Høster revisjonskritikk for sin håndtering av rammeavtaler

Det står dårlig til med kompetanse og forståelse knyttet til bruk av rammeavtaler i Risør kommune, skal man tro en revisjonsrapport som nylig er blitt politisk behandlet. I en anbefaling fra revisjonen får kommunen bl.a. råd om å sikre at bruk av rammeavtaler er i tråd med den intensjonen som er lagt til grunn i anskaffelsesdokumentene. Ellers har revisjonen funnet at det ved flere anskaffelser ikke foreligger skatte- og mva-attester. Dette er et så tydelig krav at kommunen med enkle grep burde ha etablert rutiner som sikrer dette, synes revisjonen.

Det var et enstemmig kommunestyre som vedtok anbefalingene i rapporten fra forvaltningsrevisjonen av anskaffelser i investeringsprosjekter. Aust-Agder Revisjon IKS hadde utført revisjonen for Risør kommune. Politikerne vil ha rapport fra kommunedirektøren om oppfølging av rapporten innen begynnelsen av desember i år. Revisjonen tok for seg anskaffelser i prosjekter i investeringsregnskapet for årene 2020 og 2021.

Revisjonen anbefalte bl.a. at kommunen så snart som mulig etablerer rutiner for internkontroll. Likeledes bør, heter det, kommunen gjennomføre en helhetlig revidering av kommunens rutiner knyttet til innkjøpsområdet og sikre at disse er i tråd med gjeldende lover og regler og kommunens gjeldende rolle- og ansvarsstrukturer.

Hvem har bestillermyndighet?

Det må snarest skaffes oversikt over hvem som er gitt bestillermyndighet og sikre at disse gis tilstrekkelig kompetanse om de krav som følger av et slikt ansvar, fremholder revisjonen. Kommunen bør sikre tilstrekkelig kompetanse og etablere systemer som sikrer at bruk av rammeavtaler er i tråd med den intensjonen som er lagt til grunn i anskaffelsesdokumentene. Og det anbefales å iverksette tiltak som ivaretar at eksisterende rutiner for journalføring etterleves i organisasjonen. Dessuten bør man vurdere om det skal etableres rutiner som beskriver krav til journalføring av avrop på rammeavtaler, og den kommunikasjon som er mellom kommunens ansatte og leverandører, heter det i revisjonens anbefalinger.

Revisjonen konstaterer vesentlige svakheter knyttet til kommunens praksis for å journalføre anskaffelsesprotokoller. – Vi registrerer, skriver revisjonen, at det ved flere anskaffelser ikke foreligger skatte- og mva-attester i tråd med foreliggende krav. Dette er et så tydelig krav at kommunen med enkle grep burde ha etablert rutiner som sikrer dette.

Rammeavtaler

Flere forhold knyttet til bruk av rammeavtaler preger revisjonsrapporten. Først og fremst synes revisjonen at det er urovekkende at kommunen over tid har benyttet rammeavtaler som utgangspunkt for større prosjekter hvor revisjonen synes det hadde vært nærliggende å vurdere å konkurranseutsette. En utfordring for kommunen har vært å sikre at kommunens bruk av rammeavtaler har vært i tråd med det anskaffelsesdokumentene legger til grunn: – Et slikt avvik vil etter vår vurdering kunne tilskrives manglende forståelse for lover og regler samt et manglende internkontrollsystem for å overvåke både bruken av rammeavtalene, så vel som tydelige føringer for hvilke arbeider og prosjekter rammeavtaler skal benyttes i, skriver revisjonen.

Inngåtte rammeavtaler beskriver tydelig at bestilling etter rammeavtale skal skje skriftlig, og at man kan be om leverandørens angivelse av fastpris eller estimat av arbeidsomfang. Men ved flere avrop manglende skriftlig bestilling, har revisjonen avdekket, og et reises spørsmålstegn om hvorfor ikke kommunen journalfører avrop og korrespondanse mellom kommunens ansatte og leverandørene med rammeavtale.

Sannsynlig bruksmønster ikke nok

Revisjonen minner også om at ved inngåelse av rammeavtaler må oppdragsgiveren legge til grunn den maksimale verdien av alle kontraktene som man forventer å inngå i løpet av avtalens varighet. Det er ikke tilstrekkelig at oppdragsgiveren legger til grunn et sannsynlig bruksmønster, slår revisjonen fast.