Benchmark-rapport: Se hvem du kan sammenlikne deg med for å bli bedre

Nå foreligger resultatene, erfaringene og lærdommene fra et omfattende benchmark-prosjekt i regi av DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring). Ti store statlige innkjøpsorganisasjoner har vært med. Formålet har vært å se hvor langt virksomhetene er kommet innenfor fem nærmere definerte dimensjoner. Og, ikke minst, legge et grunnlag for at offentlige virksomheter kan lære av hverandre.

I 2019 gikk 10 statlige virksomheter sammen med DFØ om å benchmarke sine anskaffelsesfunksjoner. Den samme benchmarken er gjennomført i 2023, hvor 7 av de 10 virksomheter som var med i 2019 også er med denne gang. I tillegg har 3 nye virksomheter kommet til: Statsbygg, Statens innkjøpssenter og UiO (Universitetet i Oslo). Economics og Inventura bistod DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) i gjennomføring av benchmark både i 2019 og 2023.

Disse kan du lære av

Benchmarken tar utgangspunkt i fem dimensjoner for anskaffelsesarbeidet. I rapporten

gis en oversikt over oppfyllelse av beste praksis for virksomhetene samlet, og hvilke virksomheter andre kan lære av:

• Kostnadsbesparelser: Posten er lengst fremme på kostnadsbesparelser. De utmerker seg bl.a. med SMARTe mål basert på beregninger og har utarbeidet et rammeverk for rapportering av besparelser

• Prosesseffektivisering: Posten er lengst fremme innenfor prosesseffektivisering, og kan sammen med Nye Veier, Skatteetaten og NAV vise til ulike gjennomførte tiltak som har ført til bedre prosesseffektivitet

• Bærekraft: NyeVeier er lengst fremme innenfor bærekraft, og sammen med flere av de andre virksomhetene vises det til arbeid for reduksjon av klimagassutslipp gjennom anskaffelsesprosessen

• Leverandørutvikling og innovasjon: Statsbygg, Nye Veier og Posten er lengst fremme innenfor leverandørutvikling og innovasjon De viser til mål og tiltak som har ført til utvikling, og kjøper i svært stor grad nylig utviklede varer og tjenester

• Styring: Posten er lengst fremme innenfor dimensjonen styring, og sammen med NAV, Politiet, Vy og Skatteetaten vises det til rutiner for internkontroll, planprosesser av høy kvalitet og kompetansehevingstiltak

Disse har vært med

Virksomhetene som har vært med i benchmarkingen, er Nav, Posten Bring, Politiet, Skatteetaten, Nye Veier, Vy, Avinor, Statsbygg, UiO og Statens innkjøpssenter. Det gjennomføres i snitt 4,5 anskaffelser per innkjøper per år i disse virksomhetene, ekskl. Statsbygg. Sentraliseringsgraden, som viser forholdstallet mellom antall årsverk i anskaffelsesfunksjonen og i anskaffelsesenheten er gjennomsnittet på 48 %, ekskl. Statsbygg. Virksomhetene har i snitt en «leverandørhale» (prosentandel leverandører som har fakturert under 100 000 kr) på 75 %, ekskl. Statens innkjøpssenter.

DFØ har i forlengelsen av arbeidet videreutviklet spørsmålsbatteriet, slik at det kan benyttes som et verktøy for selvevaluering av anskaffelsesfunksjonen, til de som ønsker det. Verktøyet er nå under pilotering og vil snart publiseres, heter det på anskaffelser.no.