Det er avgjørende for små land som Norge å legge til grunn deling, samarbeid og solidaritet på regionalt og europeisk nivå når man forbereder seg på neste krise eller pandemi. Reaksjoner som går i retning av nasjonal isolasjon, anbefales ikke. Det sier dr. Aris Georgopoulos ved University of Nottingham i et intervju med Anbud365. Han står bak en omfattende europeisk kartlegging og analyse av anskaffelser som ble utført under covid-pandemien. Og vi spurte ham også om kunstig intelligens: Slik teknologi-utviklingen pt er, kan de fleste anskaffelsesstadiene i varierende grad dra nytte av kunstig intelligens, noen mer enn andre, var svaret.
På Forsknings- og utdanningsdagen 2023 til Anskaffelsesakademiet i høst bidro dr. Aris Georgopoulos ved University of Nottingham med lærdom og erfaringer fra covid 19 i EU og i Storbritannia – i tillegg til den mulige rollen som kunstig intelligens (AI/KI) kan komme til å spille i offentlige anskaffelser.
Det hører med at han har gjennomført en omfattende undersøkelse der det finnes en rekke erfaringer med tilhørende momenter å ta med videre i tilfelle en ny pandemi dukker opp: “EU’s Joint Procurement Agreement in the Light of COVID-19: Learning the Correct Lessons from the Pandemic and Identifying Actions for Improvement” som kan finnes/lastes ned gratis her.
Anbud365 ville på bakgrunn av foredraget stille Georgopoulos ytterligere spørsmål, ikke minst for å spre noe av hva han presenterte i foredrag ut til alle Anbud365s lesere. Så:
Anbud365: Kan det være nødvendig å etablere nye innkjøpsregler for å håndtere utfordringene i en pandemi eller er eksisterende rammeverk gode nok? Og hvorfor?
Georgopoulos: De eksisterende rettsreglene viste tilpasningsevne og allsidighet. Situasjonens klare preg av at det hastet, rettferdiggjorde bruken av den mer fleksible anskaffelsesprosedyren (anskaffelser uten formell konkurranse). De kompetente myndighetene (for eksempel EU-kommisjonen og nasjonale myndigheter som fører tilsyn med anvendelsen av regelverket for anskaffelser) reagerte raskt og ga “grønt lys” for bruken av denne fleksible prosedyren.
– Men som jeg nevner i undersøkelsen (side 193), fremholder han: “… selv når reglene for offentlige anskaffelser åpner for en betydelig grad av fleksibilitet – i dette tilfellet gjennom den forhandlede prosedyren uten forvarsel – kan ikke dette alene garantere de ønskede resultatene, spesielt i markeder som er vitne til brå etterspørselstopper med tilsvarende mangel på tilbud … I alle fall er innkjøpsfleksibilitet alene ikke et universalmiddel som garanterer effektive resultater.”
Anbud365: Hva bør enhver offentlig innkjøper gjennomføre i sine respektive organisasjoner angående innkjøp for å være forberedt på en eventuell ny pandemi? Planer, kompetanse, strategi …?
Georgopoulos: Man bør forberede seg ved å styrke eksisterende (eller utvikle nye) samarbeidsmekanismer – “pooling/sharing”, organisere og dele lagre og overskudd på regionalt og europeisk nivå. For eksempel gir verktøyene og mekanismene som Joint Procurement Agreement og rescEU- lagerinitiativet nyttige rammer som bør sjekkes nærmere og finjusteres ytterligere. Erfaringen om deling, samarbeid og solidaritet er spesielt avgjørende for mindre (i form av befolkning) land som Norge. Denne tilnærmingen bør støttes, mens “kneejerk”-reaksjoner som går i retning av nasjonal isolasjon, ikke er å anbefale (se undersøkelsen, side 191).
Han legger til at fleksibiliteten i anskaffelser bør følges av klare og gjennomsiktige overvåkingsprosesser som vil muliggjøre riktig evaluering av måten “nødanskaffelser” har blitt utført på. Disse prosessene bør tillate overvåking så snart som praktisk mulig. Dette er den klare meldingen fra erfaringene fra PPE-anskaffelsen (personlig beskyttelsesutstyr) i Storbritannia. Uten en slik mekanisme er det en risiko for at «haste»-situasjonen misbrukes til skade for skattebetalerens penger.
