Nå foreligger grunnlag for å bygge rutiner for effektiv oppfølging av kontrakter

Nå skal små og store offentlige oppdragsgiver kunne bygge opp sine egne rutiner for effektiv oppfølging av sine respektive kontrakter. Grunnlaget finnes i den beste praksis-veiledningen som DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) lanserte på et seminar i formiddag. I veiledningen fins verktøy og sjekklister, den er organisert i steg for steg-struktur og inndelt i to nivåer – basis og avansert. Flere eksempler på god konraktoppfølging etterlyses, og risikovurdering som grunnlag for prioritering av hva som skal følges opp, er alfa og omega.

Det var nærmere 400 som fulgte dagens seminar – enten fysisk eller digitalt – der den nye beste praksis-veiledningen ble lansert. Beste praksis-veiledningen finner du her.

Divisjonsdirektør Dag Strømsnes i DFØ slo fast at det er potensial for å jobbe mer og bedre med kontraktsoppfølging. Vi må, sa han, sikre at vi får det vi har bestilt på gitte vilkår.

68% Arbeidstilsyn-pålegg

At det er et potensial for å gjøre det bedre på oppfølging av kontrakter kunne tall fra Arbeidstilsynet kontroll vise. Anne Kristine Holstad kunne opplyse at tilsynet de siste årene hadde gjennomført i størrelsesorden 1150 kontroller på dette området, og hun kunne konstatere at det offentlige innkjøps-Norge var blitt mer profesjonelle. Også kontraktsoppfølgingen er god mange steder, men på lønns- og arbeidsvilkår henger man noe etter. Det ble gitt pålegg i 68% av tilfellene i snitt når det gjaldt spørsmålet om nødvendig kontroll var gjennomført, og i dette bildet inngår manglende kontroll av lønns- og arbeidsvilkår.

Prosjektleder for veiledningen, DFØs Anne Cathrine Jacobsen, opplyste på seminaret at veiledningen favner bredt, forsøker å være til nytte både for store og små virksomheter, for enkeltkjøp og rammeavtaler. I første omgang er det seriøsitetskrav som står sentralt, men hva veiledningen byr på, kan legges til grunn i all kontraktsoppfølging. Veiledningen er dynamisk, den skal kontinuerlig utvikles og neste er miljø.

Tilpasses til hver kontrakt

Veiledningen forutsettes tilpasset den enkelte kontrakt, og en eksempelbank er etablert. Jacobsen inviterte virksomheter til å sende inn eksempler som kan illustrere god kontraktoppfølging. Ettersom det er stor spennvidde blant offentlige virksomheter, både mht til størrelse, kompetanse og ressurser, er veiledningen organisert i to nivåer: Basis og avansert. Basis der det er et minimum av kapasitet og kompetanse, avansert dreier seg om virksomheter med tilstrekkelig kompetanse og kapasitet. Dette er, understreket hun, et viktig grep.

Planlegging av kontraktsoppfølging bør skje allerede når selve anskaffelsen planlegges, understreket Jacobsen. Og hun la vekt på at en forutsetning for effektiv kontraktsoppfølging er at virksomhetene må få ressurser, kompetanse og kapasitet.

Steg for steg

Veiledningen er bygget opp slik at den viser prosessen med kontraktsoppfølgingen steg for steg. Sjekklister er med, både en for basis og en for avansert nivå, tilvarende når det gjelder enkelt kjøp og rammeavtaler. På grunnlag av veiledningen anbefalte Jacobsen at den enkelte virksomhet kan bygge opp egnede rutiner for oppfølging av ulike kontrakter.

I tillegg viser veiledningen forskjell mellom lovpålagte seriøsitetskrav og andre, kontraktsfestede seriøsitetskrav. Og, ikke minst, vurdering av risiko står sentralt – det er grunnlag for prioritering i kontraktoppfølgingen.