Slik følger fylkeskommunene opp krav om kompetanseløft og lederansvar

Regjeringen og Stortinget har gang på gang sterkt understreket behov for styrket kompetanse og økt lederansvar innen offentlige anskaffelser. En Anbud365-kartlegging av fylkeskommunenes oppfølging viser at så vel kompetansestyrking som lederansvar står på dagsordenen – og er på vei til å bli virkelighet. Mange av de sammenslåtte fylkeskommunene er styrket med anskaffelsesressurser. I en av fylkeskommunen er en egen avdeling opprettet, samtidig som man er blitt en del av ledergruppen. Bare et sted nevnes muligheten for kutt i bemanningen.

Anbud365 har gjennomført en epostundersøkelse blant landets fylkeskommuner for å kartlegge om fylkeskommunene følger opp Stortingets og Regjeringens intensjoner når det gjelder offentlige anskaffelser. Vi viste til at Regjeringen og Stortinget gang på gang har, senest i forbindelse med behandlingen av stortingsmeldingen om offentlige anskaffelser (Meld. St. 22 (2018–2019) Smartere innkjøp – effektive og profesjonelle offentlige anskaffelser) sterkt understreket behov for styrket kompetanse innen offentlige anskaffelser – i tillegg til det ansvar som ledelsen på ulike forvaltningsnivåer har i den forbindelse. En styrking kan innebære økt kompetanse for teamet/de som har anskaffelsesansvar og tilførsel av økte ressurser.

Spørsmålet vi da ønsket svar på, var: Hvilke konkrete tiltak har fylkeskommunen innført/planer om å innføre for å imøtekomme Stortingets og Regjeringens beskrevne intensjoner? Oppfordringen gikk til en representant for fylkesrådmannens ledergruppe. Vi fikk svar fra sju av de ti nye fylkeskommunene. Trøndelag kunne ikke prioritere å svare akkurat nå, mens vi – tross en rekke purringer, intet har hørt fra Møre og Romsdal og Rogaland. Nedenfor gjengir vi svarene slik vi fikk dem – bortsett fra at vi har luket vekk utpregede emojer og hyggelige hilsener:

Troms og Finnmark (Jørgen Blix, avdelingsleder innkjøp):

Troms og Finnmark fylkeskommune har i sammenslåingsprosessen etablert en egen avdeling for anskaffelser, det i seg selv setter anskaffelser i et nytt og bedre fokus. Vi er nå en del av lederteamet og kan påvirke i større grad enn tidligere. Det er i tillegg tilført en ekstra stilling, min stilling som avdelingsleder.

I tillegg har fylkesrådet i sin politiske plattform et fokus på at anskaffelser er et strategisk viktig verktøy for å nå samfunnsmessige, økonomiske og miljømessige mål fylkeskommunen har satt. Det er også lagt føringer for å fremme mer innovasjon i offentlige anskaffelser, forbedre leverandørutviklingen og ha en god dialog med markedet tidlig i anskaffelsen.

Fylkeskommunen skal utarbeide en ny felles strategi for anskaffelser som skal forankres politisk, utkastet sier at vi blant annet skal være heldigitale i anskaffelsesprosess og funksjonen innen 2025. I hht til Digdir sine mål.

Nordland (Hans Jørgen Kibsgaard, innkjøpssjef):

Nordland fylkeskommune har generelt god kompetanse innenfor offentlige anskaffelser, med egen dedikert innkjøpstjeneste og faste fylkesadvokater. Behovet for og mulighetene til å utvikle anskaffelsesfaglig kompetanse vurderes løpende innenfor tilgjengelige tilbud og rammer. Vi ser også på muligheter for ekstern finansiering (Vi ser at det finnes ulike tilskuddsordninger, både i Norge og i EU, som blant annet går på kompetanseheving. Vi undersøker om det kan være noe vi kan dra nytte av). Utfordringene våre ligger ofte på bestillersiden. Bestillerne har ofte mangelfull kompetanse om viktige aspekter ved det som skal anskaffes, for eksempel miljø. Denne kompetansen er vanskeligere å utvikle og vedlikeholde i en organisasjon med utbredt delegering av bestilleroppgaver.

Innlandet fylke (Halvor Løkken, kommunikasjonssjef):

Fylkeskommunen følger opp Stortingets og Regjeringens intensjoner når det gjelder offentlige anskaffelser så langt det er mulig. I denne sammenhengen er det viktig å understreke at man har fått et større fagmiljø på dette området gjennom sammenslåingen av to fylkeskommuner. Dagens anskaffelsesenhet er styrket om man tar utgangspunkt i hva den enkelte fylkeskommune hadde av ressurser på dette området tidligere.

Det er pr. i dag ingen planer om å styrke anskaffelsesenheten ytterligere. Gjennom sammenslåingen har vi fått dobbelt opp på enkelte fagområder, og det er i budsjettet forutsatt at den totale bemanningen skal ned over tid. Hvordan dette vil fordele seg på de ulike enhetene, er det for tidlig å si noe om.

