Ulovlig IKT-kjøp og mannefall – nå tar politikerne i Tromsø anskaffelsesgrep

Pengemangel, ansettelsesstopp og pandemi har gjort at seksjon for anskaffelser i Tromsø kommune ikke er blitt bygget opp slik politikernes ambisjoner var. En IKT-sjef tok skjeen i sine egne hender og gjorde en ulovlig direkteanskaffelse verd 35 mill. Anskaffelsessjefen hadde på forhånd advart mot å inngå denne avtalen, som straks avviklet. Den kostet kommunen likevel nær en halv mill. – og en IKT-sjef og en IKT-seksjonssjef som begge sluttet. Nå tar politikerne grep. De vil vite hva som gjenstår for å sikre bedre kvalitet i anskaffelsesprosessen og mer effektive innkjøpsprosesser.

I en anbefaling til vedtak i kontrollutvalget i Tromsø kommune heter det at kommunestyret bør få en sak der det bl.a. gjøres rede for hva som gjenstår for å oppfylle målsettingen med etablering/omorganisering av seksjon for anskaffelser. Formålet var å sikre bedre kvalitet i anskaffelsesprosessen og mer effektive innkjøpsprosesser. Vedtaket om etablering/omorganisering stammer fra 2018.

En rapport fra revisjonsselskapet KomRev NORD og en IKT-anskaffelse fra ifjor er det som har gitt støtet til saken i kontrollutvalget. KomRev NORD er et interkommunalt revisjonsselskap.

Direktekjøp og mannefall

Kommunen hadde gjort avtale med Bredbåndsfylket i Troms AS verd 35 mill, men etter at kommuneadvokaten hadde konstatert at det ikke var anledning til å inngå denne avtalen, ble den avviklet og leverandøren fikk en kompensasjon på nær en halv mill.

Tromsø kommune hadde før denne avtalen ute et anbud som gjaldt rammeavtale på konsulentbistand for IT-tjenester. Denne anbudsrunden ble imidlertid trukket, slik at man kunne inngå avtale med Bredbåndsfylket, ifølge redegjørelsen for kontrollutvalgets møte. Det vare stabssjefen for økonomi og utvikling som inngikk denne direkteavtalen. Seksjonslederen for anskaffelser mente at det burde foretas en juridisk vurdering med hensyn til om kommunen kunne inngå en avtale direkte uten at regelverket ble brutt. Det skjedde imidlertid ikke før etter at avtalen ble undertegnet.

Vurderingen som legges fram for kontrollutvalget er at stabssjef for økonomi og utvikling ikke hadde fullmakt til å inngå avtalen. I etterkant av denne affæren har så vel stabssjefen som seksjonslederen for IT og arkiv fratrådt sine stillinger.

Forbedring av anskaffelsesprosessene

Seksjon for anskaffelser ble etablert og sentralisert pr. 1. januar 2019. I en redegjørelse orienterer kommunedirektøren om hvorfor man ikke ennå er i mål med etablering/omorganisering av seksjonen. Fjoråret var et spesielt år pga pandemien, heter det, og seksjonen har måttet omprioritere mange av ressursene for å ivareta «haste-anskaffelser» tilknyttet covid19. Dette har gått ut over utviklings- og forbedringsoppgaver i seksjonen. I tillegg her seksjonen hatt rollen med å ivareta bestilling av smittvernutstyr siden mars 2020. Dette har lagt beslag på en hel ressurs.

Det fremgår av anskaffelsesstrategien som ble vedtatt i mai 2020 at seksjonen må ha nok ressurser for å kunne gjennomføre planlagte utviklingsoppgaver og implementeringstiltak. Seksjonen har flere ganger igangsatt oppbyggingen, men det er stanset opp som følge av ansettelsesstopp og mangel på økonomisk finansiering. Det skulle vært 19 ansatte i seksjonen etter vedtaket i kommunestyret, men er bare 13 etter at fire ble ansatt i oktober i fjor. Det heter det i redegjørelsen, medfører at vi ikke har kapasitet til å gjennomføre alle oppgavene knyttet til effektivisering og forbedring av anskaffelsesprosessene.