Nye Doffin og eForms: Derfor gikk det som det gikk – DFØ svarer

Nye Doffin og eForms på lufta – gikk ikke helt knirkefritt, nei. Slik oppsummerte Anbud365 omtalen på Anskaffelseskonferansen av de to nyvinningene. Og vi spurte i innkjøpermiljøet om det var erfaringer – i tillegg til at flere reaksjoner fra samme miljø kom inn aldeles uten oppfordring. På denne bakgrunn inviterte vi de to som har stått (står?) i stormen om å kommentere status, samt svare på et par spørsmål herfra.

PS: Hvis du vil se hva slags tilbakemeldinger som er kommet til Anbud365, finner du en anonymisert kortversjon nederst i saken.

Produkteier for Doffin, Charlotte Kolle og virksomhetsarkitekt Rune Kjørlaug I Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) skriver:

25.oktober har vært en viktig dato for alle som jobber med offentlige anskaffelser da det er fristen fra EU for å ta i bruk de nye kunngjøringsskjemaene, eForms. De nye kunngjøringsskjemaene er en radikal endring i kunngjøringsprinsippet, altså digital transformasjon i praksis. eForms er en implementeringsforordning fra EU, som er EUs sterkeste virkemiddel og betyr at den må ordrett inn i norsk lov. Landskapet rundt, og eForms i seg selv har vært og er fortsatt i kontinuerlig endring og knapphet på tid frem mot datoen 25.oktober har vært vår største utfordring. 

For å komme i mål med både ny utvikling av Doffin og norsk tilpasning av skjemaene har vi underveis gjort noen tøffe prioriteringer for å komme i mål med en første versjon innen fristen. Vi har underveis forsøkt å være transparente rundt at dette medfører en stor endring for alle involverte, herunder oss i DFØ, KGV-leverandørene og oppdragsgivere som skal ta i bruk de nye skjemaene. 

eForms er helt nytt for alle involverte, og vi er helt avhengige av erfaring og læring for å kunne videreutvikle i tråd med behovene. Det viktigste budskapet vi har til alle som påvirkes av de nye kunngjøringsskjemaene er at dette vil bli bedre. Vi har mottatt mye tilbakemeldinger på både Doffin og eForms og har et stort team som jobber kontinuerlig med å utbedre feil og forbedre både eForms og nye Doffin. Vi er på ingen måte i mål og oppfordrer dere til å fortsette å melde fra om feil og forbedringer – både til oss og til deres leverandør av KGV, og ber samtidig om litt tålmodighet mens vi jobber på spreng for å gjøre dette bedre. Så, til de konkrete punktene det er ønsket en tilbakemelding på:  

Anbud365: Hva er hovedårsakene til at problemene med nye Doffin og eForms oppsto? 

Kolle og Kjølberg: eForms er ikke de gamle skjemaene i et nytt format. Overgangen til eForms er en overgang fra et statisk dataformat (“tabell”) til et dynamisk, strukturert format (“dokument”/”objekt” orientert) der det er forretningsregler som ligger til grunn for hva som er gyldig innhold. For å få dette til, har Publication Office (OP, ansvarlig for TED) utviklet et helt nytt konsept for at innholdsleverandørene (KGVer) skal støtte denne dynamikken på en fleksibel måte, omtalt som en metadata-drevet metodikk. Metodikken er understøttet av programvare levert av OP – eForms SDK. Dette gir en veiviser-basert tankegang der tidligere valg påvirker hvilke felter som du senere må fylle ut (tenk spørreskjema).

Publication Offices (OP) arbeid har vært forsinket, og det er først i det siste at dette er blitt stabilt. Se gjerne diskusjoner om dette her https://op.europa.eu/en/web/ted-eforms.  EU har likevel vært helt klare på at 25.oktober skulle være endelig dato for overgang til eForms,  Dette har vært utfordrende, og EU har selv utsatt utvikling av skjemaer for nasjonal bruk under terskelverdi, uten at vi nasjonalt har muligheten til å utvikle våre egne skjemaer for bruk under terskel. Dette setter oss i en vanskelig situasjon. Vi har derfor måttet finne en nødløsning for nasjonale kunngjøringer, som vi er veldig klar over at per i dag ikke fungerer optimalt og som vi jobber med å gjøre bedre. Konsekvensen er at nasjonale skjema og skjema for frivillig kunngjøring som er i bruk nå er en kopi av skjemaene for kunngjøring over terskel som innebærer en unødvendig kompleksitet for brukerne. Den gode nyheten er at vi snart har nye skjemaer på plass, som med kort virkning blir tilgjengelige for brukere.  

