(En Anbud365-kommentar) Et tilsynelatende selvmotsigende inntrykk fra årets anskaffelsesundersøkelse håper vi blir en gjenganger så lenge undersøkelsen holder på. Det er at balansen på den ene siden mellom at tilgangen på kompetanse, tid og ressurser stadig blir bedre og det at tid, ressurser og kompetanse likevel er de største barrierene for å få gjort en god nok jobb. Det er slik kvaliteten på det offentliges anskaffelser stadig blir bedre, og at klagene for brudd på reglene til Kofa blir stadig mer kompliserte å håndtere for klagenemnda. Vi vet ikke om dette bildet er entydig overalt, men man er på rett vei og da følger gjerne baktroppen med.
Resultatene fra årets anskaffelsesundersøkelse i regi av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) ligger på bordet. Svarprosenten ligger på om lag 50%, men innkjøpsvolum- og innbyggertall viser at de største og «tyngste» svarer i rikt monn. Er kommunen under 10 000 innbyggere, glimrer de med sitt fravær. To forklaringer gis av DFØ selv – de små og mellomstore har enten ikke ressurser nok til å prioritere å svare på undersøkelsen eller de er med i innkjøpssamarbeid. Som formodentlig da er på svarlisten.
Kompetanse og ressurser
Spørsmålet er om undersøkelsens legitimitet er svekket på grunn av dette. Er det bare de ressurssterke, «eliten», som svarer? Er det de som gir det bildet resultatene gir? Til en viss grad er dette nok riktig. Men på den annen side: Stort sett er de som ikke svarer, oppdragsgivere med små innkjøpsvolum, som til og med gjør få anskaffelser i året. Når det samlede offentlige innkjøpsuniverset skal måles med sikte på å avdekke dets modenhet, vil neppe bildet blir spesielt annerledes om svarprosenten gikk noe opp.
Det kanskje mest interessante med slike undersøkelser er å få innsyn i hvordan innkjøperne har det når det gjelder kompetanse og ressurser. Eller rettere – hva de svarer når de blir spurt om dette. Sju av ti svar kommer fra innkjøpsleder og/eller økonomi- eller administrasjonssjef. Det ligger nok trolig i ryggmargen at disse svarer nei på om de har nok tilgang på kompetanse eller andre ressurser. Virksomhetens toppleder og politikerne kunne jo få tak i meldingen, og da kan man risikere at ytterligere tilgang strupes.
Evig jakt på kompetanse og ressurser
Imidlertid har vi grunn til å tro at man svarer nei på et slikt spørsmål fordi det hele tiden stilles nye krav til de som skal sørge for effektive anskaffelser. Dermed får undersøkelsen neppe noen gang en svarprosent oppimot 100%. Vi håper det. Generelt er det en realitet at man skal holde seg ajour på eget fagfelt, man skal utvikle seg og kompetansen og man skal svelge unna kompetanse til å ivareta nye krav. Og det trengs tilgang på ressurser – nok folk til å gjøre en god innkjøpsjobb, samt tilgang på kompetanse fra fagavdelinger.
I lys av dette er det urovekkende at to av tre svarer at de ikke har tilstrekkelig kapasitet til utvikling og endring. Man fokuserer naturligvis på operativt innkjøpsarbeid, holder hjulene i gang og – etter evne og muligheter, søker å styrke sin kompetanse på områdene som er viktige i den sammenheng. Mer rekker man ikke. Nytt skjer også på alle områder, og det må man få med seg.
Grunnplanke, men …
For en god del år siden var det slik at kunnskap om regelverket, og det å praktisere det slik at man ikke havnet i Kofa, var det innkjøpere i det offentlige måtte konsentrere seg om. Det er fortsatt grunnplanken. Men de siste 25 årene er samfunnshensyn i stadig sterkere grad kommet inn som mål når det offentlige kjøper. Riksdekkende myndigheter har erkjent at det å benytte seg av offentlige anskaffelser til å «oppdra» næringslivet, er en fin måte å nå samfunnsmål på. Innretter du deg ikke slik, ingen kontrakt. Og da følger etater og kommuner med.
I forbindelse med et strategiarbeid i en kommune noterte Anbud365 seg at det ble understreket at det var samfunnsdelen i kommuneplanen som anskaffelsesstrategien skulle støtte. Interessant, men formålet med reglene er fremdeles også effektivitet. Derfor ble det i denne kommunen lagt til en setning om at kommuneøkonomien var så ille stillet at det måtte bli en balanse mellom effektive kjøp og å nå samfunnsmål.
