bak en vellykket anskaffelse er utforming av krav og behovsdefinisjon. I noen tilfeller er det slik at de som gjør dette/er ansvarlig for oppgaven, ikke jobber med slikt på fulltid. Hvordan skal akkurat dette kunne bli mer profesjonelt. Vi spurte om leverandørene hadde erfaringer og løsninger som kunne bidra. Her er noen av innspillene fra undersøkelsen:

• En bruker bør ikke ha vansker med å lage en god kravspesifikasjon så lenge brukeren forstår hvor sentral den er i en innkjøpssituasjon.
• Trekke inn andre fagpersoner
• Brukerundersøkelse for å samle inn brukerhistorier
• Informasjon om produkt, metoder o.l. er nok det eneste som kan løse dette
• Mer dialog mellom brukere og innkjøpere. Undersøke markedet i forkant.
• Søke råd hos kollegaer med kompetanse
• Må ha reell kompetanse på det man spør om
• Ta utgangspunkt i hva som finnes i markedet, kjøp det, og bygg heller videre i samarbeid med leverandør
• Leie konsulenter
• Sette åpne krav, ingen MÅ-krav

Brukersynspunkt

Vi stilte brukerne i undersøkelsen om det samme, og fikk bl.a. disse svarene:

• Bruke konsulenter
• Sende spørreskjema til brukere om erfaringene med den forrige leverandøren
• Vi opplever at dedikerte mennesker gir bedre resultater, heller at du er dedikert til kravsetting og jobber på siden med andre oppgaver heller enn å jobbe med andre oppgaver og så jobbe med kravsetting på siden.

Bruker i denne undersøkelsen er en som definerer behovet på egne vegne eller på vegne av brukere (skal bruke det som kjøpes, gjør/kjøper avrop på avtale).