En annen utfordring er at Norge ikke er medlem av EU og at norsk ikke er et formelt EU-språk. Vi må fortløpende oversette og vedlikeholde alle lede- og informasjonstekster.  

Majoriteten av problemene som er meldt til oss er relatert til at vi har valgt å konvertere alle gamle kunngjøringer fra gamle Doffin til nye Doffin slik at også kunngjøringer i de gamle skjemaene er synlige på nye Doffin. Alternativet til dette, som flere land i Europa har valgt, var å ha to plattformer – en for kunngjøringer publisert før 25.oktober, og en for kunngjøringer publisert etter. Utfordringen i forbindelse med denne konverteringen er at det nye formatet er rikere enn det gamle, så dette er ikke en direkte én-til-én konvertering. I praksis betyr det at kunngjøringer i de gamle skjemaene ikke er tilpasset nye Doffin og de vises derfor ikke helt optimalt. Vi jobber kontinuerlig med å gjøre dette bedre.  

Anbud365: Når kan man forvente at det vesentligste av overgangsproblemene er over? 

Kolle og Kjølberg: Fra nyttår 2024 slipper vi å forholde oss til det gamle formatet. eForms er også nytt for KGV-leverandørene som presenterer skjemaene til brukerne. Det nye formatet gir leverandørene av KGV større fleksibilitet til måten skjemaene presenteres. Både det grafiske uttrykket, rekkefølge og form på enkelte felter, samt større mulighet for gjenbruk av data er blant mulighetene KGV-leverandørene selv kan bestemme. Dette betyr at det kan være forskjeller på f.eks. hvordan dette ser ut på tvers av plattformene, hvor mye data som gjenbrukes og hvilke hjelpefelter skjemaene har, og vi oppfordrer oppdragsgiverne til å ha en tett dialog med sin KGV-leverandør om mulige endringer og forbedringer i implementasjonen som kan bidra til å gjøre det enklere å bruke eForms. 

eForms er kommet for å bli, og er en stor endring for alle som kunngjør, og det kan nok ta litt tid for den enkelte anskaffer å bli komfortabel med dette nye konseptet.

 Anbud365: Skal det gjøres en evaluering i etterkant? 

Kolle og Kjølberg: Vi evaluerer, lærer, retter og videreutvikler fortløpende. Vi har valgt å ta ansvar for utviklingen av Doffin selv, nettopp for å fortløpende kunne gjøre dette. eForms er en implementeringsforordning fra EU og må ordrett inn i norsk lov. 

I Norge er det det digitale støttesystemet som den enkelte anskaffer har anskaffet som er ansvarlig for å tilby funksjonalitet for å kunne lage kunngjøringer.  DFØ/Doffin har ansvaret for å ta imot gyldig utformede eForms dataobjekter, overføre de som skal det til TED samt gjøre de tilgjengelige på doffin.no når de er publisert. Vi jobber med å få på plass bedre veiledning for hva som skal fylles ut hvor, men leverandøren av KGV systemet ditt spiller en viktig rolle i å gjøre dette brukervennlig for deg.

====

Reaksjoner til Anbud365 (Kjølberg og Kolle ble gjort kjent med disse):

Eksempel 1.Skal opprette kunngjøring av konkurranse nasjonal kunngjøring og velger i Mercell «Under EØS terskelverdi» men når jeg går inn i skjema under Ytterligere opplysninger så kommer jeg ikke videre – får feilmelding ved Elektronisk Arbeidsflyt. Hva er det meningen at jeg skal velge – får uansett opp en feilmelding uavhengig av hvilket valg jeg gjør.

Eksempel 2.Skal opprette kunngjøring av konkurranse nasjonal kunngjøring og velger i Mercell «Under EØS terskelverdi» men når jeg går inn i skjema under Prosedyre så kommer Åpen anbudskonkurranse opp som type prosedyre. Dette må være en feil og Mercell sier at det ikke er deres integrasjon som er feil. Det kommer også opp spørsmål om Rammeavtale (Påkrevd). Jeg har IKKE valg kunngjøring av rammeavtale – jeg har valgt kunngjøring av konkurranse. Disse spørsmålene er derfor feil. Hvorfor kommer dette da opp – jeg kan jo ikke svare.

