I en dynamisk innkjøpsordning er muntlig dialog ikke tillatt. Alt skal foregår elektronisk og skriftlig. Først etter kontraktsinngåelse kan oppdragsgiver og leverandør snakke sammen. Men Mattilsynet, og mange med dem, har likevel såkalte vurderingssamtaler før kontraktsignering – verifisering av innleverte cv/tilbud. Rettstilstanden er ikke helt klar, heter det, og de synes DFØs (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) tolkning er streng. Leverandørmarkedet har hittil ikke reagert negativt på måten de gjør det på.
I et tips Anbud365 nylig fikk inn, heter det bl.a.:
«Det er strengt og lovpålagt å bruke et KGV-system for offentlig anskaffelser. DFØ har skrevet på anskaffelser.no at alle prosesser skal kjøres fullt ut digital på KGV-system når det gjelder en DPS. Det er ikke tillatt å utføre intervjuer og muntlige samtaler utenfor KGV helt frem til kontrakten er signert. Referanse: https://anskaffelser.no/avtaler-og-regelverk/dynamisk-innkjopsordning».
DFØ-veileder
Det siktes til en konkurranse med dynamisk innkjøpsordning (DPS) som Mattilsynet har kunngjort. Der fremgår det at de gjennomfører muntlige valideringssamler som er kommunikasjon utenfor KGV, ifølge tipseren, som fortsetter: «Slike samtaler blir heller ikke loggført i KGV. Mattilsynet mener at DFØ har utarbeidet en veileder som vi anser som kun en anbefaling, og at Mattilsynet kan fortsatt utføre muntlige valideringssamtaler utenfor KGV etter tildeling.»
Til dette ville vi gjerne ha en kommentar fra Mattilsynet. Kjell Hermo, seksjonssjef for anskaffelser på Mattilsynets hovedkontor sier til Anbud365 i en epost at Mattilsynets prosess er helelektronisk frem til tildelingen er gjennomført. Vurderingssamtalen skjer etter tildeling av kontrakt, og er kun brukt til verifisering av innleverte cv/tilbud. Vurderingssamtalen er ikke grunnlag for evalueringen, og vi innhenter ikke tilleggsinformasjon, opplyser han, og:
Kjent for tilbyderne
– Vurderingssamtalen er kjent for tilbyderne, da denne er opplyst om både i kunngjøringen av DPS’en, og i konkurransegrunnlaget på hvert enkelt oppdrag innenfor ordningen:
- «Før kontrakt signeres vil valgte leverandørs ressurs innkalles til en vurderingssamtale for å kvalitetssikre at konsulenten har den erfaringen og kunnskapen som er oppgitt i tilbudet.» (Fra kunngjøringen av DPS)
- “Tildelinger kan omgjøres, dersom Mattilsynet mener at vinner av konkurransen i vurderingssamtalen, ikke fremviser de egenskapene, erfaringene og kompetansen som det vises til i dokumentasjon, jfr. pkt 4 i «Kvalifikasjon til Dynamisk innkjøpsordning». (Fra konkurransegrunnlaget)”
Ikke negative tilbakemeldinger
– Vi ser at flere andre virksomheter gjør det på tilsvarende måte. Rettstilstanden er ikke helt klar, og vi mener derfor at DFØ tolker dette strengt i sin veileder. Leverandørmarkedet har så langt ikke kommet med noen negative tilbakemeldinger på måten vi gjennomfører dette på, slår Hermo i Mattilsynet fast.
I en kommentar fra DFØ heter det at de viser til veiledningen om dynamiske innkjøpsordninger på anskaffelser.no og ønsker ikke å kommentere konkrete tilfeller. – Per i dag har vi ikke noen planer om å endre på veiledningen, sier seksjonssjef Jan Henrik Skogen i DFØ.
Kjell Hermo (bachelor i logistikk) sier at jurister (master i rettsvitenskap) fra DFØ har utarbeidet en veileder som er streng, og derfor skal ikke følges.
Mattilsynet har også utarbeidet noen veiledere om dyr og mat. Gårdseiere og bøndene skal snart også starte å mene at Mattilsynet tolker regelverket om dyr, jordbruk og mat strengt i sine veiledere, og derfor bør ikke følges.
Når en som har bachelor i logistikk føler at rettstilstanden ikke er klar så er det lurt å følge veileder fra fagpersoner som har master i rettsvitenskap.