Det lå på en måte i luften, men, likevel, 12. mars 2020 gikk alarmen hos Sykehusinnkjøp: Sykehusene og kommunehelsetjenesten måtte utstyres med nødvendig utstyr for å håndtere et virus man ikke ante mye om. Og det hastet. Veldig. Adm. dir. Kjetil M. Istad forteller her til Anbud365 om de første dagene, da Sykehusinnkjøp i løpet av en uke omorganiserte seg rekordraskt for å møte utfordringene. Fra andre uke i mars til langt over påske pågikk et nær døgnkontinuerlig arbeid.
Dette er første artikkel i en serie på tre der adm.dir. Kjetil M. Istad i Sykehusinnkjøp i et eksklusivt intervju med Anbud365 gir sine refleksjoner knyttet til anskaffelse av smittevernutstyr da pandemien rammet. Andre artikkel kommer 06.01.2021, tredje 07.01.2021.
Sykehusinnkjøp er organisert som et helseforetak og eies av de fire regionale helseforetakene, som driver operativt og strategisk innkjøp på vegne av spesialisthelsetjenesten. Istad forteller at selv om dette begivenhetsrike året virkelig tok avrett etter vinterferien, var man allerede tidlig på året oppmerksom på covid19. Ettersom man hadde en forestilling om at pandemien også kunne ramme Norge – rapporter kom inn – begynte man å bistå for å fylle opp lagrene.
Smittevernteam etablert
Situasjonen ble drøftet på en ledersamling og et smittevernteam ble etablert i slutten av februar. Divisjonen som har ansvaret for legemiddelinnkjøp, kunne håndtere behovet for legemidler, men man trengte i tillegg et team som kunne samordne anskaffelser på tvers av divisjonene, i tillegg til å dekke behovene helseforetakene ellers hadde i perioden.
Selv om bekymringen var på stigende kurs i begynnelsen av mars reiste Istad til et OECD-møte i Paris, der han skulle foredra om hva Sykehusinnkjøp har gjort på miljøsiden – et område foretaket avgjort har noe å vise til. Istad forteller:
– På vei hjem fra møtet ble signalene tydeligere – noe kom til å skje, og jeg tok på flyturen hjem kontakt med flere kontaktpersoner i industrien og avtalte møte for å diskutere hvordan man kunne jobbe sammen med industrien for å håndtere de behovene som ville dukke opp. Det er jeg nå glad for at vi gjorde.
Ledet fra karantene
Så kom pressekonferansen 12. mars, og deretter ble det 24/7. Flere grep ble raskt gjort, som et tett samarbeid med det koordinerende teamet i Helse Sør-Øst RHF. Fra 16. mars etablerte Sykehusinnkjøp kriseledelse, og drev foretaket i rød beredskap. De ansatte fikk selvsagt beskjed om at de fikk dekket tiden de jobbet overtid, selv om overtidstimene kunne bli mange. Og de sto sannelig på, uten deres innsats hadde vi aldri lyktes, sier Istad om sine medarbeidere. Arbeidsdagene kunne for enkelte medarbeidere på det meste telle opp mot 16-18 timer, med opptil 3-400 e-post-henvendelser, der de fleste kom fra private og til dels ukjente aktører som Sykehusinnkjøp ble avhengig av å bruke for å skaffe utstyr.
Istad selv koordinerte arbeidet, i karantene på sitt hjemmekontor – han hadde jo vært på utenlandstur.
– Samtidig var vi klar over at den vanlige aktiviteten på sykehusene skulle og måtte fortsette så normalt som mulig, fremhever Istad. Vi sto med andre ord overfor en balanse – effektivt smittevern mot et virus vi ikke visste så mye om på den ene siden og det faktum at sykehusene også hadde ansvar og skulle fungere for andre pasienter.
Også til kommunene
Oppdraget til Sykehusinnkjøp omfattet også leveranser til kommunene – et helt nytt område for dette helseforetaket. Men ved hjelp av koordineringsansvaret Helse Sør-Øst RHF tok på vegne av helsetjenesten, fikk man kontroll.
Mandag 16. mars hadde Sykehusinnkjøp felles webinar med Norway Health Care og NHO sine medlemmer, der utfordringsbildet ble gjennomgått og hvordan man skulle håndtere utfordringene som pandemien brakte med seg. Strategien var enkel: – Vi skulle ta vare på alle våre faste leverandører, hvis ikke de kunne levere skulle vi gå videre til andre leverandører vi kjente til – og hvis heller ikke dette var nok, måtte vi skanne markedet og finne andre, forteller Istad. Denne linjen kjørte vi på hele veien, og jeg har inntrykk av at dette ble godt mottatt i markedet.
-Vi så at det var behov for flere ben å stå på. Hva norske leverandører kunne bidra med var derfor et viktig tema i dette møtet, sier Istad.
Mer om norsk produksjon kommer senere.
Hotline etablert
Ganske raskt ble det dessuten etablert en hotline direkte til Sykehusinnkjøp for leverandørene – en epostkanal som var rutet rett til det aktuelle teamet. Pr. i dag er over 6000 henvendelser registrert – i begynnelsen kom det opptil 400 daglig.
Istad forteller at da alarmen gikk, ble rød beredskap etablert. Man gikk ikke den vanlige veien fra grønn til gul, så til rød. Hele organisasjonen ble brått endret. Nye team ble etablert: Et for kjøp av smittevern/forbruksmateriell, et for medisinskteknisk utstyr og laboratorieutstyr, et for IKT og et for administrative løsninger, eksempelvis innleie av personell, samt legemidler Sykehusinnkjøp ble en fullblods kategoriorganisasjon. Det var et stort skifte. Samtidig var det personell tilbake som fortsatte sitt arbeid med å dekke sykehusenes vanlige behov. Denne brå omstillingen tok alle ansatte på strak arm, hele Norge var jo allerede i en «frykt-situasjon». Ermene ble brettet opp, og i løpet av en uke etter 12. mars var Sykehusinnkjøps nye organisering i gang.
Sikre god informasjonsflyt
– Vi hadde daglige rapporteringsmøter der teamlederne og kriseledelsen var til stede. Formålet var å sikre en god informasjonsflyt slik at alle var best mulig oppdatert. Det normale innenfor offentlige anskaffelser er at det er lange frister med mindre krav til hyppig informasjonsdeling. Nå skjedde derimot alt umiddelbart, bildet endret seg så å si kontinuerlig, understreker Istad.
Spesielt når det gjelder smittevern, var det viktig å finne de aktuelle produktene, samarbeide med leverandørene og med de spedisjonsansvarlige i Helse Sør-Øst RHF. Noen leveranser kom allerede i den første uken, deretter gikk det raskere og raskere. Også avtaler for levering av respiratorer kom på plass første uken, noe som var avgjørende for at man nå kan slå fast at vi er fullt dekket i dag. På legemiddelområdet bygget man opp sikkerhet gjennom sine avtaler, og for det administrative temaet var det spesielle utfordringer: Behovene var der, men mange ble stoppet på grensen som følge av innreiserestriksjoner.
Bli den første til å kommentere på "Sykehusinnkjøp og pandemien (I): Alarmen går – toppsjefen forteller"