Ny anskaffelsesmodell for helseforetakene i Helse Nord

Etableringen av en felles modell for å samordne anskaffelser mellom helseforetakene i Helse Nords region er en milepæl i arbeidet med i større grad å standardisere og samordne anskaffelser. Gjennom dette arbeidet får regionen langt bedre kvalitet i egne virksomhetsdata, som igjen vil legge til rette for bedre avtaler og lavere kostnader. Dette skriver en godt fornøyd adm.dir. i det regionale helseforetaket Helse Nord, Cecilie Daae, i en styresak. Men skal man lykkes, krever det sterk involvering fra helseforetakene på alle områder, heter det.

Styret i Helse Nord ble nylig i et styremøte orientert om fremdriften i prosjektet «Anskaffelsesstrategi 2023».Det dreier seg om å samordne anskaffelser og tilhørende styringsmodell mellom helseforetakene.

Arbeidet med sterkere og mer strukturert faglig involvering har ledet frem til enighet om ny modell for forpliktende samordning og ny styringsmodell, heter det. Ressursene rundt styring av masterdata, leverandør og registerdrift, samt administrasjon av innkjøpsavtaler for alle helseforetakene er styrket med fem årsverk lokalisert til Kirkenes.

Historisk sett er en stor andel av anskaffelsene innenfor det regionale helseforetaket Helse Nords grenser håndtert lokalt av det enkelte foretak/sykehus. Årlig brukes 5-6 milliarder kroner på kjøp av varer og tjenester i Helse Nord. Kjernen i den nye modellen er økt samarbeid mellom helseforetakene, slik at tilgjengelige ressurser nå skal utnyttes langt mer effektivt.

Klargjøre roller og ansvar

Formålet med styringsmodellen er å klargjøre roller og ansvar knyttet til alle fellesfunksjoner innen innkjøpsområdet. Anskaffelser gjennomføres i samhandling mellom Sykehusinnkjøp HF og helseforetakene, og omfatter alle prosesser fra planlegging av anskaffelse/et behov oppstår til avtalen er implementert/tatt i bruk i helseforetaket. Ansvaret for aktiviteter og tiltak innen de ulike innkjøpskategoriene fordeles mellom helseforetakene. I utgangspunktet skal alle helseforetakene ha ansvar for minst én kategori. Fordelingen vil skje med utgangspunkt i hvem som har best forutsetning for god faglig involvering for de produktgruppene kategorien består av.

Dette betyr at helseforetakene fordeler ansvar mellom seg og at anskaffelsestyrer og prosjektgrupper tar beslutninger på vegne av hele regionen. Et strategisk innkjøpsforum har ansvar for å fordele kategoriansvar og følge opp arbeidsfordelingen på overordnet nivå. Helse Nord RHF har, i nært samarbeid med helseforetakene og Sykehusinnkjøp HF og andre helseregioner, ansvar for å utvikle strategier innenfor innkjøpsområdet. Blant de sentrale oppgavene er utvikling og forbedring av system og rutiner innenfor innkjøpspraksis standardisering og harmonisering innen ulike produktgrupper eller kategorier. Måling og oppfølging av gevinstplaner vil også bli sentrale oppgaver fremover.

Fordrer sterk involvering

Driftsoppgavene omfatter lokale og regionale tiltak for å iverksette bruk av avtaler, realisere gevinstpotensial, tilrettelegge for innkjøp og logistikk i innkjøpssystemet, samt daglig innkjøp og vareforsyning i de enkelte helseforetakene. Oppgavene utføres i samhandling mellom helseforetakene, inkludert Helse Nord RHF.

Styringsmodellen fordrer sterk involvering fra helseforetakene på alle områder og forutsetter at det lokalt gjøres tilpasninger til koordinerte prosesser og aktiviteter, skriver adm.dir. i Helse Nord til styret. Det blir helt nødvendig at helseforetakene prioriterer medvirkning av fagressurser i anskaffelsesprosesser nasjonalt, flerregionalt og regionalt slik at helseforetakene får best mulige leverandøravtaler hva gjelder produktkvalitet, funksjonalitet og økonomi. Skal det være mulig å ta ut effektivitetsgevinstene knyttet til felles administrasjon av registre og leverandøravtaler, må helseforetakene gjennomføre omforente planer og sikre tilstrekkelig kapasitet for å gjennomføre omforente samordningstiltak.