Revisjonsrapport: Anskaffelsespraksis med lokal omdømme-risiko

Arendal kommune står overfor en skikkelig opprydding i sin anskaffelsespraksis. En sterk kritikk revisjonsrapport har gitt støtet til det. Revisjonen har avdekket at kommunen har vesentlige utfordringer på flere områder. Ikke minst en omdømmemessig konsekvens ved at man ikke legger til grunn likebehandling av lokale leverandører når man ikke legger til rette for konkurranse, heter det i rapporten. Allerede i oktobermøtet i år vil kommunens kontrollutvalg ha rapport om hvordan det går med tiltak og anbefalinger.

Bystyret i Arendal hadde nylig til behandling en forvaltningsrapport fra Sørlandet kommunerevisjon, «Offentlige anskaffelser i Arendal kommune». Kommunen med sine ca. 45 000 innbyggere kjøper varer og tjenester for rundt 500 mill (2022). I tillegg kommer kjøp knyttet til investeringsprosjekter og kjøp i kommunale foretak mv. (1,1 mrd 2022). Revisjonen la til grunn kommunens, inklusive foretakenes, kjøp av varer og tjenester i perioden 1. juni 2021 – 31. mai 2023.

Uten noen form for konkurranse

Kommunens praksis viser at man ikke overholder egne krav til journalføring av vurderinger knyttet til gjentagende anskaffelser under 100 000, fremgår det av rapporten. Kommunen har et omfang av mindre kjøp som samlet sett skulle utløst konkurranse mellom et rimelig antall leverandører og i noen tilfeller også kunngjøring. Enkelte leverandører har i utvalgsperioden levert varer og tjenester for over kr 1,3 mill. uten noen form for konkurranse og/eller innhenting av dokumentasjon som skatte- og mva. attest. Konsekvensene for kommunen er først og fremst at man ikke etterlever gjeldende lover og regler, men det er også en omdømmemessig konsekvens ved at man ikke legger til grunn likebehandling av lokale leverandører når man ikke legger til rette for konkurranse, heter det.

Vesentlige dokumentasjons-utfordringer

I gjennomgangen av anskaffelser over 100 000 fant revisjonen at kommunens praksis har vesentlige mangler ved arbeidet med å dokumentere sine anskaffelser. Det fremgår en rekke eksempler på at man har manglende forståelse for hvilken del av regelverket man skal gjennomføre konkurranse etter, manglende protokollføring, manglende oppbevaring av vesentlig dokumentasjon, manglende konkurranse, tilsynelatende mangler i journalføringen, manglende anslag av anskaffelsesverdier og lav grad av overholdelse knyttet til lovpålagt innhenting av skatte- og mva. attester, heter det. I flere av anskaffelsene har det vært et uforholdsmessig høyt avvik mellom leverandørens tilbudte pris i anbudskonkurransen sett mot hva som faktisk er fakturert.

Det er flere eksempler på at konkurranse blant leverandører har gitt Arendal kommune relativt store innsparinger når man sammenstiller laveste og høyeste inngitte priser. At man da i en rekke anskaffelser unnlater å gjennomføre konkurranse viser en manglende helhetsforståelse for likebehandling av næringslivet, men også bruken av felleskapets midler.

Samfunnsansvar og avtale-overvåkning

Utover arbeidsgiverstrategiens forhold omkring korrupsjon og seriøsitetsbestemmelsene som kommer til uttrykk i enkelte av de inngåtte avtalene, er revisjonens helhetlige vurdering at Arendal kommune i liten grad har hatt rutiner som sikrer ivaretakelse av sitt samfunnsansvar, inntil anskaffelsesstrategien ble vedtatt våren 2023. Også knyttet til rammeavtaler har kommunen vesentlige utfordringer. De knytter seg til sentrale forhold som overholdelse av anslått verdi, lojalitet til leverandører man har inngått kontrakt med og journalføring av vesentlige forhold ved anskaffelsen.

I tilbakemeldingene fra sektorledere og daglige ledere i foretakene kommer det til uttrykk at det er utfordrende å holde oversikt over gjeldende rammeavtaler og omfanget av avrop knyttet til disse. Kompleksiteten i dette arbeidet forsterkes ved at man knyttet til overvåking forventer at dette ivaretas av innkjøpsfunksjonen samtidig som det i liten grad er mulig å gjennomføre en slik forventet overvåking med dagens regnskapssystem. En utfordring som godt synliggjøres når man har en leverandør som har to ulike rammeavtaler og hvor det å skille avrop mellom disse avtalene i regnskapene fremstår krevende, fremgår det av revisjonsrapporten.