Her kommer 32 gode råd – riktignok svenske – for gjennomføring av en vellykket anskaffelse sette med en entreprenørs øyne. Sju eksperter – store og små leverandører til det offentlige – hos Byggföretagen i Svenskt Näringsliv har laget sjekklisten.
Byggföretagen er en svensk bransje- og arbeidsgiverorganisasjon som samler ca 4000 seriøse bygg-, anleggs- og spesialistbedrifter, og som er medlem av Svenskt Näringsliv. Byggföretagens anskaffelsesutvalg har nylig publisert en omfattende sjekkliste for entreprenører som skal gi seg i kast med anbudsmarkedet. Her er listen:
1. Forbered deg på å delta i offentlige anbud
• Sørg for å ha grunnleggende kunnskap om regelverket som gjelder for offentlige anskaffelser.
• Delta når innkjøpsorganisasjoner inviterer til dialog før interessante anskaffelser for å kunne presentere mulige løsninger og begrensninger. Det er også mulig å gjøre det selv eller via bransjeorganisasjon for å finne ut om det er interesse for en så tidlig dialog.
• Oppdater deg på innkjøpsorganisasjonens nåværende anskaffelser og fremtidige behov.
2. Vurder hvilke anskaffelser du kan delta i
• Delta bare når du kan bruke tid og ressurser på anbudsarbeid og gjennomføring.
• Bestem utvelgelseskriterier som du kan bruke dersom du skal prioritere hvilke anskaffelser du kan delta.
3. Bidra til gode anskaffelser gjennom kommunikasjon
• Svar detaljert når du får spørsmål om anskaffelser av interesse for deg, for eksempel gjennom en såkalt forespørsel om informasjon (RFI).
• Ta kontakt før anskaffelser. Innkjøpsorganisasjoner ønsker å motta konkurransedyktige bud og har interesse for relevant informasjon om markedet og ting som kan påvirke mulighetene for å gi tilbud eller kan ha stor prispåvirkning.
• Noter siste dato for spørsmål i en pågående anskaffelse. Bruk tiden, vær oppmerksom på uklarheter, motsetninger eller urimelige krav ved å stille klare og begrunnede spørsmål. Spørsmålet ditt kan påvirke både nåværende og fremtidige anskaffelser, men kan også være en forutsetning for at du ved behov vil kunne gjennomføre en klage på anskaffelsen.
4. Les anskaffelsesdokumentene nøye
Vær spesielt oppmerksom på følgende:
• Eventuelle kvalifikasjonskrav og hvilken dokumentasjon som skal fremlegges og i så fall når.
• Hvilket evalueringsgrunnlag og hvilke tildelingskriterier som benyttes.
• Obligatoriske krav, når de må oppfylles og om dokumentasjon må fremlegges og i så fall når. Det kan være krav flere steder i dokumentene, også i ulike vedlegg.
• Eventuelle avvik fra standardavtaler og vurder hva de kan bety. Avtalene er forhandlet og avtalt mellom representanter for byggherrer og entreprenører og er basert på en balanse mellom partenes rettigheter og plikter. Avvik kan forstyrre den balansen.
• Dersom oppdragsgiver selv har prosjektert enkelte deler av en totalentreprise (og foreskriver spesifikt tekniske løsninger) eller om du får ansvar for viss planlegging i en utførelseskontrakt. Ta i betraktning mulige konsekvenser for ditt ansvar i kontrakten. Sørg for at en klar avgrensning, der det er tydelig hva som gjelder for ulike deler er tilgjengelig.
• Ikke glem å stille spørsmål hvis du oppdager uklarheter eller andre mangler. Din informasjon kan være viktig og selv under en anskaffelse er det visse muligheter for å gjøre endringer.
5. Bemanning og organisering
• Engasjere de rette personene til anskaffelsen i god tid.
• Sørg for tilstrekkelig organisering for anbudsarbeidet og for gjennomføring.
6. Hold øye med tider
• Lag en tidsplan over viktige datoer som gjelder for anskaffelsen.
• Planlegg i god tid hvilke dokumenter som skal leveres. Noen ganger kreves tredjepartsdokumenter som det kan ta tid å produsere.
• Hold oversikt over når krav må oppfylles og om og når de må dokumenteres (f.eks. ifm anbud, kontrakt eller i kontraktsperioden).
7. Svar på det som etterspørres – vær grundig!
• Følg instruksjonene nøye! Ikke ta utgangspunkt i hvordan det vanligvis ser ut.
• Om det finnes et tilbudsskjema – fyll det nøye ut og oppgi all informasjon som etterspørres.
• Hvis du bruker egenerklæringen (ESPD) som foreløpig bevis på samsvar, fyll ut nøye skjema og være forberedt på å kunne sende inn den forespurte dokumentasjonen senere.
• La en kollega lese tilbudet og sjekke veiledningen en ekstra gang.Tilbudet kan i prinsippet ikke endres etter tilbudsinnlevering.
8. Still krav til underleverandører og andre samarbeidspartnere
• Ha rutiner for håndtering av underleverandører og andre samarbeidspartnere, inkludert hva som gjelder krav, avtale og oppfølging.
• Foreta en første undersøkelse av underleverandøren før kontrakt. Gjør alltid dine egne kontroller og bruk egen forsikring ved innleie innen byggeavtalens og veg- og jernbaneavtalens områder.
• Sørge for at de påkrevde kravene i anskaffelsen også gjelder for din anskaffelse av underleverandører og videreføres til alle ledd i kontraktskjeden dersom det er hensiktsmessig. Sørg for at kravene som kontrolleres før avtale gjelder også i avtaleperioden.
9. Arbeid med oppfølging i kontraktsperioden
• Samarbeid med din oppdragsgiver slik at oppfølging av krav kan skje smidig.
• Sørg for at oppfølging av krav kan skje på en måte som er rimelig og mulig for deg og dine underentreprenører i flere ledd. Vær tydelig på at og hvordan oppfølging vil foregå.
• Vis interesse for arbeidet til dine underleverandører, ha en løpende dialog, følg arbeidet og påse at kravene overholdes.
10. Del erfaringer
• Bruk erfaringer fra anskaffelser og kontrakter ved intern oppfølging.
• Prøv også å få muligheten til å evaluere og hente erfaringer med anskaffelser og entrepriser sammen med kunder og underleverandører.
• Del gjerne verdifulle erfaringer med bransjen.
Bli den første til å kommentere på "32 råd til entreprenører som ønsker seg vellykkede anskaffelser"