Tiltak på tiltak er innført de siste par årene i Drammen for å løfte den sammenslåtte storkommunens praktisering av anskaffelser til nye høyder. En forvaltningsrevisjon for et par-tre år siden har bidratt til det som blir et kjempeløft. Stikkord for en del av tiltakene er etablering av anskaffelsesstrategi, nettverket «Sammen for anskaffelser», ny e-handelsløsning, kompetansekartlegging, målrettet opplæring og – kommunen planlegger nå kjøp av innkjøpsanalyseverktøy. Se hele tiltakslisten nedenfor.
Ved kommunereformen ble de tidligere kommunene Svelvik, Nedre Eiker og Drammen samlet til Drammen kommune. I forbindelse med innføringen av (nye) Drammen ble det gjennomført et større harmoniseringsarbeid og iverksatt tiltak for å sikre etterlevelse av regelverk og rutiner for den nye kommunen. Viken kommunerevisjon gjennomførte en forvaltningsrevisjon med tema anskaffelser for Drammen i 2020. Revisjonens anbefalinger var:
• Sørge for at anskaffelser skjer på bakgrunn av konkurranser som er gjennomført i tråd med krav i regelverket.
• Sørge for at alle rammeavtaler som det gjøres avrop på er gyldige.
• Sørge for at det oppbevares (arkiveres) tilstrekkelig dokumentasjon i forbindelse med anskaffelser.
Snart to år etter at rapporten kom ville Anbud365 nå gjerne vite hva kommunen – helt konkret – har gjort for å etterkomme anbefalingene: Hva som er foretatt, hvordan tiltakene er iverksatt (bystyrevedtak e.l.?) og hvordan oppfølgingen er/har vært, var det vi ville høre om.
Kommunen opplyser at mange tiltak som ivaretar punktene revisjonen påpekte i juni 2021, da allerede var påbegynt. I tillegg ble det innført nye tiltak i etterkant av revisjonen. Her er listen over aktuelle anskaffelses-tilknyttede tiltak som er gjennomført i Drammen siden rapporten fra forvaltningsrevisjonen kom:
Anskaffelsesstrategi politisk vedtatt mai 2021
- Hvordan kommunen skal jobbe med sine anskaffelser
- Utarbeidet handlingsplan som viser arbeidet som gjennomføres – pågående aktivitet
Drammensmodell for seriøst arbeidsliv politisk vedtatt 23.05.23
- Påstartet implementeringsarbeid
HMSREG innført
- Bedre kontraktoppfølging og kontroll på bruk av kommunens løpende avtaler og etterlevelse av innholdet i disse
Opprettet nettverket «Sammen om Anskaffelser»
- En felles plattform for alle som gjennomfører og er involvert i anskaffelser i Drammen (vi har flere enheter som gjennomfører egne anskaffelser, eks. IKT/VA/Drammen Eiendom KF/Infrastruktur og Samferdsel)
- Implementering og utveksling av informasjon om rutiner og systemer, oppdateringer, kursvirksomhet, og andre kompetansehevende tiltak (eks møter med Skatteetaten, gjennomgang av kontrollaktiviteter i a-krimarbeidet, høringsforslag etc)
Rutinegjennomgang: alle i Drammen kommune skal følge rutinen i «Håndbok for offentlige anskaffelser» og øvrige styringsdokumenter
- Oppdatert og revidert informasjon i kommunens kvalitetssystem EQS
- Alle anskaffelser over kr 100.000 eks. mva. gjennomføres elektronisk i Mercell (rutine i tidligere Drammen som er videreført og skal sikre etterlevelse av regelverk og arkivering)
- Bestilling av anskaffelse skjer via elektronisk bestillingskjema (sikre forankring av våre rutiner hos bestillere)
- Krav til innkjøp med kommunens e-handelsløsning (sikre bruk av kommunens gjeldende rammeavtaler)
- Rammeavtale med ekstern leverandør for gjennomføring av anskaffelser i de tilfeller kommunen ikke har kapasitet (bidra til kontinuitet)
Innføring av ny e-handelsløsning høsten 2022
- Gjennomført utstrakt kursvirksomhet for kommunens innkjøpere. Gir god opplæring og forståelse for bruk av kommunens rammeavtaler samt regnskapsrutiner
- Alle innkjøpere må nå sertifisere seg gjennom kommunens egen opplæringsmodul før de får tilgang som bestiller
- Opprettet Teamskanal for innhold i rammeavtaler, kommunikasjon og endring
Mercell-løsning
- Fullskalaløsningen som ble brukt i tidligere Drammen ble videreført slik at alle som jobber med anskaffelser i Drammen fra 2020 benytter denne løsningen
- Felles saks- og arkivsystem implementert ved kommunesammenslåingen
- Innført fullverdig integrasjonsløsning mellom Mercell og kommunens arkivsystem (P360) som sikrer arkivering
- Avtaleeier mottar elektroniske varsler via kontraktsadministrasjonsverktøyet om kommende prolongeringer/opphør av avtaler
- Ved bruk av ekstern rammeavtaleleverandør for gjennomføring av anskaffelser skal denne jobbe prosjektbasert i kommunens egen Mercell-løsning (ikke på egen plattform)
Kompetansekartlegging innen offentlige anskaffelser og fokus på målrettet opplæring av ulike roller involvert i anskaffelsesprosesser:
- Sertifiseringskurs for ansatte (SOA Basis / SOA Bærekraft) gjennomføres jevnlig
- KS kurs / andre tilpassede kurs
- Kursopplæring i teamet «Sammen om Anskaffelser»
Anskaffe innkjøpsanalyseverktøy for effektiv styring, oppfølging og kontroll
- Pågående prosess. Er i planleggingsfase.
- Skal benytte DFØs innkjøpsverktøy i påvente av eget system – her har vi pågående prosess med DFØ for overføring av data.
Innføring av Workplace for alle ansatte i Drammen:
- Informasjon om nye avtaler og bruk av disse – legges jevnlig ut informasjon i grupper som har behov for å kjenne til avtaler/motta informasjon om disse
Bli den første til å kommentere på "Drammen i gang med kjempeløft for styrket anskaffelsespraksis"