Bodø kommune ville handle raskt i noen varslingssaker, men ville ikke følge opp og vurdere sakene selv. De gav i stedet oppdraget til sitt eksterne varslingsorgan, selv om det var utenfor gjeldende avtale mellom kommunen og organet. Dermed satt kommunen i fanget med et brudd på anskaffelsesreglene. Det var nemlig ikke grunnlag for å gjøre unntak fra dette regelverket og kalle det en hasteanskaffelse.
Varslingssakene det dreier seg om, ble kjent i media, og kommunen ville handle raskt da den tidligere har fått kritikk for at oppfølging av varslingssaker i enkelte tilfeller har tatt uforholdsmessig lang tid. Derfor tok kommunen direkte kontakt med EY, som er kommunens varslingsorgan, for videre oppfølging og vurdering av varslingssakene. Kommunen mente også at den hadde utfordringer med habilitet og tillit, slik at den ikke ville gjøre denne jobben selv.
I et notat til kommunens kontrollutvalg skriver Salten kommunerevisjon IKS at kommunen har bekreftet at anskaffelsen var utenfor rammene av avtalen som var inngått med EY som varslingsmottak. Det var ikke opprettet anskaffelsessak for denne anskaffelsen. I så måte er dokumentasjonsplikten ikke overholdt og prinsippet om etterprøvbarhet vil være, slik revisjonen formulerer seg, være sparsomt ivaretatt.
Brudd på regelverket
Heller ikke ble det gjort en formell vurdering av anskaffelsens verdi. EY har gitt et prisestimat på mellom NOK 300 – 400 000. På bakgrunn av summens størrelse skulle det vært gjennomført en konkurranse, heter det.
Kommunen bekrefter også at det er gjennomført en direkteanskaffelse uten at denne er formelt begrunnet forut for kontraktsinngåelsen. En vurdering fra innkjøpskontoret i kommunen konkluderer med at anskaffelsen innebærer et brudd på anskaffelsesreglene.
Ikke grunnlag for hasteanskaffelse
Ifølge kommunen var dette å betrakte som en hastesak i tillegg til at den ble behandlet utenfor kommunen. Innkjøpskontoret legger imidlertid til grunn at kommunen ikke hadde grunnlag for å gjennomføre en hasteanskaffelse.
Selv om det har oppstått forhold som betyr at man raskt må inngå kontrakt, vil ikke unntaksbestemmelsene i anskaffelsesreglene uten videre kunne legges til grunn. Det vil f.eks. gjelde situasjoner som skyldes dårlig planlegging eller høyt arbeidspress i virksomheten, skriver innkjøpskontoret.
Skulle tatt høyde for …
Det heter imidlertid at det kan argumenteres for at det har oppstått en uforutsett situasjon i denne saken som kommunen vanskelig kunne hatt kontroll over. Men, konkluderer innkjøpskontoret, man kan spørre seg om ikke kommunen skulle tatt høyde for at det kunne oppstått situasjoner hvor det interne varslingsutvalget ikke kunne behandle mottatt varsel, enten som følge av interessekonflikt, habilitet, sykdom, permisjon e.l.
Bli den første til å kommentere på "Hastverk i varslingssak gav brudd på anskaffelsesreglene"