(En Anbud365-kommentar) Gode, utdypende tildelingsbrev er en vinner, ja. Oppfølging av kontraktstildeling med dialog med konkurransens tilbydere er stjerne i boken. Slikt gjør at næringsdrivende føler at de behandles med respekt for alt det arbeidet de nedlegger i å skrive tilbud. Vi snakker om omdømme, om mulighet til å øke tilfredshet med den offentlige oppdragsgivers anbudspraksis. Det kan friste flere til å komme med tilbud, konkurransen blir bedre. Ikke minst, omfanget av innsynsbegjæringer kan bli mindre, kanskje vesentlig mindre. Bare gevinster! Så hvorfor gjør ikke alle det slik?
Hovedorganisasjonen Virke har hatt en undersøkelse blant sine medlemmer, som stort sett er i handels – og tjenesteyterbransjene. Blant spørsmålene til de næringsdrivende var hvor tilfreds man er med sin kommunes anbudspraksis. Om lag hver fjerde som svarte, mente dette var et viktig spørsmål. Og av disse igjen var litt over hver tredje tilfreds med sin kommunes gjennomføring av slike prosesser.
Men også de som ikke anså spørsmålet som særlig viktig, fikk svare på spørsmålet om tilfredshet med kommunens anbudsprosess. Bare 16 % av de lokale næringsdrivende som Hovedorganisasjonen Virke representerer, svarte at de var tilfredse med sin kommunes anbudspraksis.
Handle lokalt?
Hvor representative disse tallene er for det samlede næringslivet i den enkelte kommune, skal være usagt. Men vi vil nok svare, om noen presser oss på det, at andelen tilfredse her trolig ikke er så langt unna den totale realitet. Hvorfor det er slik, har mange årsaker. Grunnleggende er den kulturelle avstanden mellom det å forvalte det offentliges penger på den ene siden og det å skulle selge mest og best mulig for å tjene penger til arbeidsplasser, skatt og eget utkomme.
Vi kjenner ikke strukturen i Virkes medlemsmasse, men om mindre handelsvirksomheter i betydelig grad er blant disse, vil vi tro at ønsket om at kommunene skal handle lokalt spiller inn på undersøkelsesresultatet. Et slikt ønske – eller krav – dukker med jevne mellomrom opp i lokalmedienes spalter og på de lokale næringsforeningenes møter. Debatten – om enn ikke fullt ut – minner om den som for en stund siden utspant seg innen hotellbransjen, nemlig den enkeltstående i kamp mot kjedenes stedlige representant.
Ubenyttet handlingsrom?
Retorisk kan man spørre om hva som er den store lokale forskjellen om en av de store dagligvarekjedenes butikk med fem lokalt ansatte vinner i en konkurranse med kjøpmann Hansen med sine fem ansatte lokalt. Dersom kjedebutikken ligger lavere i pris, har bedre leveringssikkerhet mv. Da minner denne debatten mer om Norges evigvarende motsetningsforhold – distrikt mot sentrum, enn om det å ta vare på lokale arbeidsplasser og skatteinntekter.
Men om vinneren er en kjedebutikk langt unna lokasjonene og dens stedlige er taperen, stiller det seg noe annerledes – og mer og mer jo mer utpreget et slikt valg er, ofte begrunnet med laveste pris. Da er det mulig å vinne forståelse for det lokale næringslivets manglende tilfredshet med kommunens anbudspraksis. Regelverket åpner for et handlingsrom som kan brukes for å imøtekomme den lokale – om ikke for en hel, stor avtale, men for deler av den. Og brukes ikke dette handlingsrommet, bør det undersøkes om det skyldes mangel på kompetanse, på kapasitet eller hva.
Hvorfor tapte jeg?
Den mer kulturelle avstanden er mer komplisert, og vil neppe helt ut kunne nulles ut. I det offentlige må man være svært nøye med å følge regler, slik at pengene forvaltes i pakt med oppstilte forventninger og forutsetninger. Gjør man ikke det, varierer følgene fra skrape i lakken til en ambisiøs leder til en krevende rettsprosess med millionbeløp i erstatning til slutt. Oppryddingen som nye Øygarden kommune måtte foreta som følge av en av de tidligere kommunenes gamle moro, er et tydelig eksempel.
Enhver næringsdrivende som ikke vinner en kundes gunst (les avtale) er ikke tilfreds. Selvfølgelig. Det umiddelbare spørsmålet er ofte hva som var årsaken. Rimeligvis. Er man overbevist om at eget tilbud er det beste, må det jo være en feil hos den offentlige oppdragsgiveren, ikke sant? Og husk, i mange bransjer er kjennskapen til hverandre såpass god at vi gjetter på at det finnes tilfeller der den klagende næringsdrivende faktisk kan ha rett.