- Med norske øyne: En strategisk og anskaffelsesfaglig utfordring:
Det er viktig at vi tar med oss og deler lærdommene i videre forbedringsarbeid, sier Bjørn Johansen, tidligere innkjøpsdirektør i UDI, nå i Bearingpoint. Han peker på at koronakrisen gjorde at innkjøps-Norge våknet opp til behovet for risikostyring av kontraktsporteføljen, og særlig hvordan man har forholdt seg til forsyningsrisiko og forsyningssikkerhet.
Krisen satte også en test på hvor godt organisasjonene var forberedt når det gjelder kontrakts- og leverandøroppfølging, og evne til å bruke regelverket for offentlige anskaffelser godt, understreker han. Men det er alltid en iboende usikkerhet når man må gjøre uvanlige grep. De tydelige signalene som regelverket gir når det gjelder å beskytte liv og helse, kom tydelig frem, og veiledningene som ble utarbeidet, bidro til å sette dette i kontekst anskaffelsesrettslig.
Hvordan man nå videre skal bygge motstandsdyktighet inn i kontraktsportefølje og forsyningskjeder, er både en strategisk og anskaffelsesfaglig spennende utfordring, konstaterer han. Koronakrisen stilte enda sterkere krav til at medarbeidere fra fag, innkjøp, logistikk og økonomi må komme sammen for å snakke om hvilke sentrale hull (verktøy, informasjon, ressurser, prosesser, etc.) som må fikses for å beskytte organisasjonen mot forstyrrende hendelser i fremtiden og hvordan man samkjører målene for hver anskaffelse med de overordnede forretningsmessige målene til virksomheten.
Med den nye kapabiliteten KI som nå har blitt demokratisert og tilgjengelig. Vi går fra regelbasert automatisering, der maskiner følger forhåndsdefinerte regler for å utføre oppgaver, til prediktiv analyse, der statistiske modeller forutsier fremtiden, til kognitiv automatisering, der maskiner bruker robotprosessautomatisering (RPA) og kunstig intelligens (AI) for å analysere data og ta beslutninger. For anskaffelsesområdet vil dette gi prosessautomatisering og effektivisering av anskaffelsesoppgaver, frigjøre tid til innovasjonsaktiviteter og leverandørutvikling. Vi kan som et eksempel tenke oss at vi har KI-drevne varslingssystemer som evaluerer risikoscenarier og gir mulighet for bedre risikostyring i verdikjeden.
Og så AI (kunstig intelligens):
Anbud365: I foredraget på F&U-dagen til Anskaffelsesakademiet, finner jeg en side som inneholder noen veldig interessante fakta om automatisering. Så mye som 40 % av oppgavene i en anskaffelsesprosess kan automatiseres med hjelpen av AI og vil øke ytterligere i fremtiden. Så, hvordan kan AI spille en rolle i prosessen, og i hvilke stadier i prosessen?
Georgopoulos: AI er en teknologisk revolusjon som sammen med den videre utviklingen innen robotikk er i stand til å endre «innkjøps»- og ikke bare – verdenen slik vi kjenner den. Selv om “total-automatisering” forblir et perspektiv for den fjerne, mulige fremtid er det et stadig økende antall AI-applikasjoner som er/kan bli benyttet i anskaffelsesprosessen. Basert på den nåværende teknologiske utviklingen kan de fleste anskaffelsesstadiene i varierende grad dra nytte av kunstig intelligens, noen mer enn andre for øyeblikket. For eksempel kan eksisterende AI-løsninger hjelpe til med styringen av betalings-/fakturaprosessene. På andre områder, selv om det ikke er eksisterende off-the-self-løsninger, tillater dagens teknologi utvikling av slike løsninger som eksempelvis “faktisk” og “mulig” markedsskanning i sanntid.
Bli den første til å kommentere på "Pandemi-anskaffelser: Deling, samarbeid og solidaritet Norges vei ved neste krise"