Kan en «gulrot» få toppledere til å innse at det er nødvendig å satse på innkjøp?

(En Anbud365-kommentar) Offentlige anskaffelser skal være et viktig verktøy for nødvendig omstilling. Det må bety at offentlige innkjøpere må være av stor betydning for landets fremtid. Men mange av dem får ikke nok tid eller ressurser – kritikkverdig og merkelig nok – til å gjøre jobben så godt de kan eller til å utvikle egne ferdigheter (kompetanse), ifølge undersøkelser. Digitaliseringen hjelper et stykke på vei ut av dette uføret. Burde pengetilstrømningen fra Stortingets budsjettbehandling ledsages av en «gulrot» som gjør at kommuner og statlige virksomheter fristes til å investere i innkjøpsvirksomheten? Da tok kanskje topplederne nødvendige og etterlengtede grep.

Vi har i flere artikler i det siste bragt resultater fra Difis modenhetsundersøkelse, som Rambøll Management Consulting har gjennomført. Den er rettet mot innkjøpsansvarlige i kommuner, fylkeskommuner, statlige virksomheter, samt kommunale og statlige selskaper. Hensikten har vært å danne et kunnskapsgrunnlag om hvordan anskaffelser gjennomføres og er organisert i offentlig sektor generelt og digital modenhet knyttet til anskaffelser spesielt, samt modenheten blant offentlige innkjøpere knyttet til det å stille krav til miljø og sosialt ansvar i offentlige anskaffelser.

En slik undersøkelse vil alltid befinne seg under et kritisk lys. Representativitet, utforming av spørsmålene, vektlegging i kommentarer etc. Resultatene blir målt ut fra den enkeltes forventninger. «Ting tar tid» er et utgangspunkt, «Etter mange år må man kreve at mer skjer» et annet. Som en pekepinn på en situasjon forteller modenhetsundersøkelsen en god del. Difi kommer, slik vi forstår det, senere tilbake med svar på spørsmålet om hvorledes man best kan følge opp det resultatene viser.

Topp regeletterlevelse

At offentlige innkjøpere har kompetanse på og stor vilje og interesse av å etterleve regelverket er også Anbud365s erfaring. Modenhetsundersøkelsen dokumenterer dette: «… et av de områdene som scorer høyest i modenhetsmodellen. Ett av spørsmålene – «Vi legger vekt på å gjøre anskaffelser korrekt» – har en gjennomsnittscore på hele 4,7». At Kofa trolig får sitt dårligste år mht til antall klager i år, peker i samme retning. Kunnskapen om hvorledes man korrekt gjennomfører en anskaffelse er m.a.o. på plass – også på vei hos leverandørene, åpenbart.

Men så kommer det for dagen tendenser som er mer skumle. Tidsklemma er til de grader på plass. Mange krav og mye styr, innkjøperne får ikke en gang tid til å oppdatere og utvikle egen kompetanse. Dette gjelder ikke alle, men mange: Samtidig opplever mange utfordringer knyttet til tid og ressurser, er ett av hovedfunnene i Difis modenhetsundersøkelse. Det samme nødropet fremkom i en undersøkelse Anbud365 gjennomførte for noen uker tilbake. Der mente også leverandørene at det jevnt over ble satt av for lite tid til gjennomføringen av en anskaffelse. Planlagt tidsbruk sprekker.

Kommer svakest ut

Modenhetsundersøkelsen forteller også at «Innovasjon, klima og miljø, og styring og ledelse kommer svakest ut i modenhetsmodellen, og på andre spørsmål i undersøkelsen se vi også at dette er områder virksomhetene kan ha behov for støtte». Det er i år 20 år siden at «miljø» ble trukket inn i offentlige anskaffelser (Tronslin-utvalget i 1997) som et hensyn verdig. Siden 2010 har Nasjonalt Program for leverandørutvikling vært i sving. Og anskaffelser.no, Difis anskaffelsesportal, er breddfull av allehånde materiale til hjelp på det meste innenfor offentlige anskaffelser.

Derimot på digitalisering er det fart på sakene. Og, ja, dette er jo noe som kan bidra til å forenkle arbeidet, gjøre tidsklemma noe mindre plagsom.

Det snakkes om mer vekt på strategisk bruk av anskaffelser, og omstilling løftes frem som en nasjonal utfordring som må håndteres – ellers går det oss ikke bra som samfunn. Det er med andre ord ikke liten forventning som stilles til offentlige innkjøpere, og vi er overbeviste om at de i stort ivrer etter å gjøre sitt beste for å lykkes med dette. Men det er ikke greit når mange skal bestige Galdhøpiggen og får seg utdelt fjellstøvler et par numre for små. Og det er stressfremmende og lite tilfredsstillende å gå hjemme fra jobb hver dag med vissheten om at man kan så mye bedre, det er bare tildelte ressurser som ikke strekker til.

Investeringsobjekt

Fra tid til annen varsles det om at gode innkjøp kan spare millioner på millioner av kroner, opp i hundretalls for de store virksomhetene. Og kvaliteten holdes eller endog forbedres. En fortjenestejagende investor i det private ville utvilsomt kastet sitt blikk mot dette fenomenet. Når det er slik, ville han/hun tenke, burde vi se om vi ikke kan investere slik at operatørene (les de offentlige innkjøperne) her virkelig fikk utfolde seg – økt kunnskapstilfang, mer effektive og grundige prosesser etc. Det kan gi, ser det ut for en solid fortjeneste.

I det offentlige tenker ikke alle slik. Rett nok ropes det om at det er smalhans i kommunesektoren, og ikke alle statlige virksomheter virker 100% fornøyd med pengetildelingen fra Stortinget. Kjernetjenestene krever mer ressurser, og de offentlige innkjøperne gjør – stort sett – alt de kan for å bidra. De kunne gjære enda bedre jobb med mer tid og ressurstilfang.

Da må det sitte noen redde (søvnige?) toppledere omkring med så stor risikoaversjon/-angst at de ikke en gang tør satse på en nær sagt 100% sikker investering. Tankevekkende. Gjør de med dette rett for seg som ansvarlige for offentlig tjenesteproduksjon?