Revisjonsråd: Vurdér kapasiteten og øk kompetansen i innkjøp

Kommunen bør vurdere om anskaffelsesenheten har tilstrekkelige kapasitet til å håndtere ansvar og oppgaver som tilligger enheten i dag, og sørge for tilstrekkelig bestillings- og innkjøpskompetanse i seksjonene. Dette er to av anbefalingene til Fredrikstad kommune fra Østfold kommunerevisjon etter en revisjon av kommunens kontraktsoppfølging. Revisjonen påpeker at anskaffelsesenheten har i liten grad har kontroll på hva som blir gjort ute i organisasjonen (anskaffelser under 1,3 mill etter FOA del I), og at det er ikke er utarbeidet skriftlig rutine for kontraktsoppfølging.

Ifølge rapporten fra Østfold kommunerevisjon om kontraktsoppfølgingen i Fredrikstad kommune ble hovedvekten av arbeidet gjort i perioden januar til juni 2018. Revisjonen kommer til at kommunen i all hovedsak tilfredsstiller kravene i revisjonskriteriene, men det er enkelte utfordringer ved kontraktsoppfølgingen:

– Etter revisjonens oppfatning innebærer organiseringen og ressurssituasjonen i anskaffelsesenheten en risiko for at det føres for liten grad av kontroll med at praksisen samsvarer med det reglement/rutiner/prosedyrer foreskriver for anskaffelser etter FOA del I. Revisjonen vurderer det følgelig som positivt at kommunen på sikt planlegger at alle anskaffelser skal gjennomføres i nytt konkurransegjennomføringsverktøy, hvilket vil medføre en større grad av kontroll over de anskaffelsene som gjøres i kommunen, heter det i rapporten.

Skriftlig rutine for kontraktsoppfølging

Revisjonen vurderer det også som en svakhet at det ikke er utarbeidet skriftlig rutine for kontraktsoppfølging. En skriftlig rutine/mal for oppfølging vil i større grad kunne sikre at kontraktsbestemmelsene blir fulgt opp systematisk, og at oppfølging skjer så likt som mulig overfor de forskjellige leverandørene, fremholder revisjonen, og er av den oppfatning at den kontrollen som faktisk gjennomføres, i for liten grad dokumenteres. Dokumentasjon av kontroller er viktig for å kunne evaluere leverandørene ved vurdering av prolongering, samt dersom kommunen kommer i en situasjon hvor det er behov for å avslutte en kontrakt før avtaletiden er utløpt.

Etter revisjonens oppfatning er det også viktig å etablere en god avvikskultur på innkjøpsområdet. Bruk av KGV-systemet for registrering av avvik og informasjon om avvikshåndtering i avtalekatalogen kan bidra positivt til dette.

Fem anbefalinger

Med bakgrunn i sine konklusjoner byr revisjonen på fem anbefalinger:

• Kommunen bør vurdere hvorvidt anskaffelsesenheten har tilstrekkelige kapasitet til å håndtere ansvar og oppgaver som tilligger enheten i dag.

• Kommunen bør sørge for tilstrekkelig bestillings- og innkjøpskompetanse i seksjonene.

• Kommunen bør vurdere bruken av systemet for avviksmelding og avvikshåndtering på innkjøpsområdet.

• Kommunen bør vurdere bruk av analyseverktøy eller lignende for å lettere kunne kontrollere at den totale bruken av kommunenes rammeavtaler ikke går vesentlig over avtalens estimerte verdi.

• Kommunen bør vurdere å i større grad dokumentere oppfølgingen av leverandører, og stikkprøvekontroller som gjennomføres – både av hensyn til etterprøvbarheten og for å ivareta god internkontroll.