KS Anskaffelsesseminar: Kontraktsoppfølging, bærekraft og innovasjon

Kunnskapsformidling preget også i høy grad annen dag av KS Anskaffelsesseminar: Veiledningen «Beste praksis for kontraktsoppfølging», innovative anskaffelser som verktøy for bærekraft, et innkjøperblikk inn i nytten av EUs taksonomi og en påminnelse om at innkjøperne kan bidra til å avsløre ulovlig anbuds- eller prosjektsamarbeid. Dette er overskriftene for de temaene som de om lag 120 innkjøperne fra kommune-Norge fikk mer kunnskap om i dag – til nytte når de vender tilbake til hverdagen og skal kjøpe bærekraftig og følge opp for å se om det blir noe effekt, fortrinnsvis gjennom «rene» konkurranser.

Veldig mange av deltakerne på KS Anskaffelsesseminaret kommer dit, erfaringsmessig, fordi det er mye å hente av rent praktisk nytte. Årets utgave av seminaret må utvilsomt ha levet opp til forventningene i så måte.

EUs taksonomi og innkjøp

Et eksempel er KS-fagsjef Anne Romsaas som tok tilhørerne med inn i EUs taksonomi-verden slik at det kom klarere frem hva den har med offentlige anskaffelser å gjøre. Det er få plikter her for de som driver med innkjøp, men store muligheter. Bruk av prinsippene om grønn finans i taksonomien gjør dialogen enklere mellom kommunesektoren og privat sektor, og gjør det mulig å etterspørre standardiserte sammenliknbare kriterier for bærekraftige investeringer.

Kjøpekraften i de offentliges anskaffelser gir store muligheter til å påvirke klimafotavtrykket til de varer og tjenester som anskaffes, understreket hun, og minnet om at anskaffelser kan bidra til å oppnå klimamål og et grønt skifte som inkluderer lokalt næringsliv. Dette er mulig gjennom bruk av handlingsrommet i offentlige anskaffelser, klimarisikoforståelse og aktive bruk av kriterier i eksempelvis EUs taksonomi.

Bærekraft-verktøy

Også for Leverandørutviklingsprogrammet (LUP) står bærekraft i sentrum når de bidrar til innovative anskaffelser, kunne daglig leder i LUP, Ingebjørg Harto fortelle. Innovative offentlige anskaffelser er et verktøy for å sikre bærekraft – et strategisk verktøy for å oppnå gevinst. Hun fremhevet betydningen av å tenke behov for løsning, og at innovative anskaffelser gjerne atskiller seg fra andre anskaffelsesprosesser ved at det brukes litt mer tid i «før-fasen» Det er kjempeviktig med markedsdialog i forkant, poengterte hun.

Allerede i dagens anskaffelsesregler er det betydelig rom for innovative anskaffelser, i Anskaffelsesutvalgets første delutredning, som nylig ble lagt frem, synliggjøres imidlertid dette i mye større grad. LUP er aktive i prosessveiledning og i «førfasen», ikke minst med bidrag til risikoavlastning. På deres nettside (innovativeanskaffelser.no) finnes imponerende mye «mat» for de som interesserer seg for (å prøve?) innovative anskaffelser. Blant annet finner man den nyttige stikkordlisten «Prosessen i ni steg» der, kunne Harto melde.

Veiledningshøst

I DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) er høstens blitt svært arbeidskrevende, ikke minst for de som arbeider med å utvikle veiledninger. På KS Anskaffelsesseminar tok DFØs fagansvarlige for arbeidslivskriminalitet, Anne Cathrine Jacobsen, for seg veiledningen «Beste praksis for kontraktsoppfølging». Den foreligger i første versjon, men vil etter hvert bli oppdatert med mer stoff ettersom det i forskriften er tatt inn flere nye bestemmelser knyttet til Norgesmodellen. Denne kontraktsoppfølgings-veiledningen er også velegnet til generell bruk i hvordan følge opp kontrakter.

Sammen med sjekklistene er den et verktøy som kan forenkle og effektivisere arbeider med kontraktsoppfølging, understreket hun, og presiserte at oppfølgingen må tilpasses den enkelte kontrakt. Et bakteppe her er at undersøkelser viser at kontraktsoppfølging er det som de offentlige virksomhetene setter av minst ressurser til når det gjelder sine anskaffelser – samfunnshensyn «på bunn».

Veiledning i to nivåer

Veiledningen er delt i to nivåer – basis og avansert. Basis for virksomheter med minimum av kapasitet og kompetanse, avansert der det er tilstrekkelig kapasitet og kompetanse. Jacobsen poengterte at dersom man virksomheten tilfredsstiller krav og kriterier på basisnivå er man i pakt med de forventinger som kan lese ut av lov og forskrift.

Også en eksempelbank finnes knyttet til veiledningen, og til den er det allerede kommet en god del eksempler, og Jacobsen inviterte til flere. Blant de forutsetningene hun la spesielt vekt på var organisering av arbeidet, etablering av system og rutiner. Virksomhetslederne har ansvaret for å stille med tilstrekkelig med ressurser, kompetanse og kapasitet. En tydelig rolleavklaring er viktig, årlige risikorevisjoner en fordel. En særskilt risikovurdering kan knyttes til lønns- og arbeidsvilkår, eventuelt også andre seriøsitetskrav.

Lovlig og ulovlig samarbeid

Kjell Sunnevåg i Konkurransetilsynet gav dessuten tilhørerne en innføring i hva som er lov og ikke lov når det gjelder samarbeid mellom aktører i markedet, såkalt anbuds- eller prosjektsamarbeid. Innkjøpere kan bidra til å avdekke ulovligheter på området ved å være våkne og varsle Konkurransetilsynet, men også å legge til rette for best mulig konkurranse. En måte å gjøre det på, kan være å dele opp kontrakter slik at flere kan levere tilbud – en annen er å stille forholdsmessige krav i anskaffelser, ikke så strenge at mange aktører ikke har mulighet til å delta. På nettsiden deres finnes også en liste på ti punkter med tips om hva man skal se etter dersom ulovlig samarbeid er på gang.