Milliardkjøp av konsulenter uten avtale-oversikt og egne oppfølgings-rutiner

Tross kjøp av konsulenttjenester i milliardklassen hadde ikke det kommunale foretaket Oslobygg egne rutiner for oppfølging av konsulentkontrakter. Foretaket hadde heller ikke en samlet oversikt over inngåtte avtaler om konsulenttjenester. Rutiner for vurdering av behovet for kompetanseoverføring mellom konsulenter og ansatte var det ikke. Dette fremgår av en revisjonsrapport som Kommunerevisjonen i Oslo la frem.

I rapporten «Konsulentbruk i Oslobygg KF» kommer revisjonen med en rekke anbefalinger:

• vurdere å iverksette tiltak som kan bidra til å redusere foretakets konsulentbruk, herunder operasjonalisering eller avklaring av hva som er nødvendig konsulentbruk for foretaket
• iverksette tiltak som kan bidra til at behovet blir tilstrekkelig vurdert og dokumentert i forkant av en konsulentanskaffelse
• sikre bedre oppfølging av konsulentkontrakter
• iverksette tiltak for å sikre tilstrekkelig fakturakontroll, herunder avklare ansvar for fakturaoppfølgingen når foretaket benytter kommunens samkjøpsavtaler
• iverksette tiltak for å forsikre seg om at konsulentene har forpliktet seg til å etterleve kommunens etiske regelverk
• iverksette tiltak for å sikre at mulige interessekonflikter registreres og følges opp, og at konsulenter gjennomfører nødvendige habilitetsvurderinger

Konsulenttjenester for milliarder

Oslobygg KF kjøper konsulenttjenester for betydelige beløp. Fra foretaket gikk i operativ drift i september 2021, frem til desember 2022 kjøpte foretaket konsulenttjenester for om lag 1,2 mrd.

Det var flere svakheter i Oslobygg KFs oppfølging av konsulentkontrakter, konstaterer Kommunerevisjonen. Foretaket hadde bl.a. ikke en samlet oversikt over inngåtte avtaler om konsulenttjenester eller rutiner for vurdering av behovet for kompetanseoverføring mellom konsulenter og ansatte. Det var uklarheter mellom Oslobygg KF og Utviklings- og kompetanseetaten i fakturaoppfølgingen av konsulenter som ble anskaffet gjennom kommunens samkjøpsavtaler. Uklarhetene førte til at Oslobygg KF i liten grad kontrollerte disse fakturaene. Undersøkelsen til revisjonen viste også utfordringer ved Oslobygg KFs system for registrering av mulige interessekonflikter.

Oppfølging av kontrakter

Oslobygg hadde ikke egne rutiner for oppfølging av konsulentkontrakter. Det var flere svakheter ved foretakets oppfølging av kontraktene. Foretaket hadde ikke systemer som på en enkel måte ga en samlet oversikt over eller mulighet for kontroll av inngåtte avtaler om konsulenttjenester. Dette gir risiko for blant annet at det foretas ulovlige anskaffelser fordi en rammeavtale er overskredet.

Oslobyggs rutiner tilsa at behovsvurderinger skulle gjennomføres og dokumenteres før konsulentanskaffelser. Det var en svakhet, skriver revisjonen, at foretaket ikke hadde rutiner som sikret at vurderingene ble dokumentert, herunder om alternativer til konsulentanskaffelser hadde blitt vurdert. I tilfeller hvor dokumentasjon ikke forelå, er det vanskelig å vite hva som eventuelt ble vurdert. Det kan også gi utfordringer for læring og evaluering i etterkant. Dersom tilstrekkelige vurderinger ikke blir gjennomført, gir det risiko for at foretaket anskaffer konsulenttjenester selv om behovet kunne vært løst helt eller delvis uten bruk av konsulenter.