Revisjons-kritikk: Har ingen i kommunen full oversikt over inngåtte avtaler?

I 2022 fant Romerike revisjon at Eidsvoll kommunes anskaffelsespraksis ikke var i pakt med anskaffelsesreglene eller eget innkjøpsreglement i tilstrekkelig grad. I 2019 gjorde samme revisjon samme øvelse og kom til samme resultat. Ingen friskmelding m.a.o. fra revisjonens side. Og: – Det virker som om ingen i kommunen har den fulle oversikt over hvilke avtaler kommunen selv har (arkivsystem), omfanget av den enkelte avtale og oppfølgingen av disse, slår revisjonen fast denne gangen.

Romerike revisjon gjennomførte tilsvarende etterlevelseskontroll i 2019 og konkluderte da slik: «… kommunen har foretatt anskaffelser av varer og tjenester hvor anskaffelsen ikke har vært gjenstand for anbudskonkurranse. Kommunens praksis har, etter vår mening, vært i strid med eget innkjøpsreglement og lov om offentlige anskaffelser.»

«Der dette er å oppdrive»

Fjorårets etterlevelseskontroll omfattet i overkant av 110 leverandører som har levert varer/tjenester for mer enn kr 350 000. Av disse var det 40 leverandører knyttet til avtaler inngått av Eidsvoll kommune, resten av innkjøpssamarbeidet de er med i. Revisjonen har fra kommunen mottatt avtaler og protokoller knyttet til de 40 – der dette var å oppdrive, bemerker revisjonen.

Det er etablert tilfredsstillende rutiner og internkontroll gjennom innkjøpsreglement, veiledere og maler, til at regelverket for offentlige anskaffelser skal kunne etterleves, heter det.

1,9 mill på utgått avtale

På områder uten rammeavtale/kontrakt gir revisjonen eksempler på seks anskaffelser hvor de ikke har mottatt dokumentasjon på at det er gjennomført konkurranse og/eller at dette er tilstrekkelig kunngjort. Revisjonen fant også en avtale som løp ut i februar 2015 med anslått verdi 130 000 eks mva, men som i mars i fjor fortsatt var i bruk og da viste regnskapet et forbruk på avtalen på 1,9 mill.

Tre eksempler på ulovlige direkteanskaffelser fant revisjonen også – enten ved at kunngjøring ikke var foretatt eller der kommunen foretar anskaffer av varer/tjenester fra samme leverandør også etter avtaleperiodens utløp.

Overforbruk – eller bommet på anslått verdi?

Anskaffelser utover anslått verdi i utlysningstekst/avtale dukket også opp:

• Det er inngått avtale om kjøp av håndverkertjenester med varighet totalt 4 år, anslått verdi 500 000,-eks. mva. Leverandør har levert varer og tjenester i perioden 1.6.2020 til 31.12.2022, for kr 5,8 mill. eks. mva.
• Det er inngått avtale med 5 leverandører for innleie av maskiner, lastebiler og
  mannskap. Avtalen varier i fire år fra juni 2021, med anslått verdi kr 3 mill. eks. mva. De fem har til sammen levert tjenester frem til utløpet av 2022 for kr 4,8 mill. eks. mva.
• Det er inngått avtale med 2 leverandører av byggevarer, festemateriell og annet
  tilsvarende utstyr. Avtalens varighet er totalt fire år, verdi anslått til 350 000,- eks. mva per leverandør pr. år. – til sammen kr 2,8 mill. for hele avtaleperioden. De to har til sammen levert varer 1.6.2020 til 31.12.2022 (2 år og 7 måneder) for kr 3,1 mill. eks. mva. – dvs. i snitt 1,2 mill. pr. år.

Manglende kunnskap/opplæring

Revisjonen konkluderer med at Eidsvoll kommune ikke i tilstrekkelig grad etterlever anskaffelsesreglene og eget innkjøpsreglement ikke i tilstrekkelig grad etterleves. Det virker som om ingen i kommunen har den fulle oversikt over hvilke avtaler kommunen selv har (arkivsystem), omfanget av den enkelte avtale og oppfølgingen av disse. Grunnen til manglende etterlevelse, mener revisjonen, kan skyldes manglende kunnskap/opplæring om regelverket, mangelfull arkivering av dokumenter (arkivsystem) og en knapphet på ressurser.