Morgendagens innkjøper må beherske kunnskapsledelse i anskaffelsesprosessen

Av Jacob M Landsvik, spesialrådgiver, Ressurser på avveie AS

Forsker ved Arbeidsforskningsinstituttet AFI (Oslo Met) Kristin Reichborn-Kjennerud etterlyser mer matfaglig kompetanse ved innkjøp av mat i en artikkel i Anbud365, 24. oktober i år. Det etterlyses stadig mer kunnskap i arbeidet med offentlige anskaffelser innenfor nye kompetanseområder. Det har de siste årene kommet, og det kommer stadig flere politiske mål lansert av politikere, ulike interesseorganisasjoner og fagfolk som brenner for eget arbeid og egen forskning.

Det kjøpes inn store mengder mat i offentlig sektor. Tidligere kunne vi i Anbud365 lese om Universitetet i Oslo som nylig iverksatte en ny cateringavtale til 90 millioner kroner. Dersom forskeren hadde lest Anbud365 om beskrivelsen av UiOs cateringavtale, hadde kanskje innlegget om å etterlyse mer matfaglig kompetanse ved innkjøp av mat vært vinklet noe annerledes. UiOs cateringavtale var blant de nominerte til årets Anskaffelsespris både av hensyn til klima, miljø og ikke minst avtalens innovative innretning. Det finnes forskere, spesialister og ikke minst ulike interesseorganisasjoner som er eksperter innenfor en rekke kompetanseområder som må involveres i anskaffelser der enkeltmenneskers eller organisasjoner spesialkompetanse er relevant. Det er god grunn til å trekke frem noen av de viktigste organisasjonene som offentlige innkjøpere må benytte i økende grad for å trekke på organisasjonenes spesialkompetanse i anskaffelsesprosessen. Morgendagens innkjøper må beherske kunnskapsledelse i anskaffelsesprosessen for å håndtere nye politiske mål, når 740 milliarder innkjøpskroner skal håndteres til beste for enkeltmennesker og samfunn.

Standard Norge – forenkler – sikrer beste praksis – skaper kollektive goder – effektiviserer

I Norge finnes det tre standardiseringsorganisasjoner som forvalter ulike nasjonale, europeiske og internasjonale standardiseringsprodukter. Dette er Standard Norge, Norsk Elektroteknisk Komite (NEK) og Nasjonal Kommunikasjonsmyndighet (NKOM). Standard Norge er den største organisasjonen med flest ansvarsområder og enerett på å utgi Norsk Standard. Samfunnsoppdrag til Standard Norge er å utvikle og fastsette standarder til nytte og økt verdiskapning for samfunnet, den enkelte virksomhet og den alminnelige borger. I tillegg til å utvikle nasjonale standarder, representerer Standard Norge norske interesser i den internasjonale standardiseringsorganisasjonen ISO og den europeiske standardiseringsorganisasjonen CEN. Standard Norge forvalter mange tusen ulike standarder som har stor betydning for planlegging, gjennomføring og oppfølging av offentlige anskaffelser. Standarder i form av kollektive gode som sikrer beste praksis, forenkler og effektiviserer anskaffelsesprosessen.

Miljømerking Norge – forenkler grønne innkjøp – forvalter offisielle miljømerker

Å ta hensyn til klima og miljø i innkjøp og anskaffelser kan være vanskelig, men det er mulig å forenkle. Å etterspørre miljømerkede varer og tjenester er en trygg måte å sikre gode og miljøvennlige anskaffelser. Den enkelte innkjøper slipper på den måten å utvikle egne krav og bruke mye tid på evaluering, dersom Miljømerking sine standard merkeordninger benyttes. Det er i seg selv ressursbesparende, forenklende og ikke minst bærekraftig. 

