Nyttige erfaringer til bruk ved innovative anskaffelser

I en fersk rapport sammenfatter åtte kommuner med erfaring fra anskaffelse av lokaliseringsteknologi sine anbefalinger. Det dreier seg om en innovativ anskaffelse, som kommunene nå er i ferd med å ta i bruk i hverdagen. Dialogen med leverandørmarkedet og forankring står sentralt i rekken av gode råd å ta med seg videre.

Kommunene Bergen, Bjugn, Drammen, Larvik, Skien, Tromsø, Trondheim og Åfjord har alle har gått til anskaffelse av lokaliseringsteknologi. Erfaringer og kravspesifikasjon fra prosessen gjøres nå tilgjengelig i egen rapport (Innovativ offentlig anskaffelse av lokaliseringsteknologi). Den er til hjelp for andre kommuner som skal anskaffe lokaliseringsteknologi til bruk i helse- og omsorgstjenesten.

Over til hverdagen

Kommunene starter nå arbeidet med å ta i bruk lokaliseringsteknologi som en kommunal tjeneste. De fleste kommunene starter nå i høst, mens noen starter i 2017. heter det på ks.no. Det er nå arbeidet virkelig starter. Anskaffelsen har gitt et godt utgangspunkt for å kunne gjøre denne overgangen så smidig som mulig.

Kommunene forventer å kunne hente ut gevinster. De hadde gjennom utprøvinger og forskningsprosjekter avdekket flere gevinster ved bruk av lokaliseringsteknologi. Kvalitative gevinster som har blitt påvist er økt trygghet, frihet og verdighet for både den som bærer enheten, pårørende og ansatte. De økonomiske gevinstene er i hovedsak knyttet til utsatte ytterligere behov for tjenester og et høyere omsorgsnivå.

Anbefalinger

I rapporten lister kommunene opp noen anbefalinger som de tar med seg videre i arbeidet med innovative offentlige anskaffelser:

• Ildsjelene er viktige i innovative offentlige anskaffelser, men beslutningstakerne må være representert gjennom hele prosessen for at det skal sikres fremdrift.
• Vær smart i dialogen, sikre likebehandling og gi leverandørene en mulighet til å forstå behovene dine.
• God prosjektledelse er viktig, tverrfaglighet i alle faser er også en nødvendighet.
• Ryddighet er essensielt. Gi leverandørene tid til å spørre, gi gode tilbudsbesvarelser, oppdatere besvarelser og til å være medspillere. Alle taper på utlysninger som det nesten ikke er tid til å gjennomføre. 
• Etablerte roller og oppgaver er essensielt i både evalueringen og forhandlingene.
• Vurder om det kan være lurt å ha en leverandørkonferanse rett etter kunngjøring av konkurransen. Samarbeid med Leverandørutviklingsprogrammet eller en annen nøytral aktør. Bruk den anledningen til å heve kompetansen på innovative offentlige anskaffelser hos leverandørene. Det vil også være lurt å presisere hva en god tilbudsbesvarelse er. 
• I Trondheim kommune er de nysgjerrige på hvordan dialog i forkant av konkurranse kan brukes på forskjellige måter. Formålet er å få bedre oversikt over markedet. Samtidig ønsker de å gi potensielle leverandører et bedre innblikk i hvordan hverdagen er, og hva og hvordan de bruker det de kjøper inn. På den måten kan de bli bedre innkjøpere, og leverandørene kan bli bedre på å gi gode tilbud.
• Det er krevende å kunne ivareta kravene norm for informasjonssikkerhet stiller når personer med kognitiv svikt eller personer uten datakunnskaper skal begynne å bruke velferdsteknologi. Det er behov for et enda større nasjonalt fokus på dette slik at det ikke blir en stor barriere for implementering av lokaliseringsteknologi (velferdsteknologi).