Kjære innkjøper – snakkes over sommeren?

Av Hanne Lystad, bransjeleder Rådgivning, Virke

Hvert år tvinges ansatte til å avlyse ferieplaner for å skrive anbud. Er det egentlig greit å sette slike svarfrister i juli?

Se for deg at du har en uke igjen til ferie. Lukker du øynene, kan du kjenne lukten av saltvann og solkrem kile i neseborene allerede. 

Og så, ut av det blå, smetter en melding opp i innboksen: 

Et offentlig anbud som kan sikre høstens budsjetter er akkurat utlyst – med svarfrist om tre uker. 

Noen ganger koster det utrolig mye å si nei. 

På fredag startet skoleferien. Om et par uker forsvinner de fleste av oss ut i fellesferie. Likevel viser et raskt søk på Doffin at det de siste 14 dagene er kunngjort godt over 300 anbud fra offentlig sektor. 

Flere av kunngjøringene gjelder viktige avtaler for Virkes medlemmer. At svarfristene på slike anbud settes i eller tett opp mot ferietider, betyr i prinsippet at ansatte hvert år må sitte igjen på kontoret og jobbe overtid for at bedriften ikke skal gå glipp av potensielt nødvendige inntekter. 

De siste årene har flere anbud også blitt kunngjort midt i ferieperioden. Enten man får dette med seg første dag tilbake på kontoret eller når man titter innom jobbmailen på hytta, kan det være nok til å sette iskaffen i halsen.

– Bør gis lenger frist i ferier

I Regjeringens veiledning til regelverket for offentlige anskaffelser, gis det flere henstillinger til oppdragsgivere.

Blant annet står det at, dersom fristen settes i en periode med mange helligdager/fridager – som jul, påske eller sommerferien – bør oppdragsgiveren sette en lenger frist enn om den løper i en periode hvor det ikke er noen helligdager.

I tillegg står det at oppdragsgiveren bør vurdere å gi mer romslige frister ved høytidsfeiringer som jul og påske og i fellesferien.

Likevel har Virke de siste årene mottatt en rekke hjertesukk fra medlemmer, om kunngjøringer som dukker opp i det folk er på vei til hytta eller Gardermoen – og om frister som er satt til juli eller tidlig i august. 

De fleste oppdragsgivere følger heldigvis veiledningen, og takk for det! Men en liten påminnelse til dere oppdragsgivere, på vegne av alle våre medlemmer: Hva med å utsette svarfristen til etter ferien?

Om påminnelsen kommer for sent i år, er det verdt å huske at det ikke for sent å snu praksisen til jul, heller.

Etter noen uker med ro og lave skuldre er vi sikre på at dere vil motta både flere og bedre søknader – som kanskje også kan sørge for mer motiverte leverandører på sikt. 

Virke har full forståelse for at utlysning av offentlige anbud som regel er omfattende arbeid. Men det kan planleggingen og gjennomføringen av en familieferie også være.

Så hva sier dere – skal vi plukke opp tråden igjen etter sommeren? 
Med ønske om en super ferie, både til oppdragsgivere og leverandører!