Kommunalteknikk-folkene i Rælingen kommune laget rammeavtale uten kontakt med innkjøpsavdelingen. Det gikk aldeles galt – med lovbrudd som resultat. Nå gjøres tiltak for å rette opp situasjonen, ikke bare for den aktuelle avtalen, men når det gjelder kommunens anskaffelseskompetanse generelt. Blant annet er ambisjonen å involvere innkjøpsavdelingen i større grad i kommunens prosjekter før anskaffelsen skal gjennomføres. Kommunedirektøren beklager at han har feilvurdert situasjonen.
Rælingen kommune hører hjemme i Viken fylkeskommune og har nærmere 19 000 innbyggere. I 2018 ble åtte parallelle rammeavtaler for maskinleie signert med totalt fire års varighet. Siste opsjon for avtalen ble utløst medio august 2021. Totalt utgjorde rammeavtalen 127,9 millioner kroner.
I kommunens redegjørelser heter det at avropsmekanismen i avtalen legger opp til minikonkurranser for lengre oppdrag (over fire uker) og administrativ vurdering ved kortere oppdrag (under fire uker). Undersøkelsene som er gjort, viser bl.a. at det bare unntaksvis er gjennomført konkurranse blant alle leverandørene ved avrop. Det er dermed bare i svært liten grad benyttet minikonkurranser som tildelingsmekanisme i tråd med føringene som lå til grunn ved inngåelsen av rammeavtalen. Hovedvekten av avrop på avtalen må anses som ulovlige direkte anskaffelser, heter det.
Mangler og overforbruk
Totalomfanget av bruken i rammeavtalene viser også at man har benyttet entreprenørene i større omfang enn det avtalen la opp til. Dessuten foreligger det også betydelige mangler i evalueringen av tilbudene i rammeavtalen, noe som blant annet gjør det utfordrende i ettertid å vurdere leverandørene opp mot hverandre.
Innkjøpsavdelingen hadde ved henvendelse fra revisor ikke inngående kjennskap til avtalen, ettersom dette var en lokal avtale inngått av enhet for kommunalteknikk før opprettelsen av innkjøpsavdelingen. Det er avdekket at prosessen med inngåelse av avtalen og bruk av avtalen ikke har vært god nok i forhold til å følge lov om offentlige anskaffelser.
Undervurdering fra kommunesjefen
Kommunedirektør Eivind Glemmestad sier i sin redegjørelse for situasjonen at han har undervurdert risikoen ved lav bemanning og små innkjøpsressurser kombinert med økt prosjektportefølje. Det er bevilget ekstra midler til innkjøpsavdelingen i 2021 og 2022 for å ta igjen etterslep på fornyelse på alle innkjøpsområder, men dette vil ta noe tid. Etablering av egen innkjøpsavdeling fra 2019/2020 har stor betydning for at vi nå har kraft til å rydde opp, konstaterer han.
Når det gjelder anbefalte tiltak for å hindre lovbrudd senere, legges det vekt på innkjøpsavdelingen. Herfra skal det gjennomføres opplæring i offentlige anskaffelser for alle enheter som gjennomfører anskaffelser i henhold til regelverket, særlig opplæring av nøkkelpersonell. Det bør være, heter det, en ambisjon om å få bedre oversikt over alle kommunens rammeavtaler og kontrakter som kommunens enheter har inngått uten involvering av innkjøpsavdelingen. Dessuten:
Koble inn innkjøpsavdelingen
– Ambisjon om at innkjøpsavdelingen i større grad involveres i kommunens prosjekter før anskaffelsen skal gjennomføres, for å sørge for at prosjektene ikke kommer feil ut mht til regelverket fra start av.
Bli den første til å kommentere på "Slik går det når innkjøpsavdelingen ikke koples inn i kommunens anskaffelser"