Skatteetaten blant landets 25 mest innovative – dette er kjernen i innovasjonsevnen

– Kjernen i vår innovasjonsevne ligger i å ha bygget sentrale kompetansemiljøer som har profesjonalisert den kompetansen som trengs for å drive utviklingsarbeid. Disse kompetansemiljøene er støttet av rammeavtaler for å kjøpe kapasitet når vi trenger det. Det er ikke avtalene i seg selv som er spesielt innovative, men måten de er tenkt brukt som gir etaten stor kraft til å drive innovasjon og utvikling, sier seksjonssjef Anskaffelser i Skatteetaten, Erlend Leinum til Anbud365. Skatteetaten ønsker nå også å teste ut mer innovative anskaffelsesprosessene som konkurransepreget dialog og innovasjonspartnerskap.

Innovasjonsmagasinet 2020-21 i samarbeid med Computerworld har tatt mål av seg til å kåre Norges 25 mest innovative virksomheter. Blant disse finner vi Skatteetaten. Kåringen gjelder virksomheten som sådan, ikke anskaffelsespraksis spesielt. Men, som Leinum sier til Anbud365: – At Skatteetaten “i hele” er innovative, påvirker oss alle, i alt vi gjør, også Anskaffelser. 

Innovasjon/kreativitet kan f.eks. dreie seg om å anrette krav og kriterier/prosess/bruk av metoder slik at man treffer blink på best mulig måte. Vi spør Leinum om dette er noe Skatteetaten har erfaring med, og i tilfelle hva slags?

Bidrag til innovasjon i markedene

– Skatteetaten har god erfaring med å gjennomføre markedsundersøkelser i forkant av anskaffelsene som gjennomføres, men har til nå benyttet de tradisjonelle prosedyrene som anbud og forhandlet prosedyre, svarer han. Vi prøver dessuten å ha fokus på behovsspesifisering og ytelses-/funksjonsspesifisering fremfor detaljerte spesifikasjoner av de varene og tjenestene vi skal anskaffe. Dette bidrar til innovasjon i leverandørmarkedet.

Leinum forteller at Skatteetaten også i stor grad bruker smidige metoder, tjenestedesign og google sprint m.m. for å definere problemstilling, forstå brukerbehov og få frem kravene i en tidlig fase av utviklingsarbeid. De overordne behovene og kravene er gjenstand for iterasjoner og uttesting før man går i gang med anskaffelse eller utvikling av løsninger.

• I hvilken utstrekning har Skatteetaten engasjert seg i innovative anskaffelser slik begrepet vanligvis benyttes, alene eller sammen med andre etater, der målet er å utnytte innovasjonsevnen/-graden i markedet, og i tilfelle hva slags erfaringer/resultater (eksempler). I tilfelle ikke, hvorfor så? Strategisk valg?

Skatteetaten vurderer alltid hvilke tjenester som skal kjøpes eksternt og hvilken kompetanse det er strategisk viktig at etaten har selv. Dette gjelder særlig innen områder som ikke faller inn under etatens kjernefunksjoner. – Skatteetaten skal, fremholder Leinum, søke å bruke markedet på områder hvor dette er velfungerende og kan tilby tjenester som frigjør ressurser internt og bidrar til å redusere kostnadene gjennom mer effektiv drift og forvaltning. Dette er bl.a. gjort innenfor områdene PC, mobil og publikumsløsninger samt print, scankopi, der Skatteetaten tidligere hadde driftsansvaret selv, med tilhørende rammeavtaler på kjøp, og som vi nå har valgt å tjenesteutsette.

Innovative anskaffelser – en vei å gå

– Når det gjelder de større innovasjonene rundt skatteprosessen, har Skatteetaten en strategi om å ha nøkkelrollene i utviklingsarbeidet selv og derfor brukt markedet til å skaffe innsikt gjennom RFI’er og til å øke leveransekapasitet. Vi har deltatt i mange diskusjoner med Digitaliseringsdirektoratet om innovative anskaffelser, men har nok fortsatt en vei å gå på å utnytte dette i tilstrekkelig grad hos oss selv, slår Leinum fast. Men vi har likevel flere samarbeidsprosjekter/arenaer med private der samskaping og innovasjon er tema.

Anbud365 vil også vite hvilke planer/tanker har Skatteetaten fremover mht til innovasjon/kreativitet enten i selve prosessen eller med sikte på å utnytte innovasjonsgrad/-evne i markedet.

– Kjernen i vår innovasjonsevne, svarer Leinum, ligger i å ha bygget sentrale kompetansemiljøer som har profesjonalisert tilnærming til innovasjon som for eksempel brukerinnsikt, idebank, eksperimentering osv. og har kompetansen som trengs for å drive og støtte etatens utviklingsarbeid. Vi styrer utviklingen selv, men har i noen situasjoner ikke nok egen kapasitet. Disse kompetansemiljøene er støttet av rammeavtaler for å kjøpe kapasitet når vi trenger det. Det er ikke avtalene i seg selv som er spesielt innovative, men måten de er tenkt brukt gir etaten stor kraft til å drive innovasjon og utvikling. Vi ønsker også nå å teste ut de mer innovative anskaffelsesprosessene som konkurransepreget dialog og innovasjonspartnerskap i anskaffelser som er egnet for disse.

Kontinuerlig innovasjonsprosess

Skatteetaten er også i en kontinuerlig innovasjonsprosess ved å hele tiden stille seg spørsmålet om hvordan vår oppgave best kan løses. Svaret kan ofte ligge utenfor Skatteetaten selv, ifølge Leinum. Over tid endrer dette både hva slags oppgaver Skatteetaten skal løse og hvordan vi best kan løse dem. – I tillegg, poengterer han, har vi åpnet for å registrere, samle og dele gode ideer i hele etaten for å sikre at gode ideer løftes frem og kan være gjenstand for en smidig utprøving. Dette kan ofte være mindre ideer som ikke endrer samfunnsprosessene, men kan gi raskt nytteverdi for brukeren. Dette er med på å skape et godt innovativt miljø i Skatteetaten, også i anskaffelsesfunksjonen.

• Bruk av innovative grep på en eller annen måte i en anskaffelse kan innebære risiko (for å bomme). Har Skatteetaten mekanismer som gjør at denne frykten ikke hemmer innovasjonsbehovet – og i tilfelle, hvilke/hvordan?

Leinum:

– De gode ideene oppstår i samspillet mellom mennesker – både internt i skatteetaten på tvers av profesjoner og mellom offentlige og private. Vi har en kultur for å gi innovative medarbeidere litt handlingsrom i hverdagen og la de beste ideene få lov til å modnes over tid og ikke løfte alt frem til formelle beslutninger for tidlig. Det å kunne eksperimentere og prøve og feile, er en viktig del av tidlige faser for alle innovasjon, og gir bedre beslutningsgrunnlag når tiden er moden for å skalere og gjennomføre den gode ideen. Med den stadig økende innovasjonstakten er det svært viktig at Skatteetaten også har riktig og relevant informasjon om markedssituasjonen. Vi benytter derfor også i stadig økende grad markedsdialog til å kartlegge hva som kan leveres før vi går videre i anskaffelsesprosessen.