Kommune: Kontraktsoppfølging sjelden en del av eierskapet til en anskaffelse

I Sør-Odal kommune er det rutiner og et system for kontraktsoppfølging, men det er begrenset bruk av og kjennskap til verktøyene. Få gjennomfører anskaffelser hvor kontraktsoppfølging er en del av eierskapet til varen/tjenesten som blir levert. Det er i liten grad systemer som sikrer god dialog med leverandør, og erfaringer fra gjennomførte innkjøp til å forbedre rutinene til senere anskaffelser brukes i liten grad. Dette fremkommer i en revisjonsrapport, der kommunen får seks «bør»-anbefalinger.

Revisjon Øst IKS-gjorde i 2021 en forvaltningsrevisjon i Innlandet-kommunen Sør-Odal, med nærmere 8000 innbyggere. Prosjektets formål var å undersøke om kommunens rutiner knyttet til anskaffelser fungerer etter hensikten og er i tråd med gjeldende regelverk.

Slik revisjonen ser det, har kommunen et helhetlig internkontrollsystem. Systemet er under utvikling og kommunen har en del dokumenter og veiledninger som til sammen danner et internkontrollsystem rettet mot innkjøpsområdet. Resultatet fra en spørreundersøkelse som ble gjennomført i forbindelse med revisjonen, viser imidlertid at kommunens innkjøpsveiledning er ukjent for mange, og at det er mange som ikke benytter verktøyet. Kommunen bør, hetere det, jobbe med å sikre at rutinene som finnes blir gjennomført og faktisk brukt i organisasjonen.

Forbedringspotensial

Kommunen har likeledes et forbedringspotensial i arbeidet med å kartlegge den interne innkjøpskompetansen i organisasjonen. Svar fra spørreundersøkelsen viser at mange føler et behov for mer opplæring i anskaffelsesregelverket og at man ikke er komfortabel med innkjøpssystemet som brukes som følge av at man sjelden benytter dette. Informasjon fra revisjonens intervjuer tilsier også at det er liten grad av opplæring i bruken av verktøyene som kommunen utarbeider. – Sør-Odal kommune bør vurdere ytterligere opplæringstiltak samt å utarbeide interne rutiner for opplæring, konkluderer revisjonen.

Kommunen, gjennom Regionalt innkjøp i Kongsvingerregionen (RIIK), har rutiner og et system for kontraktsoppfølging, men organisasjonens kjennskap til og bruk av verktøyene er begrenset. Det var få respondenter som svarte at de gjennomførte anskaffelser hvor kontraktsoppfølging inngikk som del av eierskapet til varen/tjenesten som blir levert, konstaterer revisjonen i sin rapport.  Derfor mener revisjonen at det er vanskelig å trekke gode slutninger av kommunens praksis. Informasjon gitt i intervju tyder likevel på at oppfølgingen er til dels personavhengig. Kommunen har i liten grad systemer som sikrer god dialog med leverandør, og bruker i liten grad erfaringer fra gjennomførte innkjøp til å forbedre rutinene til senere anskaffelser.

Seks anbefalinger

Basert på rapportens funn kommer revisjonen med seks anbefalinger til Sør-Odal kommune. Kommunen bør …:

 … sikre at ansatte med innkjøpsmyndighet har tilstrekkelig kompetanse.

 … kartlegge kompetansenivået til ansatte med innkjøpsmyndighet.

 … lage interne rutiner for opplæring.

 … gjøre rutinene knyttet til hvor man søker informasjon om innkjøp bedre kjent i

       organisasjonen.

 … sikre at erfaringer fra gjennomførte kontraktsoppfølginger blir dokumentert.

 … utarbeide retningslinjer som sikrer god dialog med leverandører.