Ingen av de undersøkte virksomhetene i Oslo kommune har rutine for å innhente eBevis fra leverandører. Det opplyser Kommunerevisjonen i Oslo i en revisjonsrapport, der kommunen råd om å ta i bruk dette tiltaket. eBevis ble lansert våren 2019 som tiltak for å redusere risikoen for useriøse aktører. Men bortsett fra dette konkluderer revisjonen med at kommunen i det alt vesentlige har etablert rutiner som sikrer etterlevelse av lover og regler og at rutinene på de områdene som er undersøkt, også følges.
Virksomhetene i undersøkelsen ble bedt om å besvare enkelte spørsmål for å kartlegge kommunens rutiner på anskaffelsesområdet I tillegg ble anskaffelsesdokumentasjon gjennomgått på utvalgte områder, skriver revisjonen. Gjennomgangen av anskaffelsesdokumentasjon omfattet 36 anskaffelser over terskelverdi for kunngjøring (1,3 mill eks. mva), i perioden oktober 2020–mai 2021. De undersøkte anskaffelsene utgjorde samlet sett i overkant av 0,5 mrd eks mva i bokførte utgifter på undersøkelsestidspunktet.
Rutiner helt/delvis etablert
Byrådsavdeling for finans har ikke spesifikke rutiner eller kontroller knyttet til virksomhetenes etterlevelse av anskaffelsesregelverket, men følger med på andre måter, bl.a. gjennom Utviklings- og kompetanseetaten. Når det gjelder rutiner for å sikre at avrop på rammeavtaler ikke overskrider estimert verdi, ga alle virksomhetene som ble spurt, bortsett fra én, tilbakemelding om at dette helt/delvis var etablert.
Ingen av de undersøkte virksomhetene ga tilbakemelding om at man har rutine for å innhente eBevis fra leverandører. eBevis ble lansert våren 2019 som tiltak for å redusere risikoen for useriøse aktører. Basert på dette har Kommunerevisjonen anbefalt kommunen å vurdere å ta i bruk eBevis i forbindelse med innhenting av informasjon fra leverandører.
Ikke avvik, bortsett fra …
Kommunerevisjonen har ikke gjort funn som tilsier avvik fra krav i lov og forskrifter om offentlige anskaffelser, med unntak av at det for én anskaffelse var mangelfull begrunnelse om valg av tilbud i brev som ble sendt til tilbyderne i en anskaffelseskonkurranse.
For to anskaffelser var det avvik fra internt regelverk ved at Kommunerevisjonen ikke fikk fremlagt anskaffelsesprotokoll som var underskrevet i samsvar med virksomhetens fullmaktsbestemmelser.
Ved to anskaffelser forelå det ikke skriftlig kontrakt før bokføring av første faktura og én anskaffelse hvor virksomheten ikke hadde dokumentasjon for oppfølging av fordeling av avrop på rammeavtaler i tråd med inngått avtale. Disse forholdene kan som konsekvens medføre brudd på lov og forskrifter om offentlige anskaffelser, uten at Kommunerevisjonen har undersøkt dette.
Bli den første til å kommentere på "Sparsomt med rutiner i Oslo for innhenting av eBevis fra leverandører"