Svenske tjenesteleverandører advarer mot mangelfull kontraktsoppfølging

Dialog i forkant av en anskaffelse, oppfølging i kontraktsperioden, ut med irrelevante krav og vilkår – og et klart nei til prispress på bekostning av kvaliteten i leveransene. Det er anbefalinger fra svenske tjenesteleverandører i en undersøkelse arbeidsgiverorganisasjonen Almega har utført. Dersom kontraktsoppfølging ikke skjer, åpnes døren for useriøse leverandører, heter det.

Almega-rapporten «Så vill tjänsteföretagen förbättra offentliga upphandlingar» som nylig ble lagt frem, består av 11 intervjuer – alle med representanter for tjenesteleverandører Intervjuene ble gjort fra oktober til desember i fjor.  Formålet er å gi et tydelig bilde av hvordan foretakene opplever offentlige anskaffelser.

Verdien av de kunngjøringspliktige anskaffelsene i Sverige utgjorde i 2019 803 mrd, dvs. om lag en sjettedel av BNP – eller 80 000 kroner pr. innbygger.

I flere av intervjuene løftes det frem problemer med sterkt prispress på bekostning av kvaliteten. Årsakene til prispresset kan variere fra bransje til bransje, heter det, slik at det ikke finnes bare én løsning på utfordringene. Noen av de intervjuede slår frempå med anskaffelser med fastpris, mens andre avviser det.

Forberedende dialog

Gjennomgående nevnes imidlertid forberedende dialog for å etablere et egnet evalueringsgrunnlag, å reise spørsmålstegn ved unormalt lave tilbud, aktiv avtaleoppfølging og kvalitetsikring av leveransen som viktige som skritt i retning av rett pris til rett kvalitet.

Dialog forut for selve anskaffelsen er, ifølge rapporten, er en nøkkel ifølge flere av de intervjuede.  En dialogform er RFI (request for information), der en oppdragsgiver sender skriftlige spørsmål til leverandører eller bransjeorganisasjoner. En annen form er å sende hele eller deler av konkurransegrunnlaget ut på høring.

Omfattende, irrelevante krav

Også omfattende og/eller irrelevante krav er et problem, fremgår det av intervjuene. Et eksempel er krav om referanser fra tidligere kunder i offentlig sektor, et annet krav og vilkår som avviker fra bransjestandard og regelverk. Almega understreker betydningen av at de kravene som stilles, må være relevante for det som skal kjøpes. Det samme gjelder avtalevilkårene, heter det. Gjør man ikke dette, risikerer man unødig å vanskeliggjøre for foretak å legge inn tilbud som kan gi gode leveranser.

Mer mål- eller funksjonsinnretning i anskaffelsene – med færre detaljer og tydeligere innretning mot hva som skal oppnås – hører med blant det som intervjuobjektene fremhever. Riktignok er det enkelte som mener at en slik modell ikke passer for deres type virksomhet.

Behov for oppfølging

Behovet for oppfølging i kontraktstiden løftes frem i intervjuene. Oppfølging er en viktig forutsetning for å skape sunne forretningsrelasjoner i de offentlige kontraktene, heter det. Krav og vilkår fra anskaffelsen må følges opp om de skal få fullt gjennomslag. Ellers risikerer man å åpne døren for mindre nøyeregnende aktører som går inn i anskaffelsene uten å holde det de lover.