En serie anbefalinger fra gjennomført forvaltningsrevisjon er havnet i fanget på Hadsel kommunes nyansatte ekspert på offentlige anskaffelser. Det dreier seg om oppdatering av reglement, rutiner for dokumentasjon, opplæring og klare ansvar og roller – i tillegg til å håndtere risiko ved den desentraliserte innkjøpsfunksjonen kommunen har.
Hadsel er en kommune i Nordland med drøyt 8000 innbyggere. KPMG har gjennomført en forvaltningsrevisjon av offentlige anskaffelser i kommunen. I løpet av revisjonen er det ansatt en person med ansvar for offentlige anskaffelser – et klart behov, slår KPMG fast.
Det er vår vurdering at Hadsel kommune kan bedre sitt system for offentlige anskaffelser, heter det i revisjonsrapporten. De anskaffelsene som finner sted i Hadsel kommune er sporadisk dokumentert og det fremstår som gjennomføringen av anskaffelsene har sporadisk kvalitet. På noen områder er det brudd med anskaffelsesregelverket (f.eks. antall potensielle leverandører som blir kontaktet om enkeltanskaffelser) mens det på andre er gjennomført anskaffelser helt i samsvar med regelverket. Noen av anskaffelsene mangler tilstrekkelig begrunnelse mens det andre steder er vist til begrunnelse utenfor protokoll. I de større anskaffelsene er det heller ikke synliggjort hva som har vært tildelingskriteriene i anskaffelsesprotokollen.
Anbefalinger fra revisjonen
Og anbefalinger får kommunen i revisjonsrapporten, bl.a.:
Hadsel kommune bør …
- … oppdatere retningslinjer knyttet til innkjøp i økonomireglementet slik at de ivaretar krav i regelverket, herunder terskelverdier. Kommunen kan også vurdere å gjennomføre klarere skiller mellom type anskaffelse i tråd med anbefalinger om styrket egenkontroll i kommunen.
- … sikre at det er etablerte rutiner for å dokumentere vesentlig informasjon fra anskaffelsesprosessene og tydeliggjøre koblingen til retningslinjene om anskaffelser i økonomireglementet
- … vurdere å presisere ansvar og roller knyttet til hvilke anskaffelser enhetene kan gjøre selv og hvilke som skal gjøres av staben. Kontrollansvaret kan med fordel også tydeliggjøres i mer detaljerte rutiner.
- … avbøte risiko med en desentralisert innkjøpsfunksjon ved å sikre at alle som involveres i anskaffelser får nødvendig opplæring
- … ved fremtidig valg av økonomistyringssystemer stille krav om at systemene skal sikre oppfølging av kontrakter og stoppe utbetalinger som går over avtalerammen uten ekstra manuell godkjenning.
Bli den første til å kommentere på "Revisjonsrapport breddfull av anbefalinger for fersk anskaffelses-ekspert"