Invester i dialog med markedet tidlig i anskaffelsesprosessen – og skap en felles forståelse for behovet. Det sier rådgiver Astrid Tømmerhoel i Anskaffelsesenheten for Gjøvikregionen etter å ha vært med på en konkurransepreget dialog. Rett nok tidkrevende, men leverandørene mente at prosessen tok mindre tid for dem enn en vanlig anbudskonkurranse. De slapp nemlig å bruke tid internt på lure på hva oppdragsgiveren har ment. Avklaringene kom underveis.
I kunngjøringen fra mars 2015 inviterte Gjøvik kommune markedet til konkurransepreget dialog. Nytt trådløst nettverk til erstatning for dagens infrastruktur skulle anskaffes, likeledes portsikkerhet og dynamisk tildeling av VLAN basert på nærmere beskrevet teknologi på både kablet og trådløst nett. Anskaffelsen omfatter utstyr, planlegging, prosjektledelse, kartlegging av lokasjoner og konsulentbistand ved implementering. Anskaffelsens verdi ble anslått til mellom tre og fem millioner kroner.
– Hvorfor valgte dere konkurransepreget dialog?
Tømmerhoel sier at oppdragsgiveren, IKT–avdelingen i Gjøvik kommune, ikke var i stand til å presisere de tekniske vilkårene som skal til for denne anskaffelsen uten å være i dialog med leverandørmarkedet. Dialogfasen kunne derfor benyttes til å skape forslag til løsninger som dekker kommunens behov. Beslutningen om bruk av denne prosedyren ble tatt i samråd mellom oppdragsgiver og Anskaffelsesenheten. Det ble ikke gitt kompensasjon til deltakerne, opplyser hun.
Ni meldte seg, fire gikk videre
Ni leverandører meldte sin interesse, hvorav fire – to store og to små – ble prekvalifisert og gikk dermed videre til trinn to i konkurransen – selve dialogfasen.
– Under dialogfasen kunne alle aspekter ved kontrakten drøftes, forteller Tømmerhoel. Vi benyttet separate møter med den enkelte tilbyder, og oppdragsgiveren forbeholdt seg retten til å dele informasjonen mellom tilbyderne uten særskilt samtykke. Møtereferater, leverandørens løsningsskisser og priser ble ikke delt med de øvrige.
Det var lagt opp til to dialogmøter pr. leverandør. Fra oppdragsgiver møtte to fra IT–avdelingen og en fra Anskaffelsesenheten. Leverandøren møtte med opptil fire. Skype ble også benyttet. I første møte presenterte leverandøren en løsningsskisse som grunnlag for dialogen.
Synliggjøre risiko
– Gjøvik kommune ønsket å identifisere risiko fra start – og løpende i prosessen. Leverandøren ble anmodet om å synliggjøre forhold som kan medføre risiko, sier Tømmerhoel.
Det viste seg av leverandørene trengte mer informasjon og oppdragsgiveren sendte ut to dokumenter – «lokasjonsoversikt» og «avgrensning funksjonsnivå». I tillegg fylte leverandørene ut mal for risikoanalyse, og tildelingskriteriene kom opp som tema.
I det andre av de to dialogmøtene presenterte leverandøren en mer spisset skisse i tillegg til gjennomføringsplan. Noen hadde også prissatt skissen, og noen – ikke alle – gav innspill på risiko. Tildelingskriterier ble drøftet, slik at leverandørene visste hva det ville bli lagt vekt på. Dialog var det også om forslag til tidsfrist for levering av tilbud.
Var det verd all tidsbruken?
Etter at dialogfasen var over, var tiden inne for innlevering av endelig tilbud. Prosedyren her fulgte reglene for en vanlig, normal anbudskonkurranse.
– Var det verd all denne tids– og ressursbruken?
Svaret fra Tømmerhoel sår ingen tvil:
– Udelt positivt fra så vel oppdragsgiver som leverandører! IT–avdelingen mener det var en helt riktig måte å gjøre det på, gitt de forutsetningen de hadde for å beskrive behovet. Leverandørene var veldig fornøyde, ikke minst ved å bidra med løsningsforslag underveis i stedet for å møte et forhåndsdefinert og låst scenario. Kunnskap og kompetanse kunne utveksles, og det ble etablert felles forståelse for behov og løsninger.
Spørsmål, misforståelser, krav og tolkninger ble avklart underveis, og da gikk resten av prosessen smertefritt – uten klager i ettertid.
– Selvsagt var det arbeidskrevende med totalt ni dialogmøter, men vi mener det var en god investering, understreker hun, og tviler på om de ville eller kunne ha gjort så mye annerledes. Vi var ikke så «drevne» og kunne sikkert brukt mindre tid, men det var jo første gangen vi prøvde konkurransepreget dialog. Dette var vår måte å gjøre det på, og det fungerte! Fra leverandørene hørte vi for øvrig at dette ikke tar mer tid, men derimot mindre. De fikk avklart spørsmål og uklarheter underveis. De gir uttrykk for at de ellers bruker utrolig mye tid internt for å tolke oppdragsgivers konkurransegrunnlag.
Bli den første til å kommentere på "Konkurransepreget dialog: Dialog og felles forståelse for behov"