Vil ha hjelp fra tilsynsmyndighet for oppfølging av kontrakter

(Roger Bang Eie) Jeg kunne tenke meg en tilsynsmyndighet, som kunne overta noe av den kontrollfunksjon, som i dag blir overlatt til oss i vår kontraktsoppfølging.  Samfunnshensyn, miljø og klima er tidkrevende og ofte vanskelig å følge opp.  Slik forklarer Christina Rörick, innkjøpsleder Regionalt innkjøp i Kongsvingerregionen til Anbud365 – når vi ber om kommentarer til innspill, oversendt Anskaffelsesutvalget, som skal se på en forenkling av lovverket. 

Offentlige anskaffelser oppleves av mange som tungrodd, byråkratisk og tidkrevende.  Forhold som går igjen: Frykt for å gjøre feil, misforhold mellom samfunnsmål og effektive innkjøp, mistillit til vurderingskriterier, m.m. Et enklere regelverk må til, regjering har gitt oppdraget til Anskaffelsesutvalget, som har bedt om innspill.  Anbud365 har loddet stemningen hos ulike aktører ved anskaffelser.  Dagens kandidat: Christina Rörick, Innkjøpsleder for RIIK, tilsatt i Kongsvinger kommune.

Rörick er innkjøpsleder for vertskommunesamarbeidet Regionalt innkjøp i Kongsvingerregionen (RIIK), der Kongsvinger kommune er vertskommune. RIIK er et innkjøpssamarbeid mellom 7 kommuner og tilhørende interkommunale selskaper, herunder Kongsvinger, Eidskog, Grue, Nord- Odal, Sør- Odal, Våler og Åsnes kommune. 

RIIK inngår felles rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger på vegne av samarbeidet. Gjennom samarbeid om anskaffelser kan kommunene øke innkjøpskompetanse og kvalitet i innkjøpsarbeidet, inngå mer prisgunstige avtaler og redusere egne administrative kostander knyttet til anskaffelsesprosesser og kontrakts forvaltning.

Anbud365: Anskaffelsesutvalget oppfordres til å vurdere tiltak for å begrense oppdragsgivers ressursbruk knyttet til innsynsbegjæringer.  Er du enig, at i noen tilfeller, er ressursbruk i denne sammenheng misbruk av offentlige midler?

Rörick: Ja, jeg er litt enig. Det brukes mye ressurser på slikt. Leverandører vil ha innsyn i konkurrenters tilbud og media ønsker å dekke saker som kan være av offentlig interesse. Noen selskaper kan se ut til å ha rutiner, der det bes om innsyn i minimum det vinnende tilbud, uansett utfall av konkurranser. En slik tilnærming er nok ikke begrunnet i et prinsipp om etterprøvbarhet, og fremstår mer som et ønske om å få innsyn i konkurrenters tilbud.

Det er ikke bare tidsbruken knyttet til innsynsbegjæringer som er en utfordring, også tilliten til det offentlige utfordres. Jeg har støtt på selskap som ikke ønsker å konkurrere om offentlige kontrakter – begrunnet med risiko for at kritisk selskapsinformasjon, ved innsynsbegjæringer, risikerer å bli offentliggjort av oppdragsgiver.  Mulig offentlighetsloven er klar for modernisering? 

Selv om prosessen med innsynsbegjæringer kan være tidkrevende, er jeg for at denne ordning videreføres – dette er viktig for at samfunnet fortsatt skal ha tillit til offentlige anskaffelser.  Hva med kunstig intelligens, kunne det vært en mulighet – at den kunne tatt over de mest ressurskrevende oppgavene med innsynsbegjæringer, ivaretatt av en egen tilsynsmyndighet?

Anbud365: Nedre terskelverdi for lovens virkeområde er i dag NOK 100 000, en grense som har vært uendret siden 2006. Bør regelverket endres slik at beløpsgrensen f.eks. indeksreguleres?

Rörick: For oss som jobber i sentrale innkjøpssamarbeid eregentlig ikke beløpsgrensen så relevant for vår arbeidshverdag. Den kan fungere som en måleparameter for enkeltanskaffelser, med en gevinst potensiale. Der hvor det ikke eksisterer innkjøpssamarbeid eller sentrale innkjøpsenheter, er en slik beløpsgrense mer relevant – og viktig for å bidra til mer bruk av lokal handelsnæring.  Vi påvirkes og oppfordres til å tenke mer strategisk innenfor offentlige anskaffelser.  Innkjøpsteori, EØS- regelverk og politikk implementering, går ikke alltid hånd i hånd, men påvirker vårt handlingsrom. Ved offentlige anskaffelser har en nedre terskelverdi grense en funksjon, særlig i desentraliserte organisasjoner.  På lik linje med øvrig justering av terskelverdi bør og denne nedre grense oppjusteres. 

Anbud365: Bør krav om samfunnsmål (miljø, klima, menneskerettigheter etc.) begrenses i offentlige anskaffelser, dersom det kan ivaretas på andre områder?

Rörick: Anskaffelsesloven skal fremme effektiv bruk av samfunnets ressurser. Samfunnsmål som vi ønsker ivaretatt i en anskaffelse, kan være både vanskelig å evaluere og følge opp i kontraktsperioden.  I mange tilfeller vil det være annen kompetanse som bedre kan ivareta slike hensyn.  Å pålegge offentlige innkjøpere og kontraktsforvaltere flere oppgaver, innenfor regelverket for offentlige anskaffelser er uheldig.

Alle er opptatt av å gjøre en god jobb, men når arbeidsoppgavene ikke står i forhold til ressurser eller kompetanse tilgjengelig, vil vi risikere at offentlige innkjøpere søker andre oppgaver og kompetansen på sikt forsvinner.  Det vil gå utover både kvalitet og pris på offentlig vare- og tjenesteproduksjon.

Når storparten av vareproduksjonen foregår i Asia, er det vel få eller ingen offentlige virksomheter som har budsjetter til å følge opp, i hvilken grad leverandør faktisk ivaretar sosialt ansvar i egen verdikjede. 

Jeg kunne tenke meg en tilsynsmyndighet som kan ta over noen av oppgavene vi i dag opplever, blir lagt til oss å passe på; åpenhetsloven, menneskerettigheter og bekjempning av arbeidslivskriminalitet.

Anbud365: Er du positiv til at det offentlige i en anskaffelse ved tildeling av kontrakt – skal kunne ta hensyn til en leverandør basert på lokal nærhet?

Rörick: Ja, menikke uten et bevisst forhold til lokalt leverandørmarked og hvordan det fungerer. Her kan innkjøp bidra sammen med administrativ og politisk ledelse.  Kommunene omsetter betydelige beløp hos vare- og tjenesteleverandører og entreprenører.  Det er fullt mulig å se omsetningen i sammenheng med behovet for å skape en bærekraftig regional utvikling der «kortreist» og bruk av lokale aktører er mer fremtredende i våre kategoristrategier.  I hvilken grad det vil la seg gjennomføre uten å utfordre EØS- regelverket er jeg mer usikker på.

Det er nok et større handlingsrom i anskaffelsesregelverket enn hva vi benytter oss av i dag.  Kommuner har oftere økonomiske utfordringer med tilhørende mangel på ressurser og kompetanse. I en allerede presset økonomi med begrensede ressurser, velges ofte kortsiktige løsninger, som letter de økonomiske utfordringer man har akkurat nå, men som på sikt kan få større negative økonomiske effekter.