Rådet fra UiO (Universitetet i Oslo) når det gjelder å forhandle digitalt, er å legge til rette for et stramt oppsett, der møtet mellom oppdragsgiver og leverandør først og fremst handler om å veilede leverandøren. Det poengterer innkjøpssjef Jacob Landsvik ved Universitetet i Oslo. Hans kollega i Innlandet fylkeskommune, Øystein Sætrang, trekker frem en rekke utfordringer ved å forhandle digitalt. De er begge medlemmer av Anbud365s kommentatorkorps.
Anbud365 hadde forleden mulighet til en dialog med flere offentlige innkjøpere, og et spørsmål kom opp: Er det noen som har fått erfaring med å forhandle digitalt, dvs. via Teams, Zoom e.l., og ikke fysisk/ansikt til ansikt? I tilfelle – hva var fordelen, hva var ulempen – og hvordan influerte denne kommunikasjonsmåten på forhandlingsresultatet?
Spørsmålet sendte vi videre til de som er med Anbud365s kommentatorkorps. Og tilbakemeldinger kom, denne gangen fra to av de aller mest erfarne innkjøperne i det offentlige.
Jacob Landsvik, innkjøpssjef, Universitetet i Oslo
UiO (Universitetet i Oslo) har noe begrenset erfaring med denne problemstillingen, men etter samtale med våre anskaffelsesrådgivere har jeg noen oppsummeringer, sier han, og:
– Hvor store forskjeller det vil være på fysiske og digitale forhandlingsmøter avhenger av de rammene som oppdragsgiver normalt setter for forhandlingene. UiO sitt råd er å legge til rette foret stramt oppsett, der møtet mellom oppdragsgiver og leverandør først og fremst handler om å veilede leverandøren. Det innebærer å gi tilbakemelding på hvordan tilbudet er evaluert og de viktigste forbedringspunktene. Det er også rom for spørsmål, men det tradisjonelle synet på forhandlinger som et slags “øyeblikkets gi og ta” rett over bordet, anbefales ikke. Det innebærer at UiO sjelden legger opp til enighet med leverandør i selve møtet, men at leverandør får tid på seg til å komme tilbake med et forbedret skriftlig tilbud en stund etter møtet.
– Dynamikken og samspillet mellom partene spiller en større rolle i et mer tradisjonelt forhandlingsmøte, der man forsøker å bli enige umiddelbart, poengterer Landsvik. Det er selvfølgelig store besparelser med digitale forhandlinger hva gjelder logistikk for forhandlingspartene. Forhandlede konkurranser er ofte betydelig mer tidkrevende. Bruk av elektroniske løsninger kan derfor bidra til mer effektive forhandlede konkurranser. Ved tildeling av kontrakter med lav verdi vil det ikke alltid være praktisk med kostbare reiser til fysiske forhandlingsmøter uansett. Det kan også være underleverandører med lang reisevei som lettere vil kunne delta i møtene sammen med hovedleverandør når forhandlingene skjer i digitale møter.
Øystein Sætrang, enhetsleder Anskaffelser, Innlandet fylkeskommune
– Vi har gjennomført forhandlinger digitalt og gjort noen foreløpige erfaringer. Om det gir dårligere eller bedre resultater enn den tradisjonelle måten å gjøre det på, er det for tidlig å si noe om. Jeg antar imidlertid at det vil bli ganske likt, ofte går forhandlinger i det offentlige mer ut på avklaringer etc. enn forhandlinger i sin mest rendyrkede form, sier Sætrang. Vi mister «small talk»-effekten og det er en utfordring når deltakerne i forhandlingene sitter spredt, fordi samarbeidsmulighetene blir redusert. Teknisk kan det også være en utfordring, bl.a. pga utstyr og programvare. Dårlig utstyrte hyttekontor er ikke å anbefale.
Han trekker også frem dette med kontroll med kroppspråket, som er en viktig del av helhetsbildet i forhandlinger. Man vet ikke helt om alt er fanget opp. Selve den mentale tilstedeværelsen kan også være en utfordring – det er krevende å sitte konsentrert over lengre tid i digitale møter.
– Om digitale forhandlinger er kommet for å bli, er det kanskje noe tidlig å mene mye om, fremholder han, men derimot vil nok leverandøroppfølging og – dialog i større grad foregå digitalt. Det er mer rasjonelt enn å måtte kjøre langt for å ha møte.
Bli den første til å kommentere på "Anbud365-kommentatorene (II): Forhandle digitalt – mange utfordringer, stramt oppsett"