Eksempel 3.Skal kunngjøre en konkurranse – Nasjonal Kunngjøring – bygge og anleggsarbeider. For det første: I skjema under felt «Deltagelse» er det pålagt å definere avvisningsgrunner, kvalifikasjonskrav og andre relevante krav.
1.       Er det riktig at man MÅ angi avvisningsgrunner?
2.       Hvis ja hvilke avvisningsgrunner skal man angi (det er en haug av de)
3.       Hva er det meningen at man skal skrive under «Beskrivelse» i så fall.
For det andre: Under Prosedyre er det påkrevd å angi «Offentlig åpning».
1.       Vi bruker ikke offentlige åpninger – så dette må være en feil i skjema
For det tredje: Under Organisasjoner framstår det som påkrevd å angi Klageorgan, det er greit, men
1.       organisasjonsnummer og epostadresse og telefon for klageorganet må da være unødvendig å kreve at vi finner fram til
Det er nå fjerde dag vi opplever store problemer – og kunngjøringsskjema er en av disse. Venter snarlig svar på denne e-post eller et telefonnummer jeg kan ringe til for support. Dette er noe Mercell ikke kan bistå oss med.

Eksempel 4. Skjemaet fremstår utelukkende tilpasset anskaffelser over EØS-terskelverdi, og gir oss utfordringer i anskaffelser etter andre deler av forskriften (typisk frivillig kunngjøring etter FOA del I, kunngjøring etter forskriften del II mv). Vi ser at drop-down-menyer er ufullstendige, at skjemaet etterspør som obligatorisk ulike momenter som vi ikke har med i enklere/mindre anskaffelser osv. Det gjør våre KGV-brukere veldig usikre på hva slags informasjon de skal legge inn, om de gjør ting riktig og om systemet fungerer som det skal. Tilbakemeldingen fra systemleverandøren Mercell er at de bare formidler skjema levert av DFØ, og at forbedringsforslag/-behov må tas med DFØ. De viser også til epost fra DFØ der følgende fremgår:

Eksempel 5.Vi opplever at DFØ lenge har markedsført implementering av eForms, men at de likevel slipper løs et betaprodukt. I min verden er det uheldig, og som et minimum noe som burde vært kommunisert langt mer tydelig. Er det flere som har samme opplevelse? Jeg hadde mitt første møte med de nye skjemaene på fredag og ble veldig forvirret. Tekstene var ikke opplagte, de var rare og virket nesten som de bare var kjørt gjennom Google translation.
Jeg ga opp og tok helg. Det hadde vært på sin plass med en enkel forklaring/veiledning fra DFØ og gjerne også et webinar. Synes også det er rart at ikke datoene (fristene) og ev andre felt som vi fyller ut i Mercell ikke blir overført til skjema. Vi har blitt fortalt at det skulle bli så mye lettere med de nye skjemaene, men det stemmer overhodet ikke.

Eksempel 6. …. kunngjøringer på nye Doffin.no viser ikke våre kunngjøringer med korrekt innhold. Leverandørene vil oppleve det vanskeligere å orientere seg i kunngjøringene på grunn av blant annet språk og om vi etterlever kunngjøringsplikten. I tillegg til at det er engelske tekster er det også direkte feil i alle kunngjøringene våre. Kommunen stiller krav om at det skal være elektronisk fakturering på EHF formatet i konkurransegrunnlaget. Det er svært uheldig at det tydelig står at elektronisk faktura ikke aksepteres i kunngjøringene.
Kunngjøringer av konkurranse viser ikke, Del III i de gamle kunngjøringsskjemaene for konkurranse, kvalifikasjonskravene med dokumentasjonskrav. Kan det avklares at det er utført endringer i forordningen/forskrift, slik at dette ikke lenger er nødvendig. Vår bekymring er at vi ikke etterlever kravet om korrekt kunngjøring (der hvor vi har kunngjøringsplikt).

Og rett før publisering kom eksempel 7 (etter at Kolle og Kjølberg svarte):
Forsøker å publisere en veiledende kunngjøring, men kommer ikke videre i prosessen da det er et punkt jeg ikke vet hvordan jeg skal fylle ut. Den veiledende kunngjøringen publiseres for å kunne korte ned tilbudsperioden. Publiserte en veiledende kunngjøring i oktober for den samme anskaffelsen, som ikke kan brukes lenger, da store trekk ved anskaffelsen har endret seg. Har forsøkt å legge inn alle mulige referansenummer til den tidligere kunngjøringen, men det er ingenting som fungerer.

Og på Anbud365s Linkedinkonto (kom til etter at Kolle og Kjølberg svarte):
Frustrasjonen er også stigende hos leverandører! Funksjonaliteten i Nye Doffin i forbindelse med integrasjon av e-Forms har forverret brukeropplevelsen betydelig for både innkjøpere og leverandører. Noe må gjøres!