Seks anbefalinger for utvikling og uttesting av innovative anskaffelser

Stavanger kommune har vært svært aktiv de siste årene når det gjelder å teste ut nye former for anskaffelsesprosedyrer – innovative anskaffelser, innovasjonspartnerskap, førkommersiell anskaffelse og i tillegg en serie andre kunnskapsbaserte anskaffelser. Nå er aktiviteten underkastet revisjonens skarpe søkelys. Resultatet er seks anbefalinger for videre utvikling og uttesting av verktøy og metoder, der evaluering og læring står sentralt.

Rogaland Revisjon IKS har gjennomført en forvaltningsrevisjon for å evaluere Stavanger kommunes erfaringer med innovasjon ved anskaffelser. I alt 19 avsluttede og pågående anskaffelser inneholder elementer fra innovative anskaffelser og mer kunnskapsbaserte ordinære anskaffelser.

To av anskaffelsesprosjektene har vært gjennomført i forbindelse med deltakelse i Nasjonalt program for leverandørutvikling der Stavanger kommune har vært med fra starten i 2010. Et tredje prosjekt gjennomføres som innovasjonspartnerskap, mens et fjerde har vært gjennomført som en førkommersiell anskaffelse. Disse fire anskaffelsene er de som i størst grad er i samsvar med krav og anbefalinger til gjennomføring av innovative anskaffelser, skriver revisjonen.

Kunnskapsbaserte anskaffelser

De øvrige 15 anskaffelsene inneholder elementer fra det Stavanger kommune omtaler som kunnskapsbaserte anskaffelser. Det vil si at de gjennomføres som ordinære anskaffelser, men hvor det er et større innslag av leverandørdialog og brukerdialog.

Den praktiske utformingen, gjennomføringen og resultatvurderingen av disse typene anskaffelser er fortsatt i støpeskjeen, fremholder revisjonen, og:

– Det synes fortsatt å være behov for utvikling og uttesting av verktøy og metoder, der evaluering og læring står sentralt. Utprøving og læring har også betydning for hvilke anskaffelser innkjøp bør involvere seg i, hvilken kompetanse som trengs i innkjøp og i organisasjonen for øvrig, og for hvilke systemer som trengs for å føre effektiv kontroll av både ordinære anskaffelser og innovative og kunnskapsbaserte anskaffelser.

Seks anbefalinger

Revisjonen presenterer – med utgangspunkt i sine funn i revisjonen – seks anbefalinger til vurdering i det videre arbeidet med anskaffelser i Stavanger kommune:

• Lage en plan for hvordan metoder og verktøy for innovative anskaffelser og mer kunnskapsbaserte ordinære anskaffelser skal utvikles og testes ut videre og gjøres bedre kjent ute i organisasjonen.
• Å klargjøre bedre overfor avdelinger og virksomheter i kommunen når det er hensiktsmessig å benytte seg helt eller delvis av innovative anskaffelser eller verktøy og metoder for mer kunnskapsbaserte ordinære anskaffelser.
• Å avklare tidlig i innovative anskaffelser og mer kunnskapsbaserte ordinære anskaffelser, hva disse prosessene i praksis betyr for berørte aktører slik at de har en klar formening og forventning om hva deltakelse vil bety i form av tid og krav.
• Tilstrebe å utarbeide prestasjonsmål og måleindikatorer for bruk i innovative og kunnskapsbaserte anskaffelser slik at forventet effekt kan måles (KPI’er).
• At innkjøp fortsatt bistår alle større anskaffelser som i hovedsak følger krav og anbefalinger til gjennomføring av innovative anskaffelser og mer kunnskapsbaserte ordinære anskaffelser. Usikkerhet, kompleksitet og risiko tilsier at disse prosessene fortsatt vil ha behov for hjelp og bistand fra innkjøp.
• At internkontrollen med mer tradisjonelle, ordinære og desentraliserte anskaffelser ute i avdelingene gjennomgås med tanke på å utvikle et system for enkle og treffsikre kontroller som effektivt kan avdekke kritiske avvik.