Krav om samfunnsmål kan ikke være innkjøpers ansvar alene

(Roger Bang Eie) Mener at offentlige anskaffelser bør ivareta krav om samfunnsmål.  Forutsetning er at innkjøper alene, ikke kan ikke stå ansvarlig. Behovet må først defineres av beslutningstakere som har budsjettansvar. Dette krever også forankring et annet sted enn bare i innkjøpsavdelingen. Slik forklarer Katrine Wilson, seniorrådgiver innkjøpsseksjonen i Vestland fylkeskommune til Anbud365 – når vi ber om kommentarer til innspill, oversendt Anskaffelsesutvalget, som skal se på en forenkling av lovverket. 

Offentlige anskaffelser oppleves av mange som tungrodd, byråkratisk og tidkrevende.  Forhold som går igjen: Frykt for å gjøre feil, misforhold mellom samfunnsmål og effektive innkjøp, mistillit til vurderingskriterier, m.m. Et enklere regelverk må til, regjering har gitt oppdraget til Anskaffelsesutvalget, som har bedt om innspill.  Anbud365 har loddet stemningen hos ulike aktører ved anskaffelser.  Dagens kandidat: Katrine Wilson, Seniorrådgiver innkjøpsseksjon, avdeling for organisasjon og økonomi ved Vestland fylkeskommune.

Wilson jobber i innkjøpsseksjonen i Vestland fylkeskommune. Innkjøpsseksjonen har ansvar for alle anskaffelser gjort i fylkeskommunen.  Unntak her er bygg- og anlegg og kollektivtransportavtaler som håndteres av egne fagmiljø. Wilson har jobbet med anskaffelser siden hun ble ansatt i Sogn og Fjordane fylkeskommune i 2013. Oppgaver har bestått i innføring av e-handel, anskaffelser på vegne av fylkeskommune, kommuner og som leder. Nå er hun tilbake i å gjennomføre store og små konkurranser, med særlig ansvar for klima/miljø og utarbeidelse av prosedyrer for seksjonen.

Anbud365: Anskaffelsesutvalget oppfordres til å vurdere tiltak for å begrense oppdragsgivers ressursbruk knyttet til innsynsbegjæringer.  Er du enig, at i noen tilfeller, er ressursbruk i denne sammenheng misbruk av offentlige midler?

Wilson: Detteer et vanskelig spørsmål. Jeg tenker at ja, det er i visse tilfeller et misbruk av offentlige ressurser. Noen ganger kan det nesten oppleves som at leverandører ber om innsyn for å straffe hverandre. Det vi også har opplevd er at når vinner blir bedt om å levere ut sladdet tilbud, ber de samtidig om innsyn i tilbudet til den som ber om innsyn. Noe kan løses med egnede interne rutiner. Vi har for eksempel rutine for at vi spør hva de ønsker innsyn i. Ofte er det mer begrenset enn det de først skriver. Kan vi begrense hva som ønskes innsyn i, sparer vi tid. Bes det om innsyn i alt, sier vi selvfølgelig ja til å behandle det også, men det er sjelden. Det er interessant at Danmark har innført gebyr ved forespørsel om innsyn. Innsyn er en viktig del for å bevare tilliten til systemet, men tar for mye tid slik det fungerer idag. Men jeg klarer ikke å ha sterke meninger om en alternativ løsning til dagens.

Anbud365: Nedre terskelverdi for lovens virkeområde er i dag NOK 100 000, en grense som har vært uendret siden 2006. Bør regelverket endres slik at beløpsgrensen f.eks. indeksreguleres?

Wilson: Jeg har ikke tenkt at grensen på 100 000 er problematisk. Jeg ser at mange er frista til å innføre egne rutiner også under 100 000, som er strengere enn det loven krever av oss. Jeg mener det er positivt at vi hos oss har tatt bort rutiner som er strengere enn det lov og forskrift krever, og at det er positivt å bruke det handlingsrommet som regelverket faktisk gir oss. Jeg har tenkt at det er mer å hente der, enn å justere 100 000-grensen. Når det er sagt, er jeg ikke direkte imot å heve grensen, man må bare passe på å gjøre det i store jafs, f.eks. opp til 200 000. Man må velge summer som er lette å huske, dessuten tar det lang tid før en ny sum setter seg i organisasjonen.

Anbud365: Bør krav om samfunnsmål (miljø, klima, menneskerettigheter etc.) begrenses i offentlige anskaffelser, dersom det kan ivaretas på andre områder?

Wilson: Dette er ikke et enten eller spørsmål. Ja vi bør ivareta samfunnsmål gjennom offentlige anskaffelser. Men det jeg synes er krevende, er at det ofte oppleves som at hovedansvaret blir lagt til innkjøper. Det viktigste for å få gjennomført slike samfunnsmål, er at definisjonsansvaret må ligge hos dem som har behovet, skal følge opp leveransen, og har et budsjettansvar. Vår jobb som innkjøpere skal være å foreta innkjøp basert på de mål og vedtak bestemt av beslutningstaker i fylkeskommunen. Samfunnsmål som klima og miljø krever kompetanse innen nettopp klima og miljø. Det er å nedvurdere denne kompetansen å tro at innkjøpere lett kan gå inn å stille gode, presise og målbare krav uten god hjelp fra noen som kan fagfeltet.

Anbud365: Er du positiv til at det offentlige i en anskaffelse ved tildeling av kontrakt – skal kunne ta hensyn til en leverandør basert på lokal nærhet?

Wilson: Vi ønsker å legge til rette for lokale og har verktøy til formålet.  Samtidig så synes jeg det er feil å basere seg på lokale bare fordi de er lokale. I dag deler vi opp anskaffelsene våre for å legge til rette for lokale der det er relevant. Ved lokale anskaffelser inkluderer vi vanligvis transport og reise i prisen, for å favorisere denne type leverandører. Wilson trekker et hjertesukk; Vi er et stort fylke, som når vi deler opp geografisk for å legge til rette for lokale leverandører, likevel treffer del III fordi alle delkontraktene til sammen blir en høy sum. Når vi kommer opp i del III av regelverket faller mange fra. Mange små leverandører kan være eksperter på sitt felt, men er ikke så gode på det krevende byråkratiet som følger med del III.

Jeg er positiv innstilt på å bidra til oppdrag for lokale småbedrifter, under ellers like vilkår. I denne sammenheng savner jeg en bevisstgjøring av hva vi mener, når vi snakker om lokal tilrettelegging. Er det de lokale bedriftene, eller er det de små bedriftene, vi er ute etter å legge til rette for? Det er ofte to forskjellige ting.