Styrket innkjøpstjeneste i Trondheim gav bredere engasjement

(Roger Bang Eie) Hvordan får de ulike kommuner i Norge omgjort sine strategier til handling? Anbud365 har vært i kontakt med et par kommuner for å høre hvordan de organiserer innkjøpstjenesten. Først ut er Trondheim kommunes nærings-, miljø- og samferdselsdirektør Kristian Dahlberg Hauge. Miljø og bærekraft er satsingsområder for kommunen – og våre anskaffelser er antakelig de viktigste næringspolitiske virkemidlene for å sikre ønsket utvikling, slår han fast. I juni får kommunen trolig ny anskaffelsesstrategi.

Organisering av innkjøpstjenesten i norske kommuner påvirkes av flere forhold.  Alt fra kommunens størrelse, økonomi, kompetanse, politiske vedtak og prioriteringer etc.  Vi hører til stadighet at innkjøp og offentlige anskaffelser kan være krevende å håndtere og følge opp. 

Hauge ble tilsatt i februar 2021 i en nyopprettet stilling og er med i kommunens strategiske ledelse – og har blant annet innkjøpstjenesten som sitt ansvarsområde. Trondheim kommune kjøper årlig inn varer og tjenester for ca. 5,4 milliarder kroner. En stor del av disse anskaffelsene skjer gjennom faste leveringsavtaler eller rammeavtaler.  Innkjøpstjenesten er kommunens ressurs- og kompetansesenter for innkjøp. Felles innkjøpsavtaler forhandles frem der hvor kommunen kan oppnå markedsmessige og administrative fordeler ved at hele eller deler av kommunen opptrer i fellesskap.  Det er innført e – handel for alle enheter.  Innkjøpstjenesten yter også rådgiving, opplæring og informasjon om innkjøp og skal bidra til at disse er miljøvennlige og ressursbesparende. 

– Hva er blitt gjort?

Hauge forteller: – I selve innkjøpstjenesten er vi 11 ansatte, men vi er mange flere som er involvert.  Av våre innkjøp er det ca. en tredjedel som er basert på rammeavtaler og som håndteres av innkjøpstjenesten.

– Vi tenker innkjøp og anskaffelser som et strategisk virkemiddel som vi skal bruke i større grad.  Vi har tilsatt 2 nye årsverk, dette gjør at vi kan mer rendyrke kontrakt og forvaltning.  Vår nye anskaffelsesstrategi handler om at vi skal være gode og innkjøperne skal bruke mulighetene til innovasjon og utvikling.  Dette krever at vi lykkes med å skape en kultur der innkjøp og anskaffelser skal kobles med utviklingsmuligheter. 

– Hvorfor har dere satt i gang med dette?

– Kommunens strategi er at vi også skal bruke anskaffelser som et næringsvirkemiddel, leverandørutvikling, innovasjon, klima, miljø og bærekraft.  Størrelsen på våre innkjøp gjør at vi har påvirkningskraft ut i markedet, men det krever innsats og stiller krav til oss som bestillere.  Vi kan utløse ressurser utenfor oss selv.  Vi får også klare tilbakemeldinger fra leverandørsiden om at de ønsker offensive og tydelige krav fra innkjøper.

Hauge påpeker at det årlig kjøpes det inn varer og tjenester for ca. 5,4 milliarder kroner til Trondheim kommune.  Hvordan kommunen prioriterer å bruke midlene har stor påvirkning både på tjenesteutvikling og innovasjon i Trondheim kommune.  I tillegg som en stor offentlig innkjøper bidrar Trondheim kommune til å skape gode løsninger i markedet og stimulerer til næringsutvikling og et mer miljøvennlig og bærekraftig næringsliv.

– Hvordan har dere gått frem?

– Vi har jobbet med en ny anskaffelsesstrategi som skal gjelde for hele kommunen.  Skal vi klare å styrke effekten av innkjøpsrollen, må vi omfatte alle som har denne rollen.  Her har vi invitert til innspill både fra ansatte i egen organisasjon og leverandører.  «Hva kan markedet levere på, medvirkning/forankring – få alle til å snakke samme språk».

– Hvilke resultater har dette ført til?

– Betydelig styrking av fokuset på innkjøp og anskaffelsers rolle – både selve innkjøpsfunksjon og støttefunksjoner, konstaterer Hauge.  Bredere ført, stadig flere i organisasjonen som blir involvert for å nå politiske mål.  Jeg har tro på at innkjøp er meget viktig for å påvirke retning som kommunen har satt seg.  Miljø og bærekraft er satsingsområder for kommunen – og våre anskaffelser er antakelig de viktigste næringspolitiske virkemidlene for å sikre ønsket utvikling.

– Hva er fortsettelsen, Hauge?

– Få politisk vedtatt vår nye strategi som skal være tilpasset en stor og profesjonell organisasjon som kommunen vår er. For å kunne møte forventningene som ligger i kommunens nye samfunnsplan «Trondheimsløftet» og bidra til det grønne skiftet, er det behov for å se på hvordan Trondheim skal bruke anskaffelser aktivt for å støtte og forsterke målene i vedtatte planer og strategier og også tydeliggjøre hvordan Trondheim skal bruke innkjøpsmakta strategisk for å fremme innovasjon og nyskaping. Den nye anskaffelsesstrategien forventes å være ferdigbehandlet i bystyret juni i år.