Nordlands-kommunen fikk skrape av revisjonen for heller mangelfull dokumentasjon i forbindelse med sine anskaffelser. Drøye halvåret etter at rapporten fra revisjonen kom, stilte kommunen med flunkende nytt anskaffelsesreglement der kravet til dokumentasjon er spesielt understreket. I erkjennelsen av at et reglement i seg selv ikke er nok, er et omfattende opplæringsprogram også gjennomført – for ledere og innkjøpere. Formålet var bl.a. å skape bevissthet omkring behovet for dokumentasjon.
I en rapport fra Salten kommunerevisjon, «Forvaltningsrevisjon: Steigen kommune/Offentlige anskaffelser», av juni 2022 gir revisor kommunen åtte anbefalinger, hvorav en var å sikre at anskaffelser følger gjeldende krav i anskaffelsesregelverket. De øvrige sju gikk alle på å sørge for dokumentasjon, eller «sørge for å dokumentere», som det heter i revisjonsrapporten.
Nytt reglement
Anbud365 tok kontakt med Nordlandskommunen Steigen (drøyt 2665 innbyggere) for å høre om og eventuelt hvilke tiltak som er eller vil bli truffet for å følge opp disse anbefalingene.
I september i fjor gav administrasjonen en omfattende redegjørelse for kontrollutvalget, som i et vedtak konstaterte at rapporten i det store og hele er fulgt opp. Imidlertid mente utvalget i tillegg at det må være et fortsatt fokus på habilitet ved kommunale anskaffelser.
Dokumentasjonskrav
Et nytt anskaffelsesreglement for Steigen kommune ble fastsatt av kommunedirektøren et halvt år etter revisjonsrapporten kom. Det nye reglementet understreker kravene til å dokumentere alle anskaffelser, heter det:
- Beregne og dokumentere anskaffelsens verdi for alle anskaffelser.
- Dokumentere skatteattest for anskaffelser over 500 000 kroner.
- Dokumentere egenerklæringsskjema der dette kreves etter anskaffelsesforskriften. Unntak fra konkurranseutsetting skal være hjemlet i anskaffelsesforskriften og skal dokumenteres med en juridisk begrunnelse.
- Habilitetsvurdering skal dokumenteres når det er aktuelt.
Opplæring, økt bevissthet
Våren 2023 ble det gjennomført 11 opplæringsøkter for ledere og andre som gjør innkjøp i Steigen kommune. – Vi opplever at opplæringen har gitt økt bevissthet rundt viktigheten av å gjennomføre gode anskaffelsesprosesser, og å dokumentere disse, fremgår det av redegjørelsen.
I revisjonsrapport ble det avdekket at enkelte anskaffelser ikke var gjennomført og dokumentert i samsvar med alle krav i anskaffelsesregelverket. I redegjørelsen for kontrollutvalget nevnes da disse spesielt. Hver enkelt anskaffelse av helsevikarer og IT dokumenteres i kommunens digitale arkiv, heter det. Her arkiveres blant annet verdiberegning av anskaffelsen, konkurransegrunnlag, tilbud, protokoll fra tilbudsåpning, anskaffelsesprotokoll og inngått avtale. Skatteattest arkiveres når det er påkrevd.
Bli den første til å kommentere på "Svingte seg raskt etter revisjons-kritikk av mangelfull dokumentasjon"