Bedre tildelingsbrev
Det er slik at det skal sendes et tildelingsbrev til deltakerne i konkurransen når oppdragsgiver er enig med seg selv om hvem som bør få kontrakt. Og innholdet i dette brevet skal være såpas klargjørende at enhver rimelig oppegående tilbyder forstår hva som er skjedd. Så kan, ikke minst, oppdragsgiver ta seg tid til å ha dialog med tilbyderne for å utdype sin avgjørelse. Noen oppdragsgivere inviterer til og med til eget dialogmøte i en slik forbindelse.
Men uansett hvor dypt og grundig oppdragsgiver går, en tapers skuffelse over ikke å ha vunnet, ikke svart til egne forventninger, kan vanskelig helt utryddes. Men i et intervju med Anbud365 peker Jeanette Berglund som er teamleder innkjøp i Trondheim Renholdsverk på noe vesentlig. Hun mener at oppdragsgiverne jevnt over må bli flinkere til å levere på gode og utdypende tildelingsbrev, godt forankret iht. regelverket. Det er å henge bjellen på katten.
Mange lettvinte løsninger
Teamet på innkjøp i Trondheim Renholdsverk har etablert sin egen retningslinje for hvordan man håndterer tildelingsbrev: «Jo grundigere og mer utfyllende tildelingsbrev, jo mer forståelse og begrunnelser vi klarer å gi, for hvorfor et tilbud er valgt eller ikke valgt, jo mindre arbeid i ettertid. Det er felles respekt for hverandres tid i tilbudsinnlevering og evalueringsarbeid».
Berglund konstaterer at det på dette områder fins mange lettvinte løsninger. Og da er det ikke unaturlig at tilbydere som ikke fikk kontrakt, vil vite mer. Undersøke selv. Et viktig bidrag til å gjøre en slik egensjekk er selvsagt å be om innsyn for selv å se om alt er gått riktig for seg. Altså ikke bare for å bruke en mulighet til å se hva konkurrentene driver på med.
«En helhetsvurdering»
Anbud365 har selv blitt vist tildelingsbrev der avgjørelsene begrunnes nærmest med favorittordene «etter en helhetsvurdering». Med all respekt for de som konkluderer slik etter at å ha redegjort både i de vide og de brede – en slik begrunnelse alene i all sin korthet er en invitasjon i mistenksomhet. Er en slik mer eller mindre intetsigende begrunnelse valgt fordi man har noe å skjule? Eller er det hastverk, slurv eller andre mindre respektfulle forklaringer bak?
I en konkurranse om en offentlig kontrakt stilles gjerne mange og grundige spørsmål. De aller, aller fleste er viktige, de skal gi føringer, imøtekomme politiske krav og de skal gi mest mulig presist fundament for en rettferdig og regeletterrettelig beslutning i enden. For å få en mulighet til å vinne en slik konkurranse setter interesserte seg ned, bruker gjerne svært mye av sin tid til å svare best mulig. En tid som ofte løper over såpass mange timer at brukt til noe annet kunne man håvet inn en betydelig fortjeneste. Men en offentlig kontrakt er noe som er verd å satse på. Synes mange. Og det er viktig for konkurransen og dermed for det offentlige selv.
Godt effektiviseringstiltak
Da er det respektløst å sende av gårde en mer eller mindre overfladisk, kortfattet begrunnelse for sitt valg av leverandør til de som blir sittende igjen med sitt skjegg i egen postkasse og må se at alt arbeid man nedla var til ingen nytte. Så kommer «etter en helhetsvurdering», som vi ikke tror er vanlig valt språkbruk, men som illustrerer poenget her.
Ikke rart at bare 16% av næringsdrivende i er tilfreds med sin kommunes anbudspraksis. Selv om dette sikkert ikke er eneste begrunnelsen, men den bidrar. Kanskje bidrar den også til at antall tilbydere går ned. Men hva den bidrar med, er utvilsomt et sug etter innsyn, som er svært arbeidskrevende for den offentlige oppdragsgivere. I all enkelhet er det kanskje verd å vurdere hva en grundig prosess ved melding om kontraktstildeling koster kontra å svare ut en serie med tilsynsbegjæringer. Det spørs om ikke gode tildelingsbrev er et godt effektiviseringstiltak, et bidrag til økt omdømme – og til mer tilfreds stedlig næringsliv.
Bli den første til å kommentere på "Gode, utdypende tildelingsbrev er en vinner"