Krav om innsyn kan dukke opp gjennom hele anskaffelsesprosessen – fra tiden før utlysning til og med tildeling av kontrakt. Og selvsagt ett og annet fra den avtaleperioden som er i ferd med å løpe ut. Åpenhet er grunnprinsippet, men så er det noen unntak. Og her er ikke alltid grensedragningen alltid like klar, se f.eks. på innsynskrav som gjelder prekvalifikasjonsfasen. Dette var det Anbud365-semianr nr. 40, denne gang i regi av Wikborg Rein, handlet om i dag. Partner Torje Sunde og senioradvokat Malene Reinertsen sto for innholdet.
Det var et fullsatt lokale hos Wikborg Rein som møtte de foredragsholderne i dag. I tillegg fulgte nærmere 700 på det meste med via streaming. Av de påmeldte, godt over 1000 var om lag halvparten leverandører, halvparten oppdragsgivere, så vidt vi kunne registrere.
Innsyn engasjerer
Innsynsspørsmål er noe av det som engasjerer Anbud365s lesere aller mest, skal man tro statistikken. Innsynsprosessen fører ofte til frustrasjon og klager fra leverandørsiden, samtidig som den er svært tidkrevende for oppdragsgiversiden. Og, som det ble påpekt på seminaret, det er sjelden klart definert hvor grensen for innsyn går. Dette fører ofte til spørsmål og utfordringer.
Reinertsen og Sunde var innom flere eksempler – konkrete praktiske eksempler fra KOFA og domstolene som belyste ulike utfordringer som kan oppstå i forbindelse med innsynsprosessen. Blant typetilfellene hadde foredragsholderne funnet eksempler som gjaldt pris, nøkkelpersonell, prosjektorganisasjon, gjennomføringsplan og forbehold. I tillegg til prekvalifikasjonsdokumenter. Hvordan det ligger an med hvordan innsynsreglene skal praktiseres i den forbindelse, er det delt meninger om. Rådet er da å gjøre en konkret vurdering av hvilke dokumenter det kreves innsyn i.
Unntak fra innsynsretten
Selv om innsynsretten er vid, finnes det sentrale unntak. Blant disse er selvsagt hva som kan regnes som forretningshemmeligheter. Det kan innebære at den aktuelle opplysningen kan føre til en reell fare for økonomisk tap eller redusert gevinst for virksomheten hvis den blir gjort kjent, enten ved at konkurrenter kan utnytte opplysningene, eller på annen måte. Dette kan inkludere informasjon i referanseprosjekter, CV-er, gjennomføringsplaner og møtereferater. Likeledes er det nødvendig å forstå hvilke dokumenter som anses som interne for organisasjonen og dermed unntatt innsyn.
I tillegg til anskaffelsesreglene og offentleglova omfatter også forvaltningsloven bestemmelser om innsyn. Imidlertid er dette en lov som gjelder partsinnsyn og kan således ikke benyttes når det gjelder det offentliges åpne kjøp og salg. En leverandør kan m.a.o. ikke kreve innsyn etter partsinnsynsreglene.
Bransjespesifikke hensyn
Innenfor noen bransjer kan det gjelde spesifikke hensyn, som kan gi føringer på hva som regnes om forretningshemmeligheter. For en innkjøper i en større organisasjon kan det selvsagt være vanskelig å ha full oversikt over slikt. Her kan kontakt med bransjen, stole på leverandørene være en hjelp, men hovedregelen er at man har et selvstendig ansvar for å sjekke hva som er realiteten.
Foredragsholderne var også innom saksbehandlingen av innsynskrav. Den som har krav på taushet, kan samtykke til at opplysningene fremlegges. Og noen gode råd fulgte:
Råd
- Avsenders synspunkt på om forretningshemmeligheter foreligger bør innhentes
- Leverandørene bes inngi en sladdet utgave av tilbudet sammen med tilbudet (alternativt en uke senere)
- Leverandørene bør bes om å begrunne hvorfor opplysningen skal unntas offentlighet, m.a.o. om hvorfor det foreligger en reell fare for at opplysningen kan føre til økonomisk tap eller redusert gevinst for den opplysningen gjelder.
- Oppdragsgiver har uansett en plikt til å gjøre en konkret og selvstendig vurdering av innsynsbegjæringen.
- Og: Bruk sorte bokser som er elektronisk låst.
Bli den første til å kommentere på "Anbud365-seminar i dag: Innsyn viktig, men krevende i en anskaffelsesprosess"