Anbud365s kommentatorkorps (II): Corona-krisen fra en innkjøpers ståsted

Plutselig over natten måtte vi arbeide mye mer operativt enn det vi normalt har trening i, samtidig som det var viktig å beholde roen. Men raskt delte arbeidet seg i to retninger: Tett samarbeid med helsetjenesten om etablering av sentralt lager for smittevernutstyr med tilhørende rutiner og juridiske, og faglige avklaringer knyttet til kommunens løpende avtaler og fremtidige avtaleforhold. Dette forteller innkjøpssjef Birgitte Gullestad i Innkjøp konsern, Bergen kommune. Hun er med i Anbud365s kommentatorkorps.

Coronakrisen, slik vi kjenner den, har så langt herjet i et halvt års tid – og ser ikke ut til å ha noen definitiv sluttdato i overskuelig fremtid. Situasjonen har ikke bare ført til ekstraordinære anskaffelser i regi av Sykehusinnkjøp, men også hos mange andre.

Med dette som utgangspunkt inviterte vårt kommentarkorps til å øse fra sine erfaringer fra denne perioden: Erfaringer, opplevelser, grep som var nødvendig, læringspunkter etc. Leveringsproblemer, gikk en leverandør konkurs, måtte hasteanskaffelse benyttes, endring i kontrakter etc.

Innkjøpssjef Gullestad trekker frem erfaringer fra den tidlige fasen:

Brått taktskifte

– Som sentral innkjøpsorganisasjon måtte vi plutselig over natten arbeide mye mer operativt enn det vi normalt har trening i. Det er krevende, men nødvendig å beholde roen ved et så brått taktskifte. Sist, men ikke minst er det viktig å etablere et godt samarbeid mellom faggrupper internt og ha rammeavtaleleverandører som er medspillere og kan gi gode råd om produktvalg.

Gullestad forteller at arbeidet i Bergen kommune raskt delte seg i to retninger: Tett samarbeid med helsetjenesten om etablering av sentralt lager for smittevernutstyr med tilhørende rutiner og juridiske, og faglige avklaringer knyttet til kommunens løpende avtaler og fremtidige avtaleforhold.

Strategien har fungert

– Vi valgte tidlig en strategi der vi satset på leveranse fra kjente leverandører til smittevernlageret, fremholder hun. Krav til e-handel, etisk produksjon og miljø har beklageligvis ikke kommet i første rekke i denne perioden. Vi så likevel raskt at vi måtte være særlig bevisst dersom ikke pandemien skulle føre til et større tilbakeslag, spesielt på samfunnsansvarsområdet. Flergangsutstyr har derfor vært et gjennomgående tema. Strategien har fungert og vi har hatt forholdsvis grei tilgang på godkjent smittevernutstyr som hensyntatt den kritiske markedssituasjonen har vært akseptabelt priset.

Hun mener at tanken bak at Sykehusinnkjøp skulle ha en sentral rolle for å sikre tilgang til kritisk smittevernutstyr for stat og kommune, er god. – Det har likevel vært for mye usikkerhet rundt ordningen til at kommuner som Bergen kunne vente med å etablere egne forsyningskanaler, poengterer Gullestad. Det har vært et dilemma at vi har vært mange offentlige aktører som har «jaget» etter de samme produktene. Det har vært en utfordring å begrense mulige kjøp slik at hamstring ikke gikk på bekostning av andre, samtidig som leveringssituasjonen har bekymret kommunens helse- og beredskapstjeneste. For vår kommune som har innkjøpssamarbeid med omegnskommunene, var det viktig at våre leverandører prioriterte og fordelte tilgjengelig produkter på hele samarbeidet.