10 råd til offentlige innkjøpere som kan bidra til et langt og lykkelig liv – del II

Av Jacob M Landsvik, spesialrådgiver, Ressurser på avveie AS

Jeg ble nylig utfordret av Anskaffelsesakademiet til å være Keynote Speaker på FoU-dagene. Innlegget mitt avsluttet med 10 råd til offentlige innkjøpere som kanskje kan bidra til en bedre hverdag. Jeg formidler disse rådene i to artikler. Her kommer artikkel nr 2 med de fem siste rådene. Første del, med de fem første rådene, var på finne på Anbud365 2. januar i år.

6. Skaff deg kommunikasjonskompetanse

Kommunikasjonskompetanse er vesentlig for en god innkjøper. Kommunikasjon kommer av det latinske ordet communicare som betyr: «å gjøre felles». Kommunikasjon er også definert som: «Den prosessen som har tankens enhet som mål.» Det å gjøre felles, eller tankens enhet i innkjøp, er verdiskaping gjennom aktiv samhandling og kommunikasjon med kjøpende enheter og leverandørmarkedet. Derfor er kommunikasjon og gode kommunikasjonsferdigheter av stor betydning.

Kommunikasjonskompetansen blir spesielt viktig når det skal innledes til dialog med markedet, i dialogen med tilbydere i anskaffelsesprosessen og oppfølging av leverandører det er inngått kontrakt med. Arbeidet med å gjøre den planlagte eller gjennomførte anskaffelsen som et felles anliggende for så vel oppdragsgiver som leverandør er avgjørende for at det som skal avtales eller blir avtalt også gjennomføres.

7. Gjør det som er nødvendig

Sir Winston Churchill har sagt: “It is no use saying, we are doing our best. You have got to succeed in doing what is necessary!” Det er i anskaffelsesfaglig sammenheng viktig å stille seg følgende spørsmål: Hvordan legges tjenestene til rette for brukerne? Hvordan utvikles arbeidsmetodene? Hvordan anvender vi ressursene på beste måte? Det går ikke bra med hverken anskaffelsesprosesser eller digitaliseringsprosesser om man ikke ivaretar brukerperspektivet, det profesjonelle perspektivet og ledelsesperspektivet. Det hjelper ikke å gjøre sitt beste dersom disse tre essensielle spørsmålene ikke håndteres og besvares, når det er snakk om gjennomføring av anskaffelser.

Hvordan legges tjenestene til rette for brukerne?

Det er mer enn 20 år siden de første oppdragsgiverne sendte sin første elektroniske bestilling til en leverandør. Man skulle anta at teknologien var kommet vesentlige skritt fremover – og det har den på en rekke områder. Leverandørenes kundefokus og tilretteleggelse for et stadig bedre brukerperspektiv er imidlertid ikke iøynefallende.  Mange leverandører er mest opptatt av å definere sin egen forståelse av til dels kompliserte innkjøpsprosesser og utviser en overraskende liten evne til å ta inn over seg det fagområdet det skal leveres tjenester til. Det er også overaskende liten oppmerksomhet mot brukerne fra oppdragsgivers side når varer og tjenester skal anskaffes. Det er stor sannsynlighet for at når brukerperspektivet svekkes eller uteblir, får det direkte implikasjoner på behovsdekningen.

Det profesjonelle perspektivet

Utvikling av arbeidsmetoder er noe av det viktigste for å lykkes med offentlige anskaffelser. I dette arbeidet er det oppdragsgiver som må sitte i førersetet. Mange oppdragsgivere setter dette arbeidet bort til innleide konsulenter med fare for at de ansatte sjelden eller aldri får eierskap til egne prosesser. Prosessforståelse og prosessutvikling er sentralt i all tjenesteproduksjon.

Ledelsesperspektivet

Det er sagt i mange sammenhenger at det er de ansatte som er virksomhetens viktigste ressurs. Innenfor innkjøpsområdet er den ansatte desidert den viktigste faktoren for å lykkes med «det gode innkjøp». Hvordan ledelse utøves i den enkelte innkjøpsfunksjonen, er helt avgjørende for resultatet av innkjøpsarbeidet og ikke minst graden av vellykkethet i anskaffelsesprosessene. Det er nødvendig å allokere tilstrekkelige ressurser i hele anskaffelsesprosessen for å oppnå et godt resultat.

8. Etisk refleksjon

En rekke virksomhetsledere forventer at ansatte skal falle ned på riktig side av streken når det gjelder etiske valg, uten at ansatte får anledning til etisk refleksjon. Gode etiske valg skjer kun når vi som ansatte og kolleger får anledning til å reflektere over ulike etiske dilemmaer. Etiske refleksjoner gjennom dilemmatrening bør også utgjøre grunnlaget for virksomhetens etiske retningslinjer. Transparency International, Norge har utarbeidet et utmerket hefte med ulike etiske dilemmaer for offentlig sektor. Dilemmatrening må bli en fast øvelse i samtlige offentlige innkjøpsfunksjoner, ikke minst for å motarbeide forfallet som rammer alle organisasjoner og enkeltindivider.

9. Jobb i team

Anskaffelsesfaget har utviklet seg til å bli et svært krevende fag med en rekke politiske mål som skal hensyntas og et relativt krevende regelverk som skal håndteres. Innkjøperens viktigste oppgave er å finne handlingsrommet innenfor regelverket og ta hensyn til de politiske målene som til enhver tid er relevante for den aktuelle anskaffelsen. For å lykkes med dette arbeidet er teamarbeid en forutsetning. Teamarbeid gir viktige synergier i anskaffelses-prosessen som kan illustreres ved at ordet TEAM er forkortelsen for; Together Everybody Achieve More.

10. «Whatever you are – be a good one»

Abraham Lincoln har sagt: “Whatever you are – be a good one.” Anskaffelsesfaget har vært preget av en tilfeldig opplæring og kompetansebygging inntil Anskaffelsesakademiet ble etablert. Anskaffelsesakademiet fremmer Bachelor- og Master utdanninger i offentlige anskaffelser ved å koordinere satsinger fra høyskoler og universiteter i Norge.  

Anskaffelsesfaget krever både kunnskap og ferdigheter. Kunnskap er ferskvare som er avhengig av kontinuerlig kunnskapsbygging og ferdighetene kan bli mangelfulle om de ikke holdes kontinuerlig ved like ved ansvar for planlegging, gjennomføring og oppfølging av offentlige anskaffelser. Forskning, formidling og undervisning innenfor offentlige anskaffelser vil stå stadig mer sentralt for å nå de mange politiske målene som er kommunisert fra Storting og Regjering. De oppdragsgivere som ikke investerer i kunnskap og ferdigheter hos egne innkjøpere gjør ganske enkelt ikke jobben sin og vil aldri oppnå tilfredsstillelsen av å gjøre «Det gode innkjøp». De offentlige innkjøperne som svikter i egen faglige utvikling vil heller aldri få et lykkelig liv som innkjøper.