Viken fylke (Raymond Bråten, anskaffelsesdirektør):

Viken fylkeskommune består av tidligere Buskerud, Akershus og Østfold fylkeskommuner. Disse hadde hver for seg god kompetanse og rutiner for anskaffelser, herunder egne anskaffelsesstrategier og vedtatte seriøsitetsbestemmelser.

I Viken fylkeskommune har vi fått beholde samlede ressurser og slik sett er ressurssituasjonen styrket. I sammenslåingsprosessen har vi brukt mye tid på å etablere en solid anskaffelsesfunksjon. I Viken er det besluttet å jobbe kategoribasert hvor vi i større grad speiler markedets inndeling og utøver strategisk styring på tvers av områdene i Viken.

Dette stiller store krav til kompetanseutvikling og spesialisering innenfor de ulike kategoriene. Her har vi fortsatt en vei å gå, også mtp tilgjengelige opplæringsbudsjetter.

For tiden jobber vi mye med nye seriøsitetsbestemmelser (Viken modell) og ny anskaffelsesstrategi. Vi bruker Stortingsmeldingen som innspill i vårt forbedringsarbeid.

Viken har satset mye penger på en heldigital anskaffelsesprosess og har også eget analyseverktøy.

Mye ligger altså til rette for å utnytte anskaffelsesfunksjon strategisk i bedringen av Vikens samlede tjenester.

Agder (Sturle Hamre, avdelingsleder Innkjøp og anskaffelser):

Ledergruppen vår er informert om henvendelsen og har følgende svar til spørsmålet dere stiller: Agder fylkeskommune har ansvaret for et innkjøpssamarbeid kalt OFA, offentlige fellesinnkjøp på Agder. Innkjøpssamarbeidet består av 24 kommuner, det vil si samtlige kommuner på Agder med unntak av Kristiansand. Samarbeidet gjennomfører anskaffelser innen varer og tjenester.

OFA utarbeider i disse dager rammene for en ny samarbeidsavtale blant kommunene. Stortingsmeldingen som det henvises til vil, sammen med Regionplan Agder 2030, danne grunnlaget for hvilke momenter den nye strategien skal hensynta og prioriteringen av disse.

Avtale og strategi er planlagt politisk behandlet høsten 2020.

Vestland (Ingrid Holm Svendsen, fylkesdirektør organisasjon og økonomi):

Det at tidligere Innkjøpsseksjoner i Sogn og Fjordane fylkeskommune og Hordaland fylkeskommune har slått seg sammen, har ført til at ny Innkjøpsseksjon i Vestland fylkeskommune samlet sett har et breiere og høyere kompetansenivå. Det kan spesielt nevnes at kompetanse innen sirkulære og innovative anskaffelser har økt. Videre er vi i ferd med å starte opp et prosjekt som skal forbedre anskaffelsesprosessen inn mot våre ytre enheter (videregående skoler og tannklinikker). Det er i våre budsjetter satt av midler til kompetanseheving og vi er i nye Vestland allerede blitt flinkere til å overføre kompetanse mellom våre ulike innkjøpsmiljø. I tillegg er vi i gang med et prosjekt der vi vil se nærmere på innrettingen av innkjøpsfunksjonen ved bl a skoler og tannklinikker fremover.

Vestfold/Telemark ( Eirin Farmen, seksjonsleder, Konsernstyring Økonomi, styring og eierskap)

Vestfold og Telemark fylkeskommune har etter sammenslåingen av fylkene, jobbet i første rekke med å sikre at ledere, anskaffelsesrådgivere og innkjøpere har tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre nødvendige anskaffelser i vår nye fylkeskommune.

Flere av intensjonene i St. melding 22 (2018-2019) har den nye fylkeskommunen vesentlig oppmerksomhet på. Intensjonene vil søkes imøtekommet ved at bla følgende tiltak er gjennomført/planlagt

• Rekruttering av ny anskaffelsesrådgiver
• Deltakelse i leverandørutviklingsprogrammet
• Innovative anskaffelser innenfor vegsektor
• Kategoristyringsprosesser
• Anskaffelsesstrategi
• Nye seriøsitetsbestemmelser
• Nytt byggereglement
• Regional planstrategi under utarbeidelse
• Handlingsplan til regional plan vil inneholde strategier for bygge grønt, vektlegge klima og miljø tungt i forbindelse med alle anskaffelser i regi av fylkeskommunen. Klimaavtrykk skal innarbeides i anskaffelsesregler og seriøsitetsbestemmelser.

Vestfold og Telemark fylkeskommune er en nyetablert organisasjon, som vil arbeide med å implementere intensjonen med St.melding 22 inn i nytt planverk, samtidig som vi bygger opp kompetanse i egen organisasjon. På den måten vil vi sikre at fylkeskommunale vedtak og intensjoner fra statlige myndigheter bidrar til at fylket vil gjennomføre gode anskaffelsesprosesser i tråd med intensjonen.