Andelen e-handel sank og sank, men så tok Sandnes grep

Siden 2009/2010 har andelen e-handel jevnt og trutt vært på vei nedover i Sandnes kommune. Men så tok man grep. I 2018 har det i gjennomsnitt vært en økning på 16% i antall ordrer og 35% på totalbeløp bestilt i e-handel, sammenlignet med 2016. Konkrete tiltak er flere avtaler og bedre kataloger i løsningen, flere bestillere med tilgang, mulighet for å bestille via mobil og mer og bedre opplæringstilbud, forteller Ronny Pettersen, leder for anskaffelser i Sandnes kommune til Anbud365.

I en forvaltningsrevisjon som Rogaland Revisjon IKS gjennomførte av innkjøp i Sandnes kommune, kom det frem at bruken av e-handel, målt i omsetning, hadde sunket med 53 % siden 2009, og utgjorde nå en liten del av kommunens innkjøp.

– Kommunen, heter det i rapporten som kom i november 2017, har et stort potensial for å øke e-handelen, noe som kan gi vesentlige innsparinger og bedre kontroll med innkjøpene. Det er gjort flere tiltak for å øke andelen, bl.a. ble det i 2015 ansatt en person på Anskaffelsesenheten som skal jobbe med e-handel og anskaffet en ny e-handelsløsning i begynnelsen av 2016. Det er likevel ingen synlig økning i handelen over e-handle i 2016 og revisjonen tror det vil være fornuftig med ytterliggere tiltak. En viktig grunn til lav omsetning over e-handel er at Sandnes Eiendom og de andre kommunale foretakene i dag ikke med i e-handelen. Revisjonen mener det vil være fornuftig å inkludere foretakene i e-handelssystemet.

E-handelsomsetning ned 37% siden 2010

Over tid har omsetningen over e-handel sunket i Sandnes, ifølge revisjonsrapporten. Dette i motsetning til i Bærum der den har økt kraftig. I Sandnes har omsetningen sunket med 37 % siden 2010,34 mens den er økt med 281 % i Bærum. Innkjøpene av varer og tjenester i kommunene har økt betydelig i perioden. I forhold til Sandnes kommunes samlede innkjøp har andelen som kjøpes via e-handel, sunket fra 2,7 % i 2010 til 0,8 % i 2016.

Pettersen forteller at de etter revisjonsrapporten tok grep. Et styringsdokument med mål og tiltak for å øke e-handelsbruken i Sandnes kommune er utviklet.

Bedre og mer tilgjengelig løsning

– Vi har, fortsetter han, som mål å lage en bedre og mer tilgjengelig løsning for våre bestillere, og dermed få flere av kommunens ansatte til å handle via e-handel. Konkrete tiltak er flere avtaler og bedre kataloger i løsningen, flere bestillere med tilgang, mulighet for å bestille via mobil og mer og bedre opplæringstilbud.

Det ble opprettet et tilgjengelighetsprosjekt for å gjøre e-handel bedre og mer tilgjengelig for brukere før sommeren. Resultatet av dette prosjektet er at Sandnes Eiendomsselskap KF snart vil få mulighet til å bestille via e-handel, at alle bestillere kan gjøre bestillinger via mobil, at alle ansatte kan se kataloger og sende behovsmelding til bestiller eller forsyner, og mulighet for å gjøre bestilling ved hjelp av strekkoder på lager. Prosjektet har også sett på opplæringstilbudet til brukerne, og har opprettet interne fora hvor det deles opplæringsdokumenter, nyttig informasjon og nyheter, ofte stilte spørsmål og opplæringsvideoer hvor vi konkret viser hvordan man bruker e-handel.

Avtaler med store brukergrupper

Når de startet jobben med å velge ut flere avtaler som skulle legges til e-handel, hadde de fokus på å finne avtaler med store brukergrupper og høye volum. Ønsket var at dette skulle føre til at flere personer blir kjent i og bruke e-handel. – Frem til nå har vi har vi fått inn to nye avtaler, og jobber med å få inn ytterligere seks avtaler før året er omme. Vi jobber også med å erstatte alle interne bestillingsskjema med katalog eller skjema i e-handel, slik at dette blir kommunens eneste bestillingsløsning, fremholder Pettersen.

– I løpet av våren 2019 håper vi at vi kan tilby jevnlige opplæringskurs, varsler Pettersen, som opplyser at de i 2018 i gjennomsnitt har hatt en økning på 16% i antall ordrer og 35% på totalbeløp bestilt i e-handel, sammenlignet med 2016.