Ved å benytte de offisielle miljømerkene sikrer oppdragsgiver at leveranser lever opp til strenge krav til klima- og miljøhensyn i et livsløpsperspektiv. Miljømerkingen bidrar til kontraktsoppfølging ved at ordningen krever inn årlig rapportering på oppfyllelse av krav, og med tre til fem års mellomrom, reviderer krav og gjennomfører fornyelse av miljømerkingslisensen.

Det nordiske offisielle Svanemerket er et felles nordisk initiativ fra de nordiske regjeringene, men står på egne ben. Det innbyr til tillit og sikrer uavhengighet.

Bruk av miljømerker vil over tid gi et tydelig signal til markedet, bedre forutsigbarhet for miljøbevisste leverandører og et klart konkurransefortrinn for disse. Det er konkurransefortrinnet som sikrer effekten, og det er innkjøper som sørger for resultatet.

Transparency International, Norge – forebygger og bekjemper korrupsjon

TI Norge ble grunnlagt i 1999 og holder til i Oslo. TI Norge er en medlemsorganisasjon med store norske foretak, børsnoterte selskaper, en rekke kommuner og fylkeskommuner, bedrifter, organisasjoner og enkeltpersoner som medlemmer. TI Norge tilbyr kurs, opplæring og har utviklet en rekke verktøy som gir praktisk og anvendbar kunnskap i antikorrupsjonsarbeidet. Konkrete anbefalinger om antikorrupsjonsarbeid innenfor offentlige anskaffelser er en vesentlig del av TI Norges arbeidsfelt.

Ti Norge bekjemper korrupsjon ved å arbeide for følgende strategiske mål:

1. Økt åpenhet. Åpenhet bidrar både til å forebygge og å avdekke korrupsjon. Gjennom åpenhet kan det rettes kritisk søkelys på sårbarhet og risiko.
2. Kunnskapsutvikling. Kunnskap er makt i antikorrupsjonsarbeidet, både for sivilsamfunnet som skal stille mektige krefter og aktører til ansvar, og for myndigheter og bedrifter som selv skal bekjempe ondet gjennom håndhevelse og forebygging.
3. Iverksetting av korrupsjonsforebyggende tiltak nasjonalt og internasjonalt. Å avdekke uønskede hendelser og korrupsjon styrkes når bedrifter, offentlige aktører  og sivilsamfunnet utvikler og iverksetter antikorrupsjonsprogram.
4. Økt bevissthet om risikoen for korrupsjon. Lav bevissthet representerer i seg selv en risiko for korrupsjon.

Stiftelsen Miljøfyrtårn – driver for grønn omstilling

Stiftelsen Miljøfyrtårn er landets mest brukte ordning for tredjeparts-sertifisert miljøledelse, med over 9600 sertifiserte virksomheter. Stifterne er LO, NHO, Virke, SMB Norge, KS, Innovasjon Norge og en rekke kommuner og fylkeskommuner. Arbeidet til Miljøfyrtårn er anerkjent internasjonalt. Europakommisjonen har anerkjent miljøfyrtårnsertifisering som tilsvarende EMAS-sertifisering som er EUs egen ordning for miljøledelse. I Norge finnes det derfor tre anerkjente ordninger for tredjepartssertifisert miljøledelse: Miljøfyrtårn, EMAS og ISO 14001. I offentlige anskaffelser er miljøledelse et krav som stilles til leverandøren. Miljøkrav til leverandøren av varer og tjenester har et stort uutnyttet potensial som driver for grønn omstilling.

Factlines – utvikler digitale verktøy og metoder for oppfølging av bærekraft i leverandørkjeder

Factlines utvikler digitale verktøy og metoder for å følge opp bærekraft i leverandørkjeder. Leverandørkjedene er før man aner det globale, og de er omskiftelige. Ikke få offentlige innkjøpere har erfart at selv om alt var i orden på innkjøpstidspunktet kan viktige forhold endre seg i kontraktsperioden.

