Nylansert standard til praktisk nytte i arbeidet med anskaffelser

Den nylig lanserte standarden for integritet og ansvarlighet i offentlige anskaffelser er en veileder og meget praktisk rettet. Standarden kan bidra til å løfte offentlige anskaffelser til å bli anerkjent som en strategisk funksjon mer enn en administrativ oppgave. – Da tror jeg både krav, kriterier og kontraktsoppfølgingen vil bli enda mer målrettet og dermed også mer målbart, sier Ida Romstad, avtaleforvalter og rådgiver i innkjøpsavdelingen i Lillestrøm kommune i en samtale med Anbud365. Som eneste representant for en kommune deltok hun i arbeidet med å utvikle denne standarden.

Standarden «Integritet og ansvarlighet i offentlige anskaffelser – NS-EN 17687» ble offisielt lansert på et frokostmøte hos Standard Norge nylig. Den er kommet til via et europeisk samarbeid, og blant deltakerne i den norske speilkomiteen – som eneste kommune – var Lillestrøm. Anbud365 tok derfor kontakt for å få noen tanker om hva standarden kan bety, hvordan man har tenkt å implementere den i den praktiske hverdagen osv.

Romstad, som representerte Lillestrøm i dette arbeidet, var ikke i tvil da Standard Norge spurte om hun ville være med i arbeidsgruppen for utarbeidelse av selve standarden for integritet og ansvarlighet i offentlige anskaffelser:

– Det har helt klart vært spennende å være med i dette arbeidet. Litt uheldig med timingen siden nesten alle møter og arbeidsmøter – både i speilkomiteen og arbeidsgruppen – ble gjennomført digitalt i pandemi-tiden. Nettverksbygging blir mer utfordrende og vanskeligere på en digital plattform. Men gjennom tre år etableres det jo likevel en kontakt som jeg håper kan vokse videre. Deltakelsen setter innkjøpsarbeidet inn i et større perspektiv, som i seg selv er både inspirerende og motiverende i det daglige.

– Hvorfor er en slik standard viktig?

Romstad slår fast at det er et samfunnsansvar å sikre god utnyttelse av våre ressurser. Ikke minst derfor er denne og alle andre standarder viktig, og: – Noen av de grunnleggende prinsippene i offentlige anskaffelser er forutberegnelighet, likebehandling og konkurranse. Uten integritet og ansvarlighet i alle ledd blir det vanskelig å overholde disse prinsippene.

Standarden er blitt utarbeidet av en arbeidsgruppe med representanter fra 8-9 land i Europa. Enda flere land har kommentert og gitt tilbakemeldinger på standarden underveis. Standarden representerer dermed beste praksis fra hele Europa. – I et europeisk perspektiv er ikke det norske markedet mest utsatt, men vi kjenner jo til flere hendelser av grov korrupsjon. Standarden er et godt virkemiddel for å sette fokus og bygge tillit, som er viktig for alle, konstaterer hun, og er ganske sikker på at alle vil ha nytte av denne standarden/veilederen – kanskje spesielt på grunn av arbeidet som er lagt ned i temaet risikostyring og tiltakene som beskrives.

Tid og kapasitet en utfordring

Innkjøp i Lillestrøm kommune gjør risikovurdering for hver anskaffelse, og i markeder/bransjer med høyere risiko utføres en grundigere vurdering og analyse. Romstad ser klart nytten av å bruke standarden i dette arbeidet, ikke minst med tanke på de konkrete tiltakene som standarden inneholder. Men, påpeker hun, vi er en stor kommune og en fullstendig utnyttelse av standarden involverer alle ledd i organisasjonen, så hovedutfordringen er nok tid og kapasitet.

– Det er et klart og åpenbart behov for koordinering av alle verktøy som tilbys for å leve opp til FNs bærekraftsmål. Du finner mye på anskaffelser.no, men ikke alt. Det er en stadig utvikling og meget krevende å holde seg oppdatert på alle områdene.

Romstad illustrerer: For eksempel er det verktøy for å forbedre og sikre dyrenes velferd i forhold til matproduksjon. Dyrevelferd er ikke synlig i listen over de 17 bærekraftsmålene til FN. Hvis vi ønsker gode levekår for kylling, svin og storfe er det ikke nok å kreve at loven om dyrevelferd overholdes. – I din neste anbudsrunde innen kategori for mat bør du kanskje kreve at maten er dyrevernmerket? Jeg tror og håper mange i næringen er moden for det, men de mangler insentiv til å gjøre det. Her kan offentlige anskaffelser være et virkemiddel som bidra med endring i riktig retning, understreker hun.

Oppfølging av krav

Ikke minst er det behov for koordinering av oppfølgingen av krav, legger Romstad til. Mange oppdragsgivere stiller de samme krav til miljø og etikk i rammeavtaler, men hvor mange har kapasitet til å følge opp? Hva om vi hadde et samarbeid på tvers av kommuner og etater for oppfølging av slike krav? Er det mulig å få til? Et eksempel hun trekker frem, er oppfølging av underleverandører innen transport. Hvis 10 kommuner har avtale med samme leverandør, kunne det vært mulig å samarbeide om oppfølging av kravene innen samfunnsansvar? Romstad løfter frem sertifiseringsordninger, som hun mener er et meget nyttig verktøy for avtaleforvaltere. Der er kriteriene og kravene konkrete og sertifiseringen innebærer en kontinuitet som sikrer oppfyllelse også i avtaleperioden.

– Vil standarden gjøre det enklere å stille krav og kriterier – og håndtere resultatet av disse (kontraktsoppfølging)?

– Standarden er en veileder og er meget praktisk rettet. Den tar for seg alle interessenter, alle nivå i organisasjonen og omhandler hele anskaffelsesprosessen fra forberedelse og konkurranse til kontrakts- og oppfølgingsfasen på både operativt og strategisk nivå. Hvis offentlige anskaffelser blir anerkjent som en strategisk funksjon mer enn en administrativ oppgave, tror jeg både krav, kriterier og kontraktsoppfølgingen vil bli enda mer målrettet og dermed også mer målbart. Standarden kan bidra til dette, mener Ida Romstad, avtaleforvalter og rådgiver i innkjøpsavdelingen i Lillestrøm kommune i en samtale med Anbud365.