Smittevern: Sykehusinnkjøp fortsatt med styrket stab, klar for rask reaksjon

Mye etterarbeid for smittevernsteamet, fortsatt på alerten i tilfelle en endring i smittesituasjonen. Det er status for Sykehusinnkjøp etter et drøyt år med intenst anskaffelsesarbeidet knyttet til Covid19-pandemien. Det fremgår av virksomhetsrapporten pr. mars i år, som nå er fremlagt for styret i helseforetaket. Her kan man ellers lese at målsetningen for gevinster er satt til 3 %. Kvalitative gevinster inngår ikke i KPI-beregningen, men de kan være betydelige. Fremover vil det være fokus på bruk av risikovurderinger, heter det.

I virksomhetsrapporten som kst. adm.dir. Bente Hayes la frem for styret, fremgår det at Sykehusinnkjøp HF har valgt å fortsatt opprettholde en styrket stabsfunksjon, slik at foretaket raskt kan håndtere en endring i smittesituasjonen i Norge. I divisjon sør-øst, som har vært mest involvert i arbeidet med Covid-19, er det fortsatt mye etterarbeid i smittevernsteamet.

Per 1. april 2021 har Sykehusinnkjøp registrert totalt 242 ferdigstilte anskaffelser i år – med en total anslått verdi ca. 1330 millioner kroner. Samtidig bestod anskaffelsesporteføljen av 1595 anskaffelser.

Omdefinert KPI

En ny og en omdefinert KPI er å plass. KPI’en «i henhold til plan» ble omdefinert fra 1. januar 2021 og måler nå avsluttede anskaffelser de siste 12 måneder. Målingen er rullerende. Målet på 75 % representerer en økning i forhold til dagens situasjon. Det er lagt til grunn at måloppnåelsen gradvis vil bedre seg gjennom året, ifølge redegjørelsen. Etterslepet i anskaffelser som følge av det intensive beredskapsarbeidet i 2020 forutsettes å bli ferdigstilt. I strategisk plan frem til 2024 er målsettingen 98 %.

Det pågår et utviklingsarbeid for å kunne vise et overordnet bilde av avviksårsaker. Dermed vil Sykehusinnkjøp HF kunne få bedre innsikt i hvilke årsaker som ligger til grunn for uønsket fremdriftsavvik i anskaffelsene og dermed sette inn målrettede tiltak for en ønsket fremdrift i anskaffelsene.

Ny KPI

KPIen «gevinstpotensial» var ny fra 1. januar. Den baserer seg på vurdering av gevinstpotensialet ved kontraktsinngåelse på avsluttende anskaffelser de siste 12 måneder. Målingen er også her rullerende. KPI’en omfatter økonomiske gevinster, både potensielle kostnadsreduksjoner og -unngåelser, samt effektivitetsgevinster.

Når det gjelder målsetningen for gevinster er den satt til 3 %, heter det. Dette er et samlet anslag basert på en vurdering av de planlagte anskaffelsene i årets leveranseplan. I strategisk plan frem til 2024 er målet satt til 3 – 7 %.

Kvalitative gevinster inngår ikke i KPI-beregningen for gevinstpotensialet. De kvalitative gevinstene kan være betydelige, understrekes det i redegjørelsen. Et eksempel på det er forbedret kvalitet og fleksibilitet som ligger i ny nasjonal vikaravtale. Avtalen skal sikre at innleid personell i større grad har den forventede kompetansen, samt legge til rette for at det blir lettere å styre knappe innleide ressurser i for eksempel en pandemisituasjon.

Risiko

Når de siste 12 månedene måles, er andel anskaffelser som har blitt risikovurdert for lavt, konstateres det. Fremover vil det være fokus på bruk av risikovurderinger. Mer erfaring og kunnskap om hvordan deres nye verktøy – en risikoapp – skal benyttes til å styre risiko i anskaffelsesporteføljen på en hensiktsmessig måte må tilegnes av organisasjonen. Alle divisjoner har fått opplæring og har tilgang til risikoappen. Med økt fokus på kjerneprosesser vil også risiko håndteres bedre. Sykehusinnkjøp forventer høyere risiko ved flere nasjonale/flerregionale/regionale anskaffelser og store komplekse IKT anskaffelser i planen fremover.