Ikke tid nok til god jobb
Dette er verd å notere seg fordi det peker direkte inn mot behovet for kompetanse og ressurser. Ikke bare statisk, men i utvikling og stadig oppdatering i pakt med at kravene også utvikler seg f.eks. gjennom ny kunnskap. Og i tillegg tilgang til kompetanse når nye krav skal tas med. En innkjøper i det offentlige skal være spesialist på anskaffelsesprosessen. Det alminnelige inntrykk er at dette er på plass, men at tiden ofte blir veldig knapp fordi ressursene alene på dette fagfeltet ikke er god nok til å utføre en faglig fullt ut tilstrekkelig jobb.
Utfordringen er lik i mange andre land. I Danmark har KS’ søsterorganisasjon KL (Kommunernes landsforening) utviklet en felleskommunal anskaffelsesstrategi. Den røde tråden i strategien er samarbeid, dels for å sikre at innkjøp jobber opp mot kommunenes respektive mål, dels for å dekke det kompetansetilfanget som er nødvendig for å nå disse målene. Det er ikke en jobb for de på innkjøpsavdelingen alene.
Koordinatoren
Deres rolle er mer og mer en koordinators. Det er ikke bare fagavdelingers behov som skal dekkes, underveis må det koples inn kompetanse på en rad ulike områder som har en kompetanse hverken fagavdeling eller innkjøper har. Og som bare de færreste offentlige virksomheter har i tilstrekkelig grad, vil vi tro. Det finnes et godt tilfang av veiledninger og standarder til bruk, og, som alltid, man kan jo lære av/kopiere de store. Ikke rart at det i undersøkelser gis uttrykk for ønsket om mer kompetanse og ressurser, selv om tilfanget de siste årene åpenbart er blitt større.
Kompetansen gjelder både forberedelsen av en konkurranse, evalueringen og oppfølgingen av den. Og en næringsdrivende som deltar med forsøk på å selge sine produkter til en rekke ulike virksomheter, lengter selvsagt til den dagen da kravene til produktene er identiske fra kjøper til kjøper. Det er de ikke i dag, og det er nok noe av grunnen til begeistringen på næringslivshold for vektingskravet på minimum 30%. Dette kravet kan gjøre at det blir mindre av krav sprunget ut av egen kompetanse fra virksomhetenes side. Bruk av standarder er et åpenbart kompetanse-tilskudd.
Aldri 100%
Vi håper aldri det blir slik at anskaffelsesundersøkelsen avdekker nær 100% tilfredshet i innkjøpmiljøene når det gjelder tilgang på kompetanse og ressurser. Grunnen er dels ønsket om å få nok til å gjøre jobben, dels å få nok til å gjøre den bedre. Og til å inndekke stadig nye krav slynget ut av de politiske elfenbenstårnene. Det gjelder kvalitet, til virksomhetens og borgernes beste.
Samtidig ser vi at det i forbindelse med behandling av kommunale anskaffelsesstrategier at det kommer forslag om både dette og hint som må med. Noen ganger kommenterer administrasjonen at slikt krever ressurser og kompetanse. Men noe forslag fra politisk hold om noe slikt ledsager, så vidt vi har kommet over, aldri. Det er greit med politiske ideer, men det hadde være mye mer verdi i slike om det samtidig hadde fulgt med noen ord om konsekvensene. For de som driver innkjøp.
Organisere grep
Det er ikke bare å laste opp stilling etter stilling i et budsjett for å dekke behovet for kompetanse og ressurser. Mer naturlig kan det være å sette i gang organisatoriske grep. Hvordan skal tilgjengelig kompetanse og ressurser samspille. Trolig foregår dette mange steder, uten at det er meldt ut. DFØ har dessuten utviklet et rammeverk for å identifisere tiltak for å styrke det strategiske potensialet i anskaffelser. Her er det mye inspirasjon og viten å hente.
Anbud365 er i og for seg bekvem med å lese det som står i rapporten fra anskaffelsesundersøkelsen: Gjennomgående oppgir virksomhetene at en av de største barrierene er tid og ressurser. Samtidig er det fortsatt er behov for å øke kompetansen i innkjøps-Norge for at virksomhetene skal få ønskende effekter av anskaffelsene sine. Dette sammen med figuren «Tilstrekkelig kompetanse», som viser et stort fall i prosentpoeng mellom de «fire store» på kompetanse og ned til de øvrige 11 kompetanseområdene.
«Fire store»
Hvem de «fire store» er? Jo, regelverket, konkurransegjennomføring, bruk av digitale verktøy og behovsplanegging. Her er de fleste på hjemmebane og trenger bare å oppdatere/følge med i tiden. På de øvrige trengs tilfang av mer grunnkunnskap i tillegg til oppdatering. Begge grupper vil i undersøkelser klage på for lite kompetanse og ressurser. Faglig ambisjoner er et annet ord for dette. Bra!
Bli den første til å kommentere på "Om selvmotsigelse og balanse"