10 råd til offentlige innkjøpere som kan bidra til et langt og lykkelig liv (del I)

Av Jacob M Landsvik, spesialrådgiver, Ressurser på avveie AS

Jeg ble nylig utfordret av Anskaffelsesakademiet til å være Keynote Speaker på FoU-dagene. Innlegget mitt avsluttet med 10 råd til offentlige innkjøpere som kanskje kan bidra til en bedre hverdag. Jeg formidler disse rådene i to artikler. Her kommer del I – med de fem første rådene. Del II – med de fem siste rådene -kommer torsdag 5. januar.

1.Ta vare på sinnsroen

Det har etter hvert blitt en krevende oppgave å løse stadig flere utfordringer innenfor offentlige anskaffelser. Både politikere og byråkrater har oppdaget mulighetsrommet som ligger i å utnytte det offentliges innkjøpsmakt når det årlig handles varer og tjenester for 650 milliarder kroner. Det ene politiske ønske og vedtaket er lansert som den del av innkjøpsfaget. Senest har Regjeringen sendt et høringsnotat om skjerpede krav til miljø som vil legge enda mer av alvoret innover offentlige når det gjelder å redusere miljø- og klimabelastningen ved offentlige anskaffelser. For innkjøpere gjelder det å skille mellom hva vi kan gjøre noe med og det vi åpenbart ikke har noen innvirkning på. Vi kan levere høringsinnspill og på den måte påvirke en fremtidig endring i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Når lov og forskrift er vedtatt er det ikke noe innkjøpere lenger kan gjøre.

Det bedrives stor grad av «kos med misnøye» i ulike innkjøpsfaglige miljøer. Spesielt er innkjøpere svært misfornøyd med et komplisert regelverk, samt at mange uttrykker stor frustrasjon med tilbyderes stadige innsynsbegjæringer. Dette er forhold vi ikke skal bekymre oss for. Lov og forskrift er slik den til enhver tid er og tilbyderes rett til innsyn er nedfelt i den samme loven. Det vi imidlertid kan gjøre noe med å bidra til åpenhet, integritet og ansvarlighet i planlegging, gjennomføring og oppfølging av de anskaffelsene vi til enhver tid er ansvarlige for. I så måte er den nye europeiske standarden for integritet og ansvarlighet, NS-EN 17687:2022, et meget godt verktøy.

2. Organisere og standardisere

Organisere kommer av det greske ordet «organon» som betyr verktøy. Det er ikke alle oppdragsgivere som har forstått verdien av å benytte organisering av anskaffelsesfunksjonen som et effektivt og kapasitetsfremmende verktøy. Mange virksomheter driver sin innkjøpsfunksjon etter «ad hoc-metoden» hvor man prøver å møte utfordringene med midlertidige tiltak og løsninger i stedet for permanente tiltak og løsninger hvor standardisering og bruk av standarder vil gi praktiske og økonomiske gevinster, utvikle kollektive gode og dermed er en viktig del av den fremtidige organisatoriske løsningen for virksomhetens innkjøpsfunksjon. En godt organisert innkjøpsfunksjon skal bidra til standardiserte roller og prosesser med tydelige fullmakter, ansvar og myndighet. Videre skal innkjøpsfunksjonen bidra til å: Involvere, informere, bygge kompetanse, følge opp, evaluere, og ikke minst rapportere. Rapporteringen skal sammen med evalueringen bidra til kontinuerlig forbedringer.

3. Kunnskap gir kapasitet

Det er sagt at «kunnskap øker smerten». Med kunnskap kommer også erkjennelsen av alt vi ikke kan. Det gir oss motivasjon for å drive en kontinuerlig kunnskapsutvikling, samt at «smerten» bidrar til at vi må arbeide i team eller gjennom nettverk. Det er også sagt at «no work is like networking». De politiske målene som er lagt inn i lov og forskrift om offentlige anskaffelser har gjort det av avgjørende betydning å skaffe tilveie spesialkunnskap gjennom f. eks: Standard Norge, Miljømerking, Factlines, Transparency International, Norge, Cicero, Bellona, Skift, KS, NHO, Anskaffelser.no eller gjennom Anbud365.no. Det har aldri tidligere vært mer relevant kunnskap tilgjengelig når offentlige anskaffelser skal planlegges, gjennomføres og følges opp. Det er derfor ikke noen unnskyldning for ikke å vite. Det er snarere slik at vi burde vite, eller burde ha visst når utfordringene møter oss.

4. Hold deg i flytsonen

I enhver jobb er det en sammenheng mellom utfordringer og kompetanse. Vi befinner oss i flytsonen så lenge utfordringene står i forhold til kompetansen. Når utfordringene blir større enn kompetansen vil det føre til bekymring og i ytterste fall angst hos innkjøperen. Når utfordringene blir lavere enn kompetansen vil det kunne føre til at vi kjeder oss og blir frustrerte.

Det er åpenbart et stort behov for at offentlige innkjøpere driver kontinuerlig kunnskapsutvikling og utvikling av innkjøpsfaglige ferdigheter, jfr. den årlige Anskaffelsesundersøkelsen til DFØ og ulike revisjonsrapporter. Anskaffelsesakademiet har i så måte en svært viktig funksjon mht å utvikle ny kunnskap gjennom forskning og en aktiv formidling. Det samme gjelder DFØ gjennom Anskaffelsesdivisjonen, KS, NHO, Standard Norge og ikke minst Anbud365.no. Det er også stadig flere tilbud gjennom advokatkontorer i form av kostnadsfrie frokostmøter og podkaster. Å holde seg i flytsonen er i første rekke anskaffelsesrådgiverens ansvar i form av faglig egenutvikling, men pålegger også virksomhetsledelsen et stort ansvar for å håndtere behovene for kunnskap- og ferdighetsutvikling hos egne innkjøpere. Kunnskap gir kapasitet.

5. Premier feil og avvik

Feil og avvik fører oss nærmere det vi er gode til; å gjøre effektive og samfunnsnyttige offentlige anskaffelser til beste for brukere og befolkning. Å bli klar over feil og avvik danner grunnlaget for kontinuerlige forbedringer. I rettsapparatet og i KOFA blir offentlige oppdragsgivere straffet for feil og avvik. Derfor er oppdragsgivers oppgave å kartlegge feil og avvik i arbeidet med å perfeksjonere egen anskaffelsesfunksjon, slik at det kommer stadig færre saker til retten og KOFA. KOFA’s enorme saksmengde skyldes mangelfull oppfølging av feil og avvik hos de ulike virksomhetene. Den formidable rettsliggjøringen som har funnet sted innenfor offentlige anskaffelser skyldes også virksomhetenes mangelfulle arbeid ved å identifisere forbedringsområder og iverksette tiltak som skal redusere uønskede hendelser.