Grundige og tydelige meddelelsesbrev som klart redegjør for hvorfor en konkurrent vinner kontrakten ut fra oppstilte tildelingskriterier er helt avgjørende for å skape forståelse og tillit til oppdragsgivers kontraktstildeling. Her kan mange innkjøpere forbedre seg og unngå tidsspille i etterkant av sine anskaffelser, konstaterer Anbud365-kommentator Bård Sandbæk, spesialrådgiver i Statsbygg.
Sammenhengen mellom kvaliteten på tildelingsbrevene og strømmen av innsynskrav reises i et intervju her på Anbud365 for noen dager siden. I et intervju med Roger Bang Eie hos oss gir Jeanette Berglund, Teamleder innkjøp i Trondheim Renholdsverk, uttrykk for følgende: Oppdragsgivere må jevnt over bli flinkere til å levere gode og utdypende tildelingsbrev, godt forankret iht. regelverket. Man ser for mange lettvinte løsninger, som jeg kan forstå at det bes om innsyn i.
Nesten intetsigende
Anbud365 inviterte de som er med i vårt nyetablerte kommentatorkorps til å komme med synpunkter på dette. Sandbæk mener at Jeanette Berglund i Trondheim renholdsverk absolutt har et poeng: – Kvalitet på meddelelsesbrev har betydning for om deltakere i anbudskonkurranser som ikke oppnår kontrakt, velger å be om innsyn og / eller starte en klageprosess. Klage forekommer oftere der man ikke forstår hva som har vært utslagsgivende for valg av leverandør sett opp mot eget tilbud og tildelingskriteriene.
Han peker på at mangelfullt eller intetsigende meddelelsesbrev gir grobunn for usikkerhet eller endog mistillit mot oppdragsgivers vurderinger og hvorvidt disse er tuftet på de grunnleggende prinsippene i lov og forskrift. Det er heller ikke tvil, kommenterer han, om at mangelfulle begrunnelser faktisk er en konsekvens av svake eller feilaktige vurderinger, gjerne som en følge av at prosessen ikke har vært tilstrekkelig forutsigbar eller godt nok forankret i regelverket.
Forståelse og tillit
– Ut fra egne erfaringer kan jeg trygt fastslå at meddelelser med utfyllende, opplysende og tydelige begrunnelser for valg av kontraktspart etter konkurransegjennomføring er sterkt dempende på innsynsanmodninger eller klager, poengterer Sandbæk. Dette er i og for seg ganske opplagt da gode begrunnelser skaper forståelse for valg og trygghet og tillit til prosessen og beslutningene oppdragsgiver har gjort i anskaffelsesprosessen. I den grad det da kommer innsynsanmodning handler det oftest om et ønske om å lære av konkurrenten, noe som i neste omgang også gir oppdragsgiver en utfordring med å avklare hvor langt innsynet strekker seg før man avslører forretningssensitiv informasjon. Men det er en annen sak.
Bli den første til å kommentere på "Anbud365-kommentatorene (III): Grundige og tydelige tildelingsbrev helt avgjørende"