Oslo kommune: Fjern hele del II, begrens innsynsretten

Fjern del II fra forskriften. Del I bør gjelde for alle anskaffelser under EØS-terskelverdi – med kunngjøringsplikt over en gitt verdi. Det er budskapet fra Oslo kommune til Anskaffelsesutvalget. Samtidig mener kommunen at innsyn i andre leverandørers tilbud bør begrense seg til innsyn i de vinnende tilbud fremfor i samtlige tilbud.

Oslo kommune har plass i referansegruppen til Anskaffelsesutvalget og har benyttet muligheten til å komme med skriftlig innspill til arbeidet i utvalget. Blant annet påpekes det i innspillet at det særlig er bestemmelsene i del II av forskriften som oppfattes som unødvendig komplisert. Og det ble de facto mer komplisert da forenklingsutvalget la frem sin innstilling. Ofte er det de mindre oppdragsgiverne med færre profesjonelle miljøer som må forholde seg til både del II og del III av regelverket. Oslo kommune mener også det er et paradoks at de oppdragsgiverne som gjennomfører færrest og sjeldent anskaffelser, må forholde seg til flere regelsett, flere ulike prosedyrer enn de store oppdragsgiverne som stort sett følger forskriftens del III.

Fjerne del II

Man bør fjerne del II av forskriften, skriver Oslo kommune i sitt innspill. Del I bør gjelde for alle anskaffelser under EØS-terskelverdi. For å sikre at prinsippet om konkurranse blir ivaretatt på en god måte bør det likevel være kunngjøringsplikt over en gitt verdi. Dette gjelder især bygg- og anleggsanskaffelser hvor EØS-terskelverdien er høy. Av forskriften del I følger allerede dokumentasjonsplikt, men det kan være hensiktsmessig å presisere hva som bør ligge dokumenteres i en anskaffelsesprotokoll, f.eks. i form av en protokoll.

I tillegg tar kommunen fatt i «det gode innkjøp». I dagens regelverk, heter det, er fokus på å “gjennomføre konkurransen riktig”. Dette gjenspeiler også mange oppdragsgiveres hverdag; gjennomføre anskaffelser i tråd med regelverket, unngå klager og sanksjoner i selve konkurransegjennomføringen. Satt på spissen kan man gjennomføre en anskaffelse i tråd med reglene, men uten dekke behovet eller oppnå de ønskede gevinstene i praksis, slår kommunen fast.

God planlegging og god oppfølging

For å oppnå reelt gode innkjøp, må fokus i større grad enn i dag være god planlegging og god oppfølging. En av årsakene til manglende fokus på det gode innkjøp kan være dårlig lederforankring eller manglende forståelse av å benytte anskaffelser som et strategisk virkemiddel. Mangel på kompetent arbeidskraft kan også være årsak. Dårlig planlegging som igjen medfører «dårlig tid» er også en utfordring.

Klager og innsynsbegjæringer er også med på å forsinke enhver prosess, fremholder Oslo kommune. Retten til innsyn følger riktignok av offentleglova, men utgjør en krevende og stor jobb for ethvert innkjøpsmiljø. Men retten til innsyn er en viktig del av leverandørers mulighet til å etterprøve oppdragsgiveres gjennomføring av en anskaffelse. Dette er et viktig prinsipp som ikke bør endres.

Innsyn bør begrenses

Samtidig er det på det rene at mange ber om innsyn i samtlige tilbud uavhengig av konkurranseresultatet. – Vi opplever at fokus da er på hva konkurrenter tilbudt for å rigge fremtidige tilbud fremfor å sjekke om den aktuelle anskaffelsen har foregått på lovlig måte. Slik vi ser det bør derfor innsyn i andre leverandørers tilbud begrense seg til innsyn i de vinnende tilbud fremfor samtlige tilbud, skriver Oslo kommune. Leverandørene vil på slik måte kunne etterprøve gjennomføringen av anskaffelsen samtidig som det vil være betydelig tids- og ressursbesparende for oppdragsgivere.