I 2008 utga organisasjonen Framtiden i våre hender en rapport «Offentlig etikkløshet» I rapporten fikk blant annet Helse Sør-Øst hard medfart for sin oppfølging av anstendig produksjon. Helse Sør-Øst tok rapporten på alvor og har siden vært en av de mest fremoverlente offentlige virksomhetene på å følge opp etiske krav. Helse Sør-Øst erfarte at det var krevende å skulle følge opp bærekraft og anstendighet i komplekse leverandørkjeder uten softwarestøtte.

Fra 2013-15 hadde dermed Factlines et Offentlig Utviklingsprosjekt (OFU) delfinansiert av Innovasjon Norge hvor Helse Sør-Øst var krevende kunde og tre sentrale leverandører til Helse Sør-Øst var deltagere innen tekstiler og medisinsk utstyr. Prosjektet resulterte i første versjon av en digital løsning som hadde som formål å følge opp sentrale krav på menneskerettigheter, sosiale rettigheter, miljø og antikorrupsjon etter OECD modellen for aktsomhetsvurderinger. Den digitale løsningen har siden blitt utviklet og komplettert gjennom arbeid med både offentlige og private aktører sine leverandørkjeder og risikobilder. Ved å benytte Factlines leverandøroppfølgingsverktøy er erfaringstallene at antall timer til bærekraftoppfølgingen blir redusert med inntil 95%. Helse Sør-Øst var også blant årets nominerte til Anskaffelsesprisen for sitt systematiske og målrettede oppfølgingsarbeid.

Etisk handel Norge fremmer – menneskerettigheter – anstendig arbeid – miljø – dyrevelferd

Etisk handel Norge er en medlemsorganisasjon, et flerpartsinitiativ og et ressurssenter for bærekraftig forretningspraksis. Organisasjonen ble stiftet i år 2000 som Initiativ for etisk handel som en søsterorganisasjon av den britiske organisasjonen Ethical Trading Initiative og byttet navn til Etisk handel Norge i 2019. Etisk handels formål er å fremme bærekraftig forretningspraksis i leverandørkjeder slik at handel bidrar til å ivareta menneskerettigheter, anstendig arbeid, samfunn, miljø og dyrevelferd.

Som et nettverk av offentlig og private virksomheter som jobber med globale leverandørkjeder innen så forskjellige temaer som tekstil, anleggsvirksomhet, elektronikk og IT og dagligvare representerer Etisk handel et bredt felleskap og en viktig erfaringsbank. Medlemmene i Etisk handel har en samlet omsetning på over 400 milliarder, og når indirekte 100 000 leverandører og mer enn 8 millioner arbeidere. Når alle disse virksomhetene stiller krav om å legge til rette for bærekraftig forretningspraksis; arbeiderorganisering, fravær av diskriminering og andre helt grunnleggende menneskerettighetsforhold, er det åpenbart at det har en betydelig forbedringseffekt.

Redusert forbruk gjennom å omdefinere behovet for innkjøp og hvordan behovet skal dekkes

Når det gjelder innkjøp generelt og innkjøp av mat spesielt, kan det være betydelige beløp å spare ved å redusere behovet for innkjøp, kanskje spesielt innenfor ulike typer bevertning hos oppdragsgivere. Reduksjonen i behovet for innkjøp av mat vil bety reduserte kostnader, redusere matsvinn og redusert klimaavtrykk. Det grønne skifte vil ikke være mulig å oppnå uten en reduksjon i forbruket.

Møte med morgendagen må forberedes. Offentlige innkjøpere må forberede seg på å fornye og utvikle egen kompetanse i form av kunnskap og ferdigheter. Enhver oppdragsgiver må ta ansvar for kapasitet og gjennomføringsevne, gjennom å digitalisere anskaffelsesprosessen og deltagelse i ulike kunnskapsnettverk. Det er store endringer i nær fremtid, både når det gjelder forståelsen og utførelsen av innkjøpsfaget. Det er god grunn til å stille seg spørsmålet om hva som skal til for å lykkes med morgendagens anskaffelser.