Les og lær – dette er Kristiansunds erfaringer med krisehåndtering

De gav ikke leverandørene rom for en eneste prisøkning gjennom pandemiårene utover hva som allerede var avtalt i kontrakt. Unntaket var smittevernutstyr. Erfaringene Kristiansund kommune og nabokommunene vant under disse kriseårene fortalte Kristiansunds innkjøpssjef, Svein Erik Dyrseth, om på KS Anskaffelsesseminar. Og med mørke skyer på horisonten når det gjelder prisutviklingen fremover, kan erfaringer være nyttige å ha med seg. F.eks. er markedskunnskap under slike omstendigheter svært viktig.

Kristiansund kommune har ca. 24000 innbyggere og kjøpte varer og tjenester i 2021 for i overkant av 800 mill. Kommunen er også vertskommune for Nordmøre Interkommunale innkjøpssamarbeid (NII), der 10 kommuner med til sammen ca. 70.000 innbyggere er med. På KS Anskaffelsesseminar nylig kom kommunens innkjøpssjef, Svein Erik Dyrseth, med mange praktiske råd til nytte ved anskaffelser i krisetider.

Under pandemien ga ikke Kristiansund kommune, eller NII, leverandørene rom for en eneste prisøkning utover hva som allerede var avtalt i kontrakt – med ett unntak: Smittevernsutstyr. Grunnen til det var risikoen for ikke få leveranser, å bli satt bakerst i køen, understreket han. Samtidig valgte kommunen å innhente priser fra flere leverandører ved innkjøp av større partier. Vel og merke bare fra leverandører de kjente fra før, slik at vi kunne ha sikkerhet for kvaliteten.

Ingen fasit

Når en krisesituasjon oppstår, er det ingen fasit som forteller hva man skal eller bør gjøre. Dyrseth pekte bl.a. på å benytte eventuelle muligheter som ligger i kontrakten eller forskriften, vurdere risiko og tenke over at kommunen har begrensede ressurser. Om det gjelder en viktig avtale, må dette tas med i vurderingen, og man bør også huske på mekanismer for å ta ned igjen en eventuell prisøkning.

Ikke minst er dokumentasjon viktig. Den må være på varenivå – det holder ikke bare å si at noe har økt med x antall prosent. Men man må først dokumentere økningen på varen, understreker Dyrseth, deretter vise hvordan den gir seg utslag på leverandørens prisbilde. – Dersom en transportør skal ha 5% økning, kan ikke vår leverandør bare legge på 5% på våre priser. Våre avtalepris består som regel av mer enn bare transport, konstaterer han

Dyrseth tok også for seg goodwill-siden, dvs. legge til rette for leverandøren. Man kan f.eks. bestille sjeldnere. For små/ mindre forsendelser vil man kunne redusere transportkostnad for leverandøren ved å halvere antall bestillinger. Dette bidrar også til lavere transaksjonskostnader for kommunen. Ved å bestille tidligere gir man dessuten leverandøren bedre tid til å koordinere, fastslo Dyrseth i sitt foredrag.

Markedsdialog viktig

Risikoen for å havne i en slik situasjon kan reduseres ved å benytte seg av dialog med markedet. Det er viktigere enn noen gang, sa han: Spør leverandørene om hva de mener er kritiske faktorer i en kontrakt, og sørg for å ta høyde for disse innenfor rimelighetens grenser. Et poeng er også å vurdere risiko og konsekvenser ved eventuelle klausuler.

I oppfølging av kontraktene er det vesentlig å kjenne sin kontrakt, og se hvordan leverandøren utfører arbeidet/ leveransene. Da er det enklere å ta beslutninger når noe uforutsett oppstår. Når det gjelder rammeavtaler oppfordret Dyrseth til å vurdere om det er enkelte av varegruppene i en rammeavtale som har større utfordringer enn de andre ifm leveringssikkerhet og pris. I tilfelle bør man vurdere å fjerne disse varegruppene fra avtalen. Lengden på rammeavtalens varighet kan reduseres, ikke minst fordi mange leverandører vil kunne vegre seg for å delta på langvarige rammeavtaler. Kanskje bør man velge å ikke fornye en rammeavtale i sin helhet, fortsatte Dyrseth. Bruk i større grad dynamiske innkjøpsordninger i stedet for en tradisjonell rammeavtale fortsatte han.

Vedståelsesfrist og indeksregulering

Tidspunktet for avtale bør avpasses etter leveringstider og markedssituasjon så langt som mulig. Og Dyrseth minnet om at lang vedståelsesfrist gir høyere risiko for leverandøren. I markeder med høy risiko bør man derfor ikke sette vedståelsesfrister som er lengre enn nødvendig.

Indeksregulering er god metode for prisjustering, som kan gjennomføres alt fra månedlig til årlig. Den tar høyde for relevante forhold i aktuell bransje, og sikrer en «riktig» prisjustering, fremholdt innkjøpssjefen, som anbefalte å oppgi utgangsindeks i kontrakt. Kundeservice hos SSB (Statistisk Sentralbyrå) har erfaringsmessig vært svært behjelpelig dersom man har spørsmål, opplyste han.

Ved store endringer i valutaen og hvor man ellers har sjeldne prisjusteringer kan en klausul om valutaendring benyttes. Dyrseth rettet søkelyset også mot andre endringsklausuler. Man kan utforme klausuler for bestemte formål, men benytt ikke klausuler uten at man forstår konsekvensene av den, advarte han.