Britisk sjekk av anskaffelser gav 18 punkter for effektiv konkurranse

I år forlater Storbritannia EUs anskaffelsesregelverk og erstatter det med sitt eget. I den forbindelse har National Audit Office – den britiske riksrevisjonen, gransket sentralmyndighetenes anskaffelsespraksis – om konkurransen er effektiv. Resultatet har revisjonen samlet i 18 «beste praksis»-punkter.

I rapporten undersøker den britiske riksrevisjonen om myndighetene har på plass mekanismer til å forstå og stimulere konkurranse i offentlige anskaffelser. Samtidig sjekkes hvordan de ulike virksomhetene kan gjøre mer effektiv bruk av konkurranse. Revisjonens innsikt kommer av studier av en rekke anskaffelsesprosesser – alt fra kjøp av bredbåndsprogram via asylmottak til støtte tjenester. Den ervervede kunnskapen dekker store deler av offentlige anskaffelser der det forventes å kunne være et konkurransepreget marked.

En liste med kunnskapspunkter er kommet som resultat av revisjonens undersøkelse, en slags beste praksis:

Ved fastsettelse av krav:

Bruk kunnskap om markedet for å informere hva som er mulig å oppnå, for å unngå unødvendig utelukkelse av potensielle leverandører gjennom overambisiøse tilnærminger.
Definer krav som er tilstrekkelige tydelige for leverandørene, samtidig som det gis rom for fleksibilitet og innovasjon hvis det er et siktemål med kontrakten.
Identifiser og tydeliggjør fordeler og kostnader tidlig nok til å sikre at både kjøpere og leverandører tar avgjørelser basert på riktig informasjon.

Når det kjøpes:

Identifisere den beste måten å sikre det som ønskes, enten egenregi, i markedet eller en kombinasjon av de to.
Vurder risiko i forbindelse med levering, integrasjon og styring gjennom å inngå flere kontrakter for når et produkt skal leveres, en prosess gjennomføres eller en tjeneste benyttes.
Vurder hvordan risikoen for leverandørsvikt kan bli håndtert og erkjenn eksisterende risikoappetitt når tilnærming velges.

Når myndighetene samarbeider med leverandører:

Samle inn detaljert markedsinformasjon ved enhver mulig anledning, inkludert fra eksisterende leverandører.
Forstå hvor felles innkjøpsordninger best kan brukes til å styrke kjøpekraft.
Samarbeide med leverandører i markedet for å forstå deres kapasitet og situasjon.

I forbindelse med kontraktstildeling:

Sørge for at det velges riktig kontraktsmodell og prismekanismer.
Sørge for at det er nok tid til å gjennomføre prosessen korrekt.
Gi detaljert tilbakemelding til både vinnere og tapere.

Når myndighetene overvåker en kontraktgjennomføring eller et marked:

Sørge for at det er en passende periode for å tillate og mobilisere relasjoner og å få gode kontraktsprosesser.
Vurdere om også andre kan bidra til kontrakten, for eksempel underleverandører i forsyningskjeden eller forpliktelser oppdragsgiveren må oppfylle for at leverandører skal lykkes.
Sørge for at det samles inn nødvendige opplysninger for å vurdere oppnådde resultater.

Før kontraktsperioden løper ut:

Bruke tilgjengelige mekanismer for å samle inn data om leverandørstatus og markedet, for å skaffe kunnskap til fremtidige anskaffelser.
Sikre at det er kunnskap om kostnader og annen informasjon som er nødvendig for å støtte overgang frem til neste kontrakt
Opprettholde beredskap for leverandørsvikt og vurdere alternativene for å gjøre endringer der dette synes å være